Phiếu xuất kho là gì? Nội dung cần lưu ý của phiếu xuất kho?

1.Phiếu xuất kho là gì ? 

Phiếu xuất kho là văn bản được lập để theo dõi chi tiết số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ đã xuất cho các bên bộ phận trong doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước sử dụng.

Phiếu xuất kho còn dùng để làm căn cứ đánh giá tình hình mua bán trao đổi hàng hóa của các đơn vị. Làm cơ sở để hạch toán chi phí sản xuất – tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm soát thực trạng sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Phiếu xuất kho cũng là căn cứ để hạch toán chi phí sau này cũng như phục vụ cho quá trình kiểm tra, giám sát các mức tiêu hao vật tư của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp sử dụng phiếu xuất kho sẽ tăng tính năng suất trong quản lý kho hiện nay, hỗ trợ lập nên kế hoạch, giảm thiểu chi phí doanh nghiệp , tính toán nhập kho để đảm bảo quá trình luân chuyển trong kho được thực hiện đồng bộ, nhanh chóng hơn.  doanh nghiệp có thể tính toán số lượng hàng hóa, những hạch toán hàng tháng để có thể điều chỉnh hợp lý lại, tránh việc tồn hàng trong kho quá nhiều.  

2. Mẫu phiếu xuất kho hiện nay: 

Hiện nay, Bộ Tài chính ban hành mẫu Phiếu xuất kho ban hành kèm theo một số Thông tư như Thông tư 200, Thông tư 133…  

Mẫu số C6-12/NS

(Ban hành theo Thông Tư số 77/2017/TT-BTC ngày 28/7/2017 của Bộ Tài Chính)

Số:………..

KHO BẠC NHÀ NƯỚC………….

PHIẾU XUẤT KHO

Người nhận: ………..

Đơn vị: ………….

Lý do xuất: ……………

Xuất tại kho: …………….

Số tiền bằng chữ: ……………

…………., ngày…tháng…năm….

Người nhận

(Ký, ghi rõ họ tên)

Thủ kho xuất

(Ký, ghi rõ họ tên)

Kế toán

(Ký, ghi rõ họ tên)

Kế toán trưởng

(Ký, ghi rõ họ tên)

Giám đốc

(Ký, ghi rõ họ tên

Mẫu số: 02 – VT

– Họ và tên người nhận hàng: ……………………… Địa chỉ (bộ phận)………………………….

– Lý do xuất kho: …………………………………………………………………………………………….

– Xuất tại kho (ngăn lô): …………………………..Địa điểm ………………………………………..

– Tổng số tiền (viết bằng chữ):………………………………………………………………………….

– Số chứng từ gốc kèm theo:…………………………………………………………………………….

3. Hướng dẫn cách lập phiếu xuất kho:

Tùy mỗi doanh nghiệp mà việc in phiếu xuất kho sẽ do bộ phận quản lý kho hay bộ phận xin lĩnh lập. Sau khi điền thông tin, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong sẽ chuyển cho Giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt rồi thì hàng mới được xuất kho. Vai trò của phiếu xuất kho rất quan trọng nên việc lập  phiếu xuất kho phải được các doanh nghiệp đảm bảo được sự chính xác. 

Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ số phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu; họ tên người nhận hàng, tên đơn vị (bộ phận); số hóa đơn hoặc lệnh xuất kho, ngày, tháng, năm theo hóa đơn; lý do xuất kho, và tên kho xuất.

– Ngày tháng năm: ghi lại thời điểm ngày tháng lập phiếu.

– Số: ghi liên tục không được ghi rời nhau,  và phải ghi theo đúng với số thứ tự tính từ nhỏ đến lớn.

– Họ và tên của người nhận hàng:  ghi đầy đủ họ tên người nhận hàng. có thể là người trong hoặc ngoài doanh nghiệp,

– Cột A: ghi số thứ tự của vật tư – hàng hóa lập phiếu.

– Cột B: ghi tên – nhãn hiệu – quy cách – phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa

– Cột C: ghi mã số tương ứng

– Cột D: ghi đơn vị tính tương ứng, thường là chiếc hoặc bộ 

– Cột 1: ghi số lượng yêu cầu xuất kho của người/ bộ phận sử dụng

– Cột 2: ghi đơn giá tương ứng

– Cột 3: tính thành tiền từng loại vật phẩm – hàng hóa  

– Dòng “Cộng”: cộng tổng cột “Thành tiền”

– Dòng “Tổng số tiền” (viết bằng chữ): ghi bằng chữ số tiền ở cột “thành tiền” trên phiếu xuất kho 

– Ghi số chứng từ gốc kèm theo (nếu có)

+ Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên giống nhau.

+ Khi phiếu xuất kho được lập xong, người lập phiếu, kế toán trưởng ký và sau đó chuyển sang Giám đốc, người có uỷ quyền xác nhận và ghi rõ họ tên. Và giao cho người nhận cầm phiếu xuất kho xuống kho gặp thủ kho để nhận hàng hoá, vật tư…

+ Sau khi vật tư, công cụ, hàng hóa đã được xuất kho thì thủ kho ghi vào cột số 2 về số lượng thực xuất của từng loại, ghi đầy đủ ngày tháng năm xuất kho. Đồng thời ký tên và cùng người nhận ký tên và ghi rõ họ tên đầy đủ.  

+ Liên 1 của phiếu xuất kho sẽ được lưu lại ở bộ phận lập phiếu.

+ Liên 2 sẽ do thủ kho giữ. Thủ kho giữ lại để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho bộ phận kế toán để kế toán ghi cột 3 và 4 và hạch toán ghi sổ kế toán.

+ Liên 3 do người nhận hàng hoá, vật tư, công cụ dụng cụ giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp. 

4. Nội dung cần lưu ý của phiếu xuất kho:

4.1. Bộ phận nào lập phiếu xuất kho:

Tùy quy định của mỗi doanh nghiệp mà phiếu xuất kho sẽ do một bộ phận quản lý kho hay bộ phận xin lĩnh lập. Sau khi điền thông tin, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong sẽ chuyển cho Giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt rồi thì hàng mới được xuất kho. Thủ kho sẽ là người điền cột 2 – số lượng thực xuất, ngày tháng năm xuất kho và cùng với người nhận hàng ký – ghi rõ họ tên vào phiếu xuất kho.

Như vậy thì tất cả thông tin trong phiếu xuất kho sẽ do cả người lập phiếu – thủ kho và kế toán cùng hoàn thành ở cột tương ứng.

Thường phiếu xuất kho được lập sẽ có 3 liên: liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 2 do thủ kho giữ – dùng làm căn cứ ghi vào thẻ kho và chuyển cho kế toán ghi cột 3, 4 – ghi vào sổ kế toán, liên 3 người nhận hàng giữ theo dõi ở bộ phận sử dụng.

4.2. Quy trình xuất kho trong doanh nghiệp:

Quy trình xuất kho hàng hóa để bán hàng thường gồm 6 bước như sau:

Bước 1: Đề nghị, yêu cầu xuất kho

Đơn vị chịu trách nhiệm, đơn vị liên quan sử dụng hàng hóa cần làm các phiếu yêu cầu hay đề nghị xuất kho các loại hàng hóa cụ thể gửi cho bộ phận phụ trách. Mỗi loại hàng hóa sẽ do mỗi bộ phận khác nhau phụ trách, chẳng hạn, nếu xuất vật tư, nguyên vật liệu để sản xuất, lắp ráp thì trưởng bộ phận sản xuất sẽ có thẩm quyền lập phiếu đề nghị xuất kho, còn với thành phẩm hoặc mặt hàng kinh doanh của công ty thì bộ phận bán hàng có trách nhiệm yêu cầu xuất kho.

Bước 2: Phê duyệt đề nghị

Ban giám đốc, người có thẩm quyền sẽ xem xét và phê duyệt đề nghị xuất kho của một số loại mặt hàng hoặc vật tư lưu kho nhất định. Đối với nguyên vật liệu sản xuất, phiếu đề nghị này phải được trình lên giám đốc hoặc trưởng bộ phận Kế hoạch sản xuất để phê duyệt. Đối với hàng bán thì có thể không cần thông qua quản lý cao cấp mà bộ phận kế toán, bán hàng có thể tự ký duyệt

Bước 3: Kiểm tra vật tư tồn kho

Kế toán kho sau khi nhận phiếu đề nghị xuất kho sẽ tiến hành kiểm tra vật liệu, hàng tồn kho, cụ thể là kiểm kê các vật tư và hàng hóa cần xuất để xác định xem số lượng còn trong kho có đáp ứng được yêu cầu để xuất kho hay không. Nếu thiếu hàng, vật tư cần thiết thì cần thông báo ngay cho các phòng ban liên quan để xử lý, nhập thêm hàng đúng chủng loại và số lượng cần thiết, đàm phán gia hạn hợp đồng bán hàng.

Sau khi xác nhận đã bổ sung đầy đủ hàng hóa để thực hiện việc xuất kho, chúng ta chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 4: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn và các thủ tục giấy tờ khác

Căn cứ vào thông tin trên phiếu đề nghị xuất kho đã được ký duyệt hay trên hóa đơn bán hàng, kế toán kho sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển cho quản lý kho để thực hiện lấy hàng theo yêu cầu.

Bước 5: Xuất kho

Nhân viên quản lý kho dựa vào thông tin trên phiếu xuất kho (đã có đầy đủ xác nhận của các quản lý bộ phận liên quan: kế toán, thủ kho, nhận hàng) để lấy hàng và sắp xếp hàng hóa theo yêu cầu; kiểm tra chất lượng và tình trạng thực tế hàng hóa trước khi xuất và thực hiện bốc xếp lên phương tiện vận tải trong trường hợp cần thiết.

Bước 6: Cập nhật thông tin

Kế toán kho cập nhật nhật ký xuất kho, thủ kho ghi lại thẻ kho và xác định lượng hàng hóa vật tư còn tồn kho. Số liệu phải được thống nhất và ghi nhận chính xác giữa các bên.