Phiếu thu tiền, phiếu chi tiền đóng dấu treo có hợp lệ không?

1. Phiếu thu tiền, phiếu chi tiền đóng dấu treo có hợp lệ không?

1.1.  Quy định về phiếu thu tiền: 

– Phiếu thu tiền được hiểu là biểu mẫu, chứng từ kế toán được lập và sử dụng một cách hợp pháp để ghi nhận lại những giao dịch giữa cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cơ sở sản xuất kinh doanh với khách hàng, đối tác sau khi đã hoàn thành việc thanh toán.

– Ý nghĩa của phiếu thu tiền dó chính là:

+ Ghi nhận, xác định số tiền đã tiến hành thanh toán trên thực tế để nhập vào quỹ, đồng thời đây cũng là cơ sở để kế toán/thủ quỹ của doanh nghiệp, tổ chức, cơ sở sản xuất kinh doanh thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi chép, ghi nhận các khoản thu có liên quan. Mọi khoản tiền mặt, ngoại tệ giao dịch với các khách hàng, đối tác của doanh nghiệp thì đều phải có phiếu thu tiền;

+ Giúp cho hoạt động kiểm kê, đối chiếu công nợ, nguồn thu – chi của doanh nghiệp, tổ chức, cơ sở kinh doanh được thực hiện một cách công khai, minh bạch. Đồng thời, đây cũng chính là một trong những công cụ để hỗ trợ doanh nghiệp, tổ chức, cơ sở kinh doanh trong công tác báo cáo tài chính đối với cơ quan nhà nước, nghĩa vụ đóng thuế, hoàn thuế…;

+ Là bằng chứng, cơ sở rõ ràng nhất trong để giải quyết những tranh chấp, rủi ro có thể xảy ra có liên quan đến điều khoản, hoạt động thanh toán trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức, cơ sở sản xuất, kinh doanh. Bởi lẽ, trong phiếu thu tiền sẽ nêu rõ ràng về bên trả tiền, bên nhận tiền, giao dịch được thực hiện vào thời gian nào, xác nhận của các bên.

1.2. Quy định về phiếu chi tiền: 

– Phiếu chi tiền là một trong những giấy tờ để ghi nhận về các khoản chi (bao gồm các khoản chi bằng tiền mặt, ngoại tệ được xuất quỹ thực tế) trong một doanh nghiệp, tổ chức, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

– Những trường hợp sử dụng phiếu chi tiền trên thực tế có thể kể đến như:

+ Mua nguyên vật liệu, dịch vụ, hàng hóa cho nhà cung cấp;

+ Các khoản chi phát sinh để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức, cơ sở sản xuất kinh doanh;

+ Chi xuất tiền mặt gửi ngân hàng;

+ Chi xuất quỹ tiền mặt để trả các khoản vay (ngắn hạn/dài hạn) cho ngân hàng;

– Khi kế toán lập phiếu chi thì cần phải có đầy đủ những nội dung như nội dung chi, người chi, số tiền chi, thời gian chi, chi cho ai, chữ ký của người lập phiếu, người nhận tiền, kế toán, thủ quỹ, thủ trưởng.

1.3. Quy định về dấu treo:

Dấu treo được hiểu là việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức đóng lên trang đầu, trùm lên tên một phần tên cơ quan, tổ chức/tên của phụ lục đính kèm văn bản.

Ý nghĩa của dấu treo chính là để khẳng định về việc văn bản được đóng dấu treo chính là một bộ phận của văn bản chính. Bên cạnh đó, văn bản được đóng dấu treo là một văn bản đã được xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo hồ sơ, giấy tờ cũng như thay đổi hồ sơ, giấy tờ, tài liệu. Trên thực tế, dấu treo thường được sử dụng tại các văn bản có nhiều phụ lục đi kèm.

Khi đóng dấu treo, người đóng dấu cần phải tuân thủ theo các quy định, việc đóng dấu treo cũng là một trong những cách để xét duyệt lại văn bản một lần nữa.

1.4. Phiếu thu tiền, phiếu chi tiền đóng dấu treo có hợp lệ không?

Trong các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan thì hoá đơn, chứng từ được sử dụng cần phải có bảng kê đính kèm để làm căn cứ thu, chi cũng như để bổ sung những thông tin. Do đó, việc đóng dấu treo cần phải tuân theo những quy định của pháp luật.

Căn cứ khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư có quy định về việc sử dụng con dấu trong công tác văn thư, theo quy định này thì việc sử dụng con dấu trong công tác văn thư quy định như sau:

– Khi đóng dấu treo, người đóng dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn, đóng đúng chiều và dùng đúng loại màu mực là màu đỏ theo quy định của pháp luật;

– Khi đóng dấu lên chữ ký thì người đóng dấu cần phải đóng chèn lên chữ ký, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái của chữ ký;

–  Đối với các văn bản do doanh nghiệp, cơ quan ban hành có kèm theo các phụ lục thì dấu sẽ được đóng lên trang đầu tiên, trùm lên một phần tên của cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề của phụ lục;

– Khi đóng dấu treo, người đóng dấu cần chú ý phải đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

Từ những quy định trên, có thể hiểu rằng, hiện nay pháp luật không có quy định về việc đóng dấu treo trên phiếu thu tiền, phiếu chi tiền, mà việc đóng dấu treo trên văn bản sẽ là do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Như vậy, nếu phiếu thu tiền, phiếu chi tiền có đóng dấu treo hoặc không đóng dấu treo thì cũng được coi là hợp lệ nếu phiếu thu tiền, phiếu chi tiền được lập một cách đúng với quy định pháp luật.

2. Phiếu chi tiền, phiếu thu có tất cả chữ ký nhưng không có dấu thì có hợp lệ không:

Như đã phân tích ở trên thì phiếu thu, phiếu chi tiền được coi là một chứng từ kế toán. Bởi lẽ chứng từ kế toán được hiểu là những loại giấy tờ và vật có mang tính phản ánh nội dung về nghiệp vụ, thông tin kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cơ sở kinh doanh. Ví dụ một số loại chứng từ kế toán thường gặp như bảng thanh toán tiền lương, phiếu thu tiền, phiếu chi tiền, bảng thanh toán tiền thưởng,…

Căn cứ Điều 19 Luật kế toán quy định về ký chứng từ kế toán như sau:

–  Các loại chứng từ kế toán cần phải có đầy đủ những chữ ký theo chức danh được quy định trên chứng từ;

– Đối với những chữ ký trên các loại chứng từ kế toán thì phải được ký bằng loại mực không phai theo quy định;

– Đặc biệt, chữ ký trên các loại chứng từ kế toán không được ký bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký đã được khắc sẵn. Các chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và cùng một mẫu chữ ký;

– Đối với chữ ký trên chứng từ kế toán của người được khiếm thị: trong trường hợp người khiếm thị là người bị mù hoàn toàn thì khi ký chứng từ kế toán sẽ phải có người sáng mắt được phân công của đơn vị phát sinh chứng từ chứng kiến. Còn đối với người khiếm thị không bị mù hoàn toàn thì sẽ thực hiện ký chứng từ kế toán như các quy định tại Luật kế toán.

– Về thẩm quyền ký trên chứng từ kế toán, chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký theo đúng thẩm quyền và đúng quy định của pháp luật;

– Pháp luật nghiêm cấm việc ký vào chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung trong chứng từ kế toán thuộc trách nhiệm của người ký.

Như vậy, từ những phân tích ở trên có thể thấy đối với phiếu chi tiền, phiếu thu tiền (là một loại chứng từ kế toán) thì cần phải có chữ ký của người có thẩm quyền hoặc của người được uỷ quyền theo quy định của pháp  luật tuy nhiên không cần phải có dấu thì vẫn được coi là hợp lệ. Trường hợp trên phiếu thu tiền, phiếu chi tiền có dấu treo thì dấu phải được đóng theo đúng quy định của pháp luật.

3. Khi nào cần phải đóng dấu treo trên phiếu thu tiền, phiếu chi tiền:

Như đã phân tích ở trên, dấu treo được hiểu là dấu được đóng lên trang đầu hoặc đóng trùm lên một phần tên của cơ quan, tổ chức, tên của phụ lục kèm theo văn bản mà văn bản đó do doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đó ban hành. Trên thực tế, dấu treo sẽ được sử dụng trong những trường hợp như sau:

– Trường hợp 1: Khi văn bản do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ban hành mà người ký không phải là người có thẩm quyền đóng dấu lên chữ ký của mình (ví dụ, văn bản do Phòng cộng tác sinh viên hoặc Quyết định xử phạt hành chính do cơ quan có thẩm quyền ban hành….)

– Trường hợp 2: Văn bản do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ban hành được dùng để đóng dấu lên các phụ lục ban hành kèm theo văn bản chính hoặc các văn bản pháp luật .

Như vậy, đối với phiếu thu tiền, phiếu chi tiền là những văn bản không cần thiết phải đóng dấu treo. Việc đóng dấu treo có ý nghĩa trong việc khẳng định đảm bảo tính xác thực cũng như ngăn ngừa việc giả mạo, đánh tráo tài liệu.

Những văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Luật kế toán 2015;

– Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.