Phiếu nhập kho được biết đến là một trong những loại chứng từ quan trọng trong việc theo dõi và quản lý hàng hóa, quản lý kho. Bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn nắm bắt rõ được một số nội dung Phiếu nhập kho là gì? Hướng dẫn cách viết phiếu nhập kho? Cùng tham khảo nhé.
Mục lục bài viết
1. Phiếu nhập kho là gì?
Phiếu nhập kho là loại chứng từ dùng để ghi chép, theo dõi tình hình nhập hàng của doanh nghiệp. Cung cấp thông tin về nguồn gốc tài sản cũng như diễn biến tài sản. Đây là cơ sở giúp xác định số liệu chi tiết nguyên vật liệu, phiếu kho, hàng hóa cũng như tài sản cố định của doanh nghiệp, số liệu tồn kho
– Phiếu nhập kho giúp kế toán nắm bắt thông tin về số lượng sản phẩm trong kho. Giúp theo dõi định kỳ, đưa ra số liệu chính xác nhất trong quá trình quản lý tài sản.
– Quá trình xuất nhập kho có xác nhận của bộ phận thủ kho. Quá trình hàng hóa được đưa vào kho bao gồm hàng hóa hay nguyên liệu sản xuất, vật tư… Thủ kho sẽ xác nhận việc nhập hàng sau đó báo cáo với kế toán kho. Kế toán sẽ thực hiện nhập liệu vào hệ thống quản lý kho để theo dõi, giám sát hàng hóa nhập xuất.
Ngoài ra
2. Mục đích lập phiếu nhập kho:
– Phiếu nhập kho giúp kế toán nắm bắt thông tin về số lượng sản phẩm trong kho. Tạo điều kiện giám sát thường xuyên để đưa ra các số liệu chính xác nhất trong quá trình quản lý tài sản.
– Quá trình xuất, nhập trong kho có xác nhận của bộ phận quản lý kho. Quá trình nhập kho hàng hóa bao gồm hàng hóa hay tư liệu sản xuất, nguyên vật liệu… Thủ kho xác nhận hàng nhập và báo cáo kế toán kho. Kế toán sẽ nhập vào hệ thống quản lý kho để theo dõi, giám sát hàng hóa trong kho.
– Phiếu nhập kho có thể do bộ phận kho hoặc trưởng phòng phụ trách tùy theo loại hình kinh doanh, tùy theo tổ chức, cơ quan chủ quản và quy định.
⇒ Tuy nhiên, phiếu nhập kho thường được lập thành ba liên. Sau khi lập, người lập và kế toán trưởng ký xác nhận, gửi Giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét, phê duyệt và ký, ghi rõ họ tên.
3. Công dụng của phiếu nhập kho:
– Phiếu nhập kho được sử dụng trong khu vực quản lý hàng hóa, kho bãi, nguyên vật liệu sản xuất, thiết bị dây chuyền cho toàn bộ hệ thống sản xuất. Phiếu xuất kho còn được sử dụng trong trường hợp hàng hóa mua ngoài đưa vào nhập kho.
– Sản phẩm mua ngoài, tự gia công, chế biến, nhận góp vốn cũng cần lập Phiếu nhập kho trước khi nhập kho. Phiếu nhập kho dùng để quản lý toàn bộ hàng hóa, sản phẩm trong kho. Có thể hợp nhất phần mềm quản lý để theo dõi, giám sát tình hình kho hàng.
–
Phiếu nhập kho là chứng từ vô cùng quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Giúp dễ dàng kiểm tra chính xác số lượng hàng hóa để từ đó có những phương án xử lý, giải quyết kịp thời các sự cố của toàn bộ hệ thống kho.
4. Hướng dẫn cách viết phiếu nhập kho:
Khi lập phiếu nhập kho, người dùng cần ghi rõ số phiếu và ngày/tháng/năm lập, họ và tên người giao vật tư/công cụ/hàng hóa/công cụ, số hóa đơn hoặc người đặt hàng nhập kho. nhập kho. ngày/tháng/năm theo hóa đơn và cần ghi tên kho cũng như điểm nhập kho.
– Cột A, B: Ghi thứ tự và tên hàng, tên vật tư, công cụ dụng cụ… ghi theo hóa đơn
– Cột C, D: Ghi mã số, đơn vị tính của tất cả các loại vật tư/hàng hóa/công cụ/dụng cụ.
In ra dãy số:
– Cột 1: Ghi số lượng hàng hóa theo chứng từ.
– Cột 2: Kế toán kho ghi số lượng hàng hóa/thiết bị thực tế nhập kho.
– Cột 3: Giá nhập kho được xác định bằng giá mua hàng hoá chưa có thuế cộng với chi phí thu tiền đầu tư tính trên một đơn vị hàng hoá.
– Cột 4: Tính = đơn giá nhân số lượng và là cột 3 * cột 2.
– Dòng “cộng”: Là tổng các giá trị ở các dòng số lượng, đơn giá và tổng giá trị
– Dòng “Tổng số tiền ghi bằng chữ”: Được thể hiện bằng chữ tổng số tiền vào cột “thành tiền” và được ghi trên Phiếu nhập kho.
Ngoài ra, người dùng cần chú ý đến cách đóng dấu trên Phiếu nhập kho. Việc dán tem phải theo quy định của công ty, đơn vị sử dụng phiếu.
– Cuối cùng, Phiếu nhập kho được giao cho người nhận đến kho nhận hàng. Sau quá trình xuất kho thủ kho phải xác định ngày, tháng, năm xuất kho. Cùng với đó, người nhận hàng ký, ghi rõ họ tên vào phiếu. Quá trình này sẽ được giám sát bởi nhân viên kho, thủ kho hoặc quản lý kho.
5. Những vấn đề thường gặp trong quá trình nhập xuất và quản lý kho:
Là một trong những quy trình quan trọng nhưng trong một số trường hợp, kế toán vẫn có thể xảy ra sai sót do quá trình kiểm tra, tính toán như:
Ghi nhận hàng tồn kho không đầy đủ hóa đơn hợp lệ và chứng từ kèm theo chứng minh việc nhập hàng, xuất kho có xác thực
Xác nhận và ghi sai giá gốc của hàng hóa hiện có
Không thường xuyên đối chiếu sổ sách kế toán giữa thủ kho và kế toán kho để phát hiện sai lệch và kịp thời điều chỉnh
Bảng tóm tắt đầu vào của từng mục âm thanh. Nguyên nhân của việc làm này là do hàng chưa được nhập kho hoặc quá trình làm phiếu xuất đã ghi sai mã hàng. Hoặc nhân viên kế toán bán hàng trong quá trình viết đơn bán hàng cho khách hàng để lấy tiền mặt nhưng không biết trong kho đã hết hàng
Kế toán kho không lập bảng xuất – nhập – tồn hàng tuần, hàng tháng
Không lập biên bản kiểm tra nguyên vật liệu nhập kho, mua hàng sai quy cách, chủng loại, phẩm chất… mà vẫn mê toán nhập kho
Lập phiếu xuất nhập sai thời điểm. Hạch toán xuất kho khi chưa ghi sổ nhập
Quản lý chưa xây dựng quy chế, quản lý vật tư, hàng hóa, định mức tiêu hao hoặc có đưa ra nhưng chưa phù hợp
Để giảm thiểu sai sót cũng như đảm bảo quá trình quản lý kho hàng, hàng hóa trở nên dễ dàng, thuận tiện và tối ưu hóa nguồn lực, chủ doanh nghiệp và nhân viên quản lý kho hàng nên kết hợp áp dụng các phương pháp quản lý. quản lý các hiệu ứng như:
- FIFO (vào trước ra trước) hoặc LIFO (vào sau ra trước)
- Quy hoạch kho theo khu vực
- Sắp xếp theo SKU
- Lập sơ đồ kho để dễ kiểm soát
- Quản lý hàng hóa bằng thẻ kho/sổ kho
- Ghi nhãn lô hàng/mã vạch
- Kiểm kho thường xuyên
- Quản lý nhân sự kho
- Sử dụng giải pháp quản lý thông minh với phần mềm quản lý kho
6. Giải thích các trường thông tin trên phiếu nhập kho:
6.1. Giải thích các trường thông tin chung:
Các trường thông tin chung trên Phiếu nhập kho bao gồm:
– Mã khách hàng: là mã của đối tượng xuất nhập hàng hóa, vật tư. Mã này thường dùng để theo dõi công việc hoặc có thể dùng để theo dõi các đối tượng bên trong như kho hàng, dây chuyền thải,… Mã sẽ được chọn nhập từ danh sách khách hàng, nhà cung cấp.
– Người giao hàng: cho biết đầy đủ thông tin về người giao hàng hóa, vật tư cần gửi cho đối tác trong danh sách khách hàng, nhà cung cấp và có thể trả lại
– Mã giao dịch: mã này dùng để phân biệt phạm vi sử dụng của Phiếu nhập kho. Hiện tại có 4 mã giao dịch là “Nhập nội bộ”, “Nhập thành phẩm”, “Nhập kho thuế”, “Nhập khác”. Phân loại và chọn mã giao dịch Chỉ nhằm mục đích phân loại và thống kê, xử lý dữ liệu khi lưu. Tuy nhiên, khi chọn mã giao dịch phải chọn đúng mã giao dịch để tính giá chính xác.
– Diễn giải: dùng để giải thích thêm cho văn bản
– Số phiếu nhập/Ngày nhập/Ngày sốt rét: gồm đầy đủ các thông tin về số chứng từ, ngày lập, ngày sốt rét.
– Tỷ giá hối đoái: Khi theo dõi nhập ngoại tệ, Tỷ giá hối đoái sẽ được sử dụng và Tỷ giá hối đoái sẽ được lấy từ danh sách Tỷ giá quy định có sự thay đổi cuối cùng trước ngày chúng ta nhập.
– Trạng thái: có 3 trạng thái cơ bản là:
+ Lập chứng từ không cần di chuyển vào bất kỳ cửa sổ nào
+ Chuyển THẺ
+ Kết chuyển vào sổ cái khi đã ghi đủ số liệu vào các sổ liên quan
6.2. Giải thích các trường thông tin chi tiết:
Các trường chi tiết bao gồm:
– Mã hàng: tùy theo khai báo trong danh mục vật tư hàng hóa mà có cách nhập khác nhau. Khi muốn tra cứu mã hàng, bạn có thể cập nhật vào danh mục vật tư
– Mã kho: Chỉ những nguyên vật liệu nhập của đơn vị hiện có mới có bảng kê nhập kho.
– Number: là số lượng nguyên liệu cần nhập. Vật tư tính giá bình quân có thể nhập giá thành để tính giá bằng cách nhập số lượng 0 còn vật tư tính theo giá NTXT không được nhập số lượng 0.
– Giá bình quân: là giá bình quân của hàng tồn kho
– Giá: là giá đầu vào của hàng hóa
– Thành tiền: tính theo công thức số lượng x giá
– Mã nx/ TK Nợ/ TK Có: gồm đầy đủ các thông tin về hình thức nhập hàng và thanh toán của phiếu nhập
– Các trường hợp: sẽ được sử dụng khi phiếu nhập có liên quan đến các trường hợp cần theo dõi.
