Trong quá trình phát hành hóa đơn hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp không thể tránh khỏi trường hợp bị thiếu mã số thuế hoặc bị sai mã số thuế. Lỗi sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau. Vậy theo quy định của pháp luật thì sẽ xử lý như thế nào khi suất hóa đơn bị thiếu, bị sai mã số thuế?
Mục lục bài viết
1. Xử lý khi xuất hóa đơn điện tử bị thiếu, bị sai mã số thuế:
Xuất hóa đơn bị thiếu hoặc bị sai thuế là một trong những trường hợp xảy ra vô cùng phổ biến tại các doanh nghiệp. Khi người mua hoặc người bán phát hiện ra hóa đơn đã được phát hành có sai sót thì cần phải kịp thời điều chỉnh và xử lý sao cho phù hợp với quy định của pháp luật. Trên thực tế, khi phát hiện sai sót, tùy từng trường hợp sai sót hóa đơn điện tử để có thể điều chỉnh hóa đơn bằng nhiều cách khác nhau. Theo đó, việc xuất hóa đơn điều chỉnh khi phát hiện có sai sót về mã số thuế trên hóa đơn được thực hiện cụ thể như sau:
– Trong trường hợp hóa đơn điện tử bị thiếu hoặc bị sai mã số thuế ghi trên hóa đơn điện tử đó được phát hành theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi lựa chọn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sự sai sót hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sự sai sót theo hướng dẫn như sau:
+ Người lập hóa đơn điện tử cần phải thực hiện thủ tục điều chỉnh hóa đơn đã lập có sự sai sót mã số thuế. Trong trường hợp người bán và người mua có sự thỏa thuận với nhau về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sự sáng suốt, thì người bán và người mua cần phải lập văn bản thỏa thuận, trong văn bản thỏa thuận đó cần phải ghi rõ nội dung sau đây của mã số thuế, sau đó người bán sẽ lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập trước đó có sự sản xuất. Hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn điện tử có sự sai sót đã lập trước đó cần phải ghi dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm …”;
+ Người bán cần phải tiến hành hoạt động lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sự sai sót, ngoại trừ trường hợp người bán và người mua có sự thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sự sai sót, thì người bán 30 mua cần phải lập văn bản thỏa thuận, trong văn bản thỏa thuận đó cần phải ghi rõ nội dung sai sót của hóa đơn, sau đó người bán sẽ tiến hành hoạt động lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập trước đó có sự sai sót. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập trước đó có sự sai sót cần phải có dòng chữ “thay thế cho hóa đơn mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm …”;
+ Người bán cần phải ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập trước đó có sự sai sót, sau đó người bán sẽ gửi lại hóa đơn điện tử mới đó cho người mua đối với trường hợp người bán sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, hoặc người bán cần phải gửi hóa đơn điện tử đó cho cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới sau đó mới được gửi hóa đơn đỏ cho người mua đối với trường hợp người bán sử dụng các loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
– Trong trường hợp sai sót về mã số thuế ghi nhận trên hóa đơn điện tử được lập theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP , cùng với các văn bản hướng dẫn sửa đổi. Trong trường hợp này, người bán và người mua cần phải thực hiện thủ tục lập văn bản thỏa thuận, trong văn bản thỏa thuận đó cần phải ghi rõ nội dung sai sót của hóa đơn điện tử, người bán cần phải thông báo với cơ quan thuế về vấn đề lập văn bản thỏa thuận và lập hóa đơn điện tử mới, đó có thể là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc cũng có thể là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, để thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập trước đó có sự sai sót. Đồng thời hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn điện tử có sự sai sót cần phải kèm theo dòng chữ “thay thế cho hóa đơn mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm …”. Bên cạnh đó người bán cần phải ký số trên hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập trước đó có sự sai sót, sau đó gửi cho người mua đối với trường hợp người bán sử dụng các loại hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, hoặc người bán cần phải gửi hóa đơn đỏ cho cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập trước đó đối với trường hợp người bán sử dụng các loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
2. Các nguyên nhân dẫn đến sai/thiếu mã số thuế trên hoá đơn điện tử:
Có thể kể đến một số nguyên nhân dẫn tới trường hợp sai mã số thuế hoặc thiếu mã số thuế trên hóa đơn điện tử như sau:
– Xuất hiện lỗi từ phía người xuất hóa đơn. Theo đó, các sai sót xuất hiện từ phía người xuất hóa đơn có thể là do người xuất hóa đơn nhập sai thông tin liên quan tới mã số thuế hoặc người xuất hóa đơn không cập nhật các thông tin mới nhất liên quan tới mã số thuế;
– Thông tin không chính xác được cung cấp từ phía bên mua, theo đó khi bên mua cung cấp các thông tin không chính xác liên quan tới mã số thuế thì điều này hoàn toàn có thể dẫn tới trường hợp hóa đơn điện tử được lập sai mã số thuế hoặc thiếu mã số thuế, mã số thuế không hợp lệ;
– Lỗi từ phía hệ thống vật quá trình sử dụng công nghệ thông tin. Sai sót này hoàn toàn có thể xảy ra do các vấn đề liên quan tới hệ thống và do quá trình sử dụng công nghệ thông tin trong quá trình quản lý hóa đơn điện tử và xuất hóa đơn điện tử.
Vì vậy trong quá trình xuất hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần phải lưu ý kiểm tra lại mã số thuế trên hóa đơn điện tử đó để tránh trường hợp bị thiếu/bị sai sót. Các doanh nghiệp cần phải nâng cao hoạt động đào tạo nhân viên liên quan tới quá trình xử lý hóa đơn điện tử và kiểm tra thông tin mã số thuế của hóa đơn điện tử, tăng cường nhận thức và kỹ năng trong công việc của nhân viên để đảm bảo tối đa sai sót có thể xảy ra.
3. Hóa đơn điện tử bao gồm những loại nào?
Pháp luật hiện nay đã quy định cụ thể về vấn đề hóa đơn điện tử. Theo đó, căn cứ theo quy định tại Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có quy định về vấn đề hóa đơn điện tử. Theo đó, hóa đơn điện tử được xem là loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do các tổ chức buôn bán hàng hóa, cá nhân buôn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử, hóa đơn điện tử được sử dụng để ghi nhận toàn bộ các thông tin liên quan tới quá trình buôn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ của các tổ chức và cá nhân theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, trong đó bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có khả năng kết nối trực tiếp và lưu chuyển dữ liệu điện tử với các cơ quan thuế. Theo đó, hóa đơn điện tử có thể bao gồm các loại như sau:
– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ;
– Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế;
– Nghị định 125/2020/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.
THAM KHẢO THÊM:
