Văn phòng đại diện công ty phải đăng ký mã số thuế không?

Pháp luật quy định việc đăng ký thuế là nghĩa vụ mà các tổ chức, cá nhân thực hiện hoạt động kinh doanh, có lợi nhuận thông quan việc cấp mã số thuế. Nhà nước thông qua việc đăng ký thuế, sẽ thực hiện được tốt hơn hoạt động quản lý thuế như nắm bắt được số lượng đối tượng chịu thuế, quản lý doanh thu, thu nhập chịu thuế; quản lý việc sử dụng các hóa đơn, chứng từ,… Hiện nay, nhiều doanh nghiệp mở nhiều Văn phòng đại diện để phục vụ nhu cầu sản xuất, kinh doanh khác nhau tùy thuộc nhu cầu riêng.Vậy, Văn phòng đại diện công ty phải đăng ký mã số thuế không?

Cơ sở pháp lý: 

– Luật Doanh nghiệp năm 2020;

– Luật Quản lý thuế năm 2019; 

– Nghị định 22/2020/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 139/2016/NĐ-CP ngày 04 tháng 10 năm 2016 của Chính phủ quy định về lệ phí môn bài;

– Nghị định 139/2016/NĐ-CP Quy định về lệ phí môn bài;

– Thông tư 105/2020/TT-BTC Thông tư hướng dẫn về đăng ký thuế;

– Thông tư 65/2020/TT-BTC Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 302/2016/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn về lệ phí môn bài;

– Thông tư 302/2016/TT-BTC Hướng dẫn về lệ phí môn bài;

– Thông tư 111/2013/TT-BTC Hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập cá nhân và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân.

Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568

1. Văn phòng đại diện được hiểu như thế nào? 

Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020, Văn phòng đại diện được hiểu là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện sẽ có một số đặc điểm nổi bật sau:

Một là, Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài, cụ thể Nhóm văn phòng đại diện cho công ty có hiện hiện thương mại tại Việt Nam; Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (doanh nghiệp không có hiện diện thương mại tại Việt Nam). Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

Hai là, Văn phòng đại diện có vai trò là văn phòng liên lạc giữa công ty với khách hàng. văn phòng đại diện sẽ thực hiện các công việc, cụ thể: tìm hiểu thị trường kinh doanh; hỗ trợ công ty đánh giá thị trường; xúc tiến hoạt động kinh doanh; thực hiện việc mở rộng kinh doanh cho doanh nghiệp trong việc giới thiệu sản phẩm,… thay mặt, đại diện doanh nghiệp nước ngoài,…

Ba là, văn phòng đại diện không được trực tiếp hoạt động việc mua bán, kinh doanh các sản phẩm, hàng hóa và không được thực hiện hoạt động thương mại.

Bốn là, văn phòng đại diện không được tham gia ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa với bên thứ ba nhằm thực hiện mục đích thương mại.

Năm là, Nghĩa vụ tài chính từ hoạt động của văn phòng đại diện đều sẽ phụ thuộc vào công ty, doanh nghiệp thành lập ra văn phòng đại diện phải thực hiện chi trả toàn bộ.

2. Mã số thuế văn phòng đại diện:

Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 96/2016/TT-BTC quy định mã số thuế văn phòng đại diện được hiểu là một dãy số, chữ cái hoặc ký tự do cơ quan quản lý thuế cấp cho người nộp thuế theo quy định của Luật quản lý thuế. Mã số thuế để nhận biết, xác định từng người nộp thuế (bao gồm cả người nộp thuế có hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu) và được quản lý thống nhất trên phạm vi toàn quốc.

Mã số thuế được cấu trúc sau: N1N2 N3N4N5N6N7N8N9 N10 – N11N12N13. Cụ thể:

– Hai chữ số đầu N1N2 là số phân Khoảng tỉnh cấp mã số thuế được quy định theo danh Mục mã phân Khoảng tỉnh (đối với mã số thuế cấp cho người nộp thuế là doanh nghiệp, tổ chức, hộ gia đình, nhóm cá nhân và cá nhân kinh doanh) hoặc số không phân Khoảng tỉnh cấp mã số thuế (đối với mã số thuế cấp cho các cá nhân khác).

– Bảy chữ số N3N4N5N6N7N8N9 được quy định theo một cấu trúc xác định, tăng dần trong Khoảng từ 0000001 đến 9999999. Chữ số N10 là chữ số kiểm tra.

– Ba chữ số N11N12N13 là các số thứ tự từ 001 đến 999.

– Dấu gạch ngang là ký tự để phân tách nhóm 10 số đầu và nhóm 3 số cuối

Như vậy, có thể hiểu mã số thuế được hiểu là mã số bao gồm 10 hoặc 13 mã số được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho chủ thể thực hiện thủ tục đăng ký thuế trước khi doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc trong quá trình doanh nghiệp hoạt động kinh doanh phát sinh nghĩa vụ ngân sách nhà sách của nhà nước.

3. Văn phòng đại diện công ty phải đăng ký mã số thuế không?

Căn cứ theo Điều 8 Nghị định 01/2021/NĐ-CP mã đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp sẽ được cấp cho các chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, mã số này sẽ là mã số thuế của chi nhánh, văn phòng đại diện. 

Căn cứ theo Khoản 3  Điều 30 Luật Quản lý thuế năm 2019 có quy định về việc cấp mã số thuế như sau: 

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cấp 01 mã số thuế duy nhất để sử dụng trong suốt quá trình hoạt động từ khi đăng ký thuế cho đến khi chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Người nộp thuế có chi nhánh, văn phòng đại diện, đơn vị phụ thuộc trực tiếp thực hiện nghĩa vụ thuế thì được cấp mã số thuế phụ thuộc. 

Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức,  văn phòng đại diện, chi nhánh, đơn vị phụ thuộc thực hiện đăng ký thuế theo cơ chế một cửa liên thông cùng với đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã, đăng ký kinh doanh thì mã số ghi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sẽ đồng thời là mã số thuế;

– Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ, nộp thuế thay được cấp mã số thuế nộp thay để thực hiện khai thuế, nộp thuế thay cho người nộp thuế;

Như vậy, văn phòng đại diện phải đăng ký mã số thuế và việc đăng ký mã số thuế được thực hiện theo cơ chế một cửa liên thông cùng với việc đăng ký doanh nghiệp. Cần lưu ý rằng, mã số thuế đã cấp không được sử dụng lại để cấp cho người nộp thuế khác.

Hiện nay, văn phòng đại diện không cần phải làm các báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tuy nhiên văn phòng đại diện phải thực hiện ghi chép, lưu trữ sổ sách, giấy tờ để có thể giải trình với doanh nghiệp thành lập ra văn phòng đại diện. Trong trường hợp văn phòng đại diện thực hiện việc thanh toán lương, thưởng, phí dịch vụ thì cần thực hiện thủ tục như: khấu trừ thuế, kê khai thuế và quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

4. Văn phòng đại diện công ty phải nộp những loại thuế nào? 

Hiện nay, căn cứ theo Thông tư 96/2016/TT-BTC văn phòng đại diện phải thực hiện đăng ký mã số thuế để khi hoạt động văn phòng đại diện phải nộp hai loại thuế đó là: 

(1) Thuế môn bài:

Căn cứ theo quy định tại Điều 2 Nghị định 139/2016/NĐ-CP quy định chủ thể nộp lệ phí môn bài bao gồm các chủ thể sau: 

– Tổ chức được thành lập theo Luật hợp tác xã.

– Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật.

– Đơn vị sự nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật.

– Tổ chức khác hoạt động sản xuất, kinh doanh.

– Tổ chức kinh tế của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân.

– Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của các tổ chức nêu trên (nếu có).

– Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 302/2016/TT-BTC quy định mức đóng lệ phí môn bài của văn phòng đại diện như sau: 

Văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế khác: 1.000.000 đồng/năm.

Văn phòng đại diện thành lập từ 1/1 đến 30/6 thì sẽ nộp lệ phí môn bài cả năm tương đương 1.000.000 đồng.

Văn phòng đại diện thành lập từ 1/7 đến 31/12 thì nộp lệ phí môn bài nửa năm tương đương 500.000 đồng. Các năm tiếp theo thì sẽ phải nộp 1.000.000 đồng.

(2) Thuế thu nhập cá nhân:

Căn cứ theo Điều 24 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định Đối tượng phải nộp thuế TNCN là cá nhân cư trú có thu nhập chịu thuế phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam và cá nhân không cư trú có thu nhập chịu thuế phát sinh trong lãnh thổ Việt Nam.

Thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân là thu nhập từ tiền lương, tiền công. Văn phòng đại diện là tổ chức trực tiếp chi trả thu nhập nên có trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế thu nhập cá nhân.