Văn phòng công chứng có được giữ bản chính hợp đồng công chứng?

Hiện này, Việc cá nhân, tổ chức thực hiện công chứng các giấy tờ hiện nay có vai trò rất quan trọng trong việc thực hiện các giao dịch về vấn đề dân sự, kinh tế, thương mại. Khi cá nhân, tổ chức thực hiện việc công chứng hợp đồng thì văn phòng công chứng có được giữ bản chính hợp đồng công chứng hay không? Và việc lưu giữ hợp đồng công chứng được thực hiện như thế nào theo quy định của pháp luật?

Dưới đây là bài phân tích mới nhất của Luật Dương Gia về  vấn đề văn phòng công chứng có được giữ bản chính hợp đồng công chứng?  theo quy định mới nhất năm 2021. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào liên quan đến trường hợp này hoặc các vấn đề pháp luật công chứng khác, vui lòng liên hệ: 1900.6568 để được tư vấn – hỗ trợ!

Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài trực tuyến 24/7: 1900.6568

Cơ sở pháp lý:

-Luật Công chứng 2014

1. Công chứng là gì?

Theo như quy định của pháp luật công chứng thì Công chứng được biết đến là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực và tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc do cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Từ khái niệm về công chứng trên chúng ta có thể hiểu một cách ngắn gọn về vấn đề công chứng như sau: Công chứng là việc công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận về:

-Pháp luật công chứng quy định về vấn đề xác nhận tính xác thực và tính hợp pháp của một hợp đồng  của giao dịch dân sự bằng văn bản;

-Xác nhận về tính chính xác, tính hợp pháp và không trái đạo đức xã hội của các bản dịch giấy tờ hoặc các văn bản từ tiếng Việt được dịch sang tiếng nước ngoài hoặc được dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt đúng với quy định của pháp luật hiện hành.

Theo quy định của pháp luật công chứng thì những giấy tờ đó phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

2. Đặc điểm của công chứng?

Trong nội dung ở trên chúng tôi đã nêu rõ khái niệm công chứng là gì theo quy định. Ở nội dung này sẽ nêu cụ thể về các đặc điểm của công chứng.

– Công chứng là một hoạt động do công chứng viên thực hiện theo quy định của pháp luật.

– Người yêu cầu công chứng có thể là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc là cá nhân, tổ chức nước ngoài có yêu cầu thực hiện công chứng các hợp đồng, các giao dịch hoặc các bản dịch.

– Nội dung của việc công chứng là để xác định tính hợp pháp của các hợp đồng, của các giao dịch dân sự. Xác nhận tính chính xác, tính hợp pháp và không trái với đạo đức xã hội của các bản dịch giấy tờ, của các văn bản.

– Có hai loại giao dịch được công chứng hiện nay là các loại hợp đồng giao dịch bắt buộc phải thực hiện công chứng theo quy định của pháp luật và những hợp đồng giao dịch do tổ chức, do cá nhân tự nguyện yêu cầu việc công chứng.

3. Văn phòng công chứng có được giữ bản chính hợp đồng công chứng?

Chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng của văn phòng công chứng theo như quy định của Luật công chứng 2014 Tại Điều 64 thì Tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện nhiệm vụ của mình trong việc lưu trữ hợp đồn công chứng là phải bảo quản chặt chẽ và phải thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng.

Đối với các văn bản công chứng là văn bản chính, bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được văn phòng công chứng thực hiện việc lưu trữ ít nhất là hai mươi năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng hay còn được gọi là văn phòng công chức; Nếu trong trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì Việc lưu tữ này của Văn phòng lưu trữ cần phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp về vấn đề này.

Ngoài ra thì trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng hoặc Văn phòng công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan đến việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án mà cơ quan thẩm quyền đã yêu cầu. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính của văn bản công chứng theo như quy định của Luật công chứng thì việc đối chiếu này chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.

Văn phòng công chứng thực, tổ chức hành nghề công chứng hiện theo quy định của pháp luật về việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng và  việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp hoặc đại diện tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên tại địa phương.

Một số trường hợp khác

Trường hợp thứ nhất, Phòng công chứng được quy định chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì những hồ sơ công chứng trước đây của phòng công chứng đương nhiên vẫn do Văn phòng công chứng được chuyển đổi lưu trữ và quản lý.

Trường hợp thứ hai, Phòng công chứng bị giải thể theo quy định của pháp luật thì hồ sơ công chứng đã đươc lưu trữ tại phòng công chứng giải thể này phải được chuyển toàn bộ cho một Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng khác theo như quy định do Sở Tư pháp chỉ định.

Trường hợp thứ ba, Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công chứng đó phải thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu không thỏa thuận được hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.

4. Thủ tục công chứng, với những bản hợp đồng, giao dịch

Để thực hiện thủ tục công chứng, với những bản hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn. Bạn cần chuẩn bị những giấy tờ quy định tại Khoản 1 Điều 40 Luật công chứng 2014:

“1. Hồ sơ yêu cầu công chứng được lập thành một bộ, gồm các giấy tờ sau đây:

a) Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;

b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

c) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;

d) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;

đ) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có”.
Như vậy, khi có hợp đồng, giao dịch được soạn thảo sẵn, bạn cần chuẩn bị phiếu yêu cầu công chứng, dự thảo hợp đồng, giao dịch, bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng. Ngoài ra với tài sản pháp luật có quy định đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng mà hợp đồng, giao dịch liên quan tới tài sản đó thì phải có bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng của tài sản đó.

Bản sao giấy tờ thực hiện thủ tục công chứng có thể là bản chụp, bản in, bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác và không cần phải chứng thực.

Bản sao có thể là bản chụp, bản in, bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác và không cần phải chứng thực.

Quy định này tạo sự thuận tiện lớn trong khâu chuẩn bị hồ sơ yêu cầu thực hiện thủ tục công chứng. Nhờ đó, thực hiện công chứng diễn ra nhanh gọn, đơn giản hơn.

5. Tư vấn pháp luật:

Tóm tắt câu hỏi:

Chào luật sư, chồng tôi có lập hợp đồng ủy quyền cho tôi về việc xác lập, mua bán tài sản là ngôi nhà khi chồng tôi khi đang ở nước ngoài. Tôi có đem hợp đồng mà chồng tôi ủy quyền ra công chứng tại văn phòng công chứng. Văn phòng công chứng chỉ đưa cho tôi bản sao có chứng thực mà không đưa cho tôi bản gốc. Luật sư cho tôi hỏi, văn phòng công chứng làm vậy có đúng hay không?

Luật sư tư vấn:

Căn cứ vào Điều 55 Luật công chứng 2014 quy định công chứng hợp đồng ủy quyền như sau:

Khi công chứng các hợp đồng ủy quyền, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền đó cho các bên tham gia.

Trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng thì bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng hợp đồng ủy quyền; bên được ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền.

Trong trường hợp bạn công chứng hợp đồng ủy quyền mà chồng bạn không thể có mặt tại văn phòng công chứng thì bạn có thể yêu cầu văn phòng công chứng nơi họ cư trú công chứng trực tiếp vào hợp đồng ủy quyền.

Căn cứ vào khoản 2 Điều 64 Luật công chứng 2014 quy định chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng như sau:

Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

Trong trường hợp của bạn, nếu chỉ có 01 bản chính thì văn phòng công chứng giữ lại bản sao, không có quyền giữ bản chính hợp đồng ủy quyền của bạn. Vậy nên, trong trường hợp này bạn nên gặp lại văn phòng công chứng, yêu cầu công chứng viên trả lại hợp đồng công chứng bản chính.