Trường hợp nào phải lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa?

1. Hoá đơn là gì? Các trường hợp bắt buộc phải lập hoá đơn:

Hóa đơn là một chứng từ kế toán được sử dụng trong các giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đây là bằng chứng xác nhận việc chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa hoặc quyền sử dụng dịch vụ từ người bán sang người mua. Hóa đơn không chỉ giúp xác nhận giao dịch mà còn là cơ sở cho việc kê khai, tính thuế và làm báo cáo tài chính. Hiện nay, hoá đơn được ghi nhận dưới 2 hình thức: hoá đơn điện tử và hoá đơn do cơ quan thuế đặt in.

Căn cứ theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hoá đơn để giao cho người mua và nội dung của hoá đơn phải ghi đủ các nội dung sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn

• Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện

• Số hóa đơn

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

• Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua

• Thời điểm lập hóa đơn

• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử

• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại điểm e khoản 6 Điều này và các nội dung khác liên quan (nếu có)

• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in

• Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

• Nội dung khác trên hóa đơn (nếu có)

Như vậy, có thể hiểu, chỉ cần là các trường hợp mua bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ, người bán đều phải xuất hoá đơn cho người mua, mà không phụ thuộc vào giá trị của giao dịch mua bán và nội dung của hoá đơn phải tuân thủ chặt chẽ theo quy định về chứng từ, hoá đơn để được cơ quan thuế chấp nhận khi kê khai, tính thuế.

2. Trường hợp nào phải lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán cần lập hoá đơn cho người mua khi bán hàng, cung cấp dịch vụ ngay cả trong các trường hợp sau:

• Hàng hóa, dịch vụ được dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu;

• Hàng hóa, dịch vụ được dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.

• Xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa

Căn cứ theo quy định trên, về nguyên tắc, trong trường hợp người bán đã lập hoá đơn gửi bán hàng hoá sau đó có phát sinh việc người hoàn trả lại hoàn hoá thì người bán phải lập hoá đơn hoàn trả hàng hoá.

Ngoài ra, theo hướng dẫn tại Công văn 8999/CTTPHCM-TTHT năm 2023 do Cục Thuế TP. HCM ban hành, trong trường hợp người mua sau khi mua, nhận hàng hoá và được người bán xuất hoá đơn mà phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hoá, người mua sẽ được người bán lập hoá đơn trả hàng hoá để điều chỉnh giảm hoặc thay thế hoá đơn đã lập, người bán và người mua có thoả thuận ghi rõ bán trả hàng.

Đối với trường hợp hoá đơn mua trước 01/01/2023 thuộc đối tượng giảm thuế GTGT với thuế suất 8%, sau ngày 31/12/2023 người mua trả lại hàng hoá do không đúng quy cách, chất lượng, người bán lập hoá đơn hoàn trả hàng hoá với thuế suất thuế GTGT 8%.

Tóm lại, trong quá trình kinh doanh, việc người mua mong muốn được hoàn trả hàng hóa không phải là khó gặp, và việc lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa là một bước quan trọng trong quá trình này. Hóa đơn hoàn trả không chỉ giúp xác nhận việc hàng hóa được trả lại mà còn đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong kế toán và thuế. Khi đó, người bán cần lập hoá đơn hoàn trả hàng hoá cho người mua khi người mua muốn trả hàng theo thoả thuận giữa người bán và người mua hoặc do các vấn đề về quy cách, chất lượng nhằm mục đích điều chỉnh giảm hoặc thay thế hoá đơn đã lập.

3. Kê khai hóa đơn trả lại hàng hóa tại kỳ nào?

Việc kê khai hoá đơn trả lại hàng hoá chưa được quy định cụ thể nhưng được hướng dẫn thực hiện theo Công văn của Cục thuế các tỉnh. Theo hướng dẫn của Công văn 28218/CTHN-TTHT năm 2022 về chính sách thuế hóa đơn điện tử do Cục thuế thành phố Hà Nội ban hành, trường hợp người mua có lập hoá đơn trả lại hàng, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế theo Điều 4 và Điều 19 tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán thực hiện kê khai thuế GTGT đối với các hoá đơn trên như sau: 

• Đối với hóa đơn trả lại hàng: Người bán thực hiện kê khai tại kỳ phát sinh lập hóa đơn trả lại hàng.

• Đối với hóa đơn điều chỉnh, thay thế: Người bán thực hiện kê khai bổ sung, điều chỉnh tại kỳ tính thuế có sai sót theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019 của Quốc hội và khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.

Như vậy, người bán có lập hoá đơn trả lại hàng có trách nhiệm kê khai thuế GTGT tại kỳ phát sinh lập hoá đơn trả lại hàng hoá.

4. Hóa đơn trả lại hàng phải được lưu trữ như thế nào?

Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả các loại hoá đơn, chứng từ đều phải được bảo quản, lưu trữ đảm bảo 3 yếu tố chính sau: 

Đảm bảo tính an toàn và bảo mật: Tất cả hóa đơn và chứng từ cần được bảo quản một cách an toàn, để tránh bất kỳ sự thay đổi hoặc sai lệch nào có thể xảy ra trong suốt thời gian lưu trữ. Điều này bảo đảm rằng mọi thông tin ghi trên hóa đơn và chứng từ giữ nguyên giá trị pháp lý và tính xác thực từ khi được lập ra cho tới khi hết hạn lưu trữ.

Tuân thủ thời hạn lưu trữ pháp lý: Quy định cũng yêu cầu rằng tất cả hóa đơn và chứng từ phải được lưu trữ đủ thời hạn theo đúng quy định. Điều này giúp đảm bảo rằng các tài liệu sẽ luôn sẵn sàng cho việc kiểm tra, đánh giá, hoặc sử dụng trong các tình huống pháp lý cần thiết.

Sự linh hoạt trong bảo quản và lưu trữ điện tử: Đối với hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử, quy định cho phép sự linh hoạt trong cách thức bảo quản và lưu trữ, cho phép các doanh nghiệp và cá nhân lựa chọn phương pháp phù hợp nhất với năng lực công nghệ và đặc thù hoạt động của mình. Điều này nhấn mạnh tới tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ vào quản lý tài liệu, đồng thời đảm bảo rằng hóa đơn và chứng từ điện tử có thể được truy cập dễ dàng khi cần thiết, thông qua việc in ra giấy hoặc tra cứu điện tử.

THAM KHẢO THÊM:

• Quy định ngày xuất hoá đơn? Xuất hoá đơn trước hay sau ký biên bản thanh lý?
• Hướng dẫn cách ghi số tiền bằng chữ trên hoá đơn GTGT mới nhất
• Hàng hóa giá trị bao nhiêu thì phải lập hóa đơn giá trị gia tăng?