Trong thực tế cuộc sống có rất nhiều giấy tờ, hồ sơ chúng ta cần thiết phải xin trích lục. Ví dụ như trích lục khai sinh, trích lục kết hôn, trích lục khai tử, trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con,… Với quy định pháp luật, nhiều cá nhân, tổ chức chưa thực sự hiểu rõ trích lục là gì? Những điều cần lưu ý khi xin bản sao trích lục hộ tịch.
Mục lục bài viết
1. Trích lục là gì?
Theo quy định khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014, trích lục được hiểu là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.
Trong thực tế cuộc sống thì có rất nhiều giấy tờ và hồ sơ chúng ta cần thiết phải xin trích lục – không chỉ riêng hộ tịch. Ví dụ: Ghi chú ly hôn, Giấy tờ đất, hồ sơ hành chính bên cạnh những loại trích lục khai sinh, khai tử, và kết hôn.
Dựa theo định nghĩa về “trích lục” ở phía trên thì trích lục được hiểu như là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp lại bản sao các giấy tờ và các thông tin của cá nhân có yêu cầu. Bản sao trích lục có giá trị ngang với bản chính.
Tuy nhiên, trên đây chỉ là cách hiểu đơn giản của thủ tục trích lục. Mặc dù có nhiều lĩnh vực, nhiều văn bản quy định về các loại trích lục khác nhau nhưng hiện nay, pháp luật Việt Nam chưa đưa ra một định nghĩa cụ thể, thống nhất nào cho thủ tục này.
Trong trường hợp bị mất giấy tờ gốc, công dân có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước cấp bản trích lục. Về hình thức, bản trích lục không giống với bản chính nhưng sẽ có giá trị tương đương với bản chính. Cụ thể, theo quy định tại Khoản 1, Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định: Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Hiện nay, có rất nhiều thủ tục cần xin trích lục, ví dụ như: Trích lục khai sinh; Trích lục khai tử; Trích lục kết hôn; Trích lục bản đồ địa chính…
2. Hồ sơ xin trích lục:
Người có yêu cầu về xin trích lục cần nộp những giấy tờ như sau:
- Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu đối với các trường hợp người yêu cầu là cá nhân.
- Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan và tổ chức.
- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong các trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.
- Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, mẹ, cha, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng hay chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh về mối quan hệ đó với người ủy quyền.
- Bên cạnh những giấy tờ cần nộp và người có yêu cầu trích lục cần xuất trình hộ chiếu hoặc có thể chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và các thông tin cá nhân được cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu về việc cấp bản sao trích lục hộ tịch ( trong trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp).
- Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì cần phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ phải xuất trình nêu trên.
Trên đây là toàn bộ hồ sơ mà cá nhân hay cơ quan và tổ chức cần chuẩn bị cho thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch.
3. Thẩm quyền xin trích lục:
Theo quy định Điều 63 Luật Hộ tịch năm 2014 về thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch không phụ thuộc vào nơi cư trú. Cá nhân có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.
Theo khoản 1 Điều 64 Luật Hộ tịch 2014 quy định như sau:
”Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.”
Theo khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 có giải thích như sau:
”Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.”
Đối chiếu những quy định trên, thẩm quyền xin trích lục thuộc về Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
Theo đó, cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Bộ Tư pháp, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền. Như vậy, căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch không phụ thuộc vào nơi cư trú. Cá nhân có quyền yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch tại bất kỳ Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch nào.
4. Giá trị pháp lý của bản trích lục như thế nào?
Với những nội dung chúng tôi đã phân tích ở trên, bản sao trích lục có 02 loại là bản sao trích lục được cấp từ sổ gốc và bản sao trích lục được chứng thực từ bản chính.
Bên cạnh đó, theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Ngoài ra theo khoản 2 Nghị định nêu trên có quy định, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Như vậy, bản sao trích lục có giá trị tương tự như bản chính được sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.
5. Trình tự các bước xin trích lục:
Bước 1: Nộp hồ sơ xin trích lục tại cơ quan có thẩm quyền
Người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch không phụ thuộc vào nơi cư trú chuẩn bị hồ sơ như đã hướng dẫn trên, tiến hành nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền.
Đối với trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì phải gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ xin trích lục
Sau khi tiếp nhận hồ sơ xin trích lục, cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra và đối chiếu thông tin trong tờ khai và tính hợp lệ của các giấy tờ liên quan.
Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận ghi rõ ngày, giờ trả kết quả. Những giấy tờ xuất trình khi xin trích lục, cán bộ tiếp nhận đối chiếu với thông tin trong Tờ khai cấp bản sao trích lục. Sau đó trả lại cho người xin trích lục và không được yêu cầu người xin trích lục nộp thêm bản sao giấy tờ đó. Cán bộ tiếp nhận có thể chụp 01 bản giấy tờ xuất trình hoặc ghi lại thông tin của giấy tờ xuất trình để lưu hồ sơ.
Trường hợp nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm phải hướng dẫn người xin trích lục bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định pháp luật. Trong trường hợp, không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ xin trích lục phải lập thành văn bản nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần hoàn thiện. Đồng thời, cán bộ tiếp nhận phải ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của mình.
Đối với những hồ sơ xin trích lục sau khi đã được hướng dẫn mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì cán bộ tiếp nhận có quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ xin trích lục. Tuy nhiên, việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối. Người tiếp nhận ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên của mình.
Bước 3: Tiến hành cấp bản sao trích lục theo yêu cầu
Sau khi hồ sơ xin trích lục đầy đủ và phù hợp quy định pháp luật, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch cho người có yêu cầu. Đồng thời báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục cho người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.
Thời gian giải quyết
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ. Nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật thì công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện đăng ký lại khai sinh
Nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại khai sinh.
Kết luận: Trích lục là một thủ tục phổ biến, trên đây đã nêu ra một số vấn đề cơ bản có liên quan trong thủ tục này. Các chủ thể có liên quan nên lưu ý để đảm bảo quyền lợi của mình.
