Tờ khai đề nghị gia hạn hộ chiếu công vụ, hộ chiếu ngoại giao chi tiết nhất

Theo quy định của pháp luật hiện hành, thì hộ chiếu ngoại, hộ chiếu công vụ là một trong các loại giấy tờ giấy tờ xuất cảnh. Và tương tự như các loại hộ chiếu khác, thì hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cũng đều có thời hạn nhất định. Pháp luật hiện hành quy định về các trường hợp mà thực hiện hoạt động gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ. Khi đó, các cá nhân được cấp hộ chiếu sẽ thực hiện hoạt động kê khai thông tin bằng tờ khai đề nghị gia hạn hộ chiếu công vụ, hộ chiếu ngoại giao.

Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568

1. Tờ khai đề nghị gia hạn hộ chiếu công vụ, hộ chiếu ngoại giao là gì?

Theo quy định của Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam thì ” Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ có thời hạn từ 01 năm đến 05 năm; có thể được gia hạn một lần không quá 03 năm.” Nên khi đến thời điểm cần phải thực hiện gia hạn hộ chiếu mà các cá nhân có mong muốn gia hạn thì thực hiện thủ tục gia hạn hộ chiếu.

Tờ khai đề nghị gia hạn hộ chiếu công vụ, hộ chiếu ngoại giao là văn bản do các cá nhân đã được cấp hộ chiếu công vụ, hộ chiếu ngoại giao gửi lên cơ quan có thẩm quyền nhằm đề nghị gia hạn, kéo dài thời gian có hiệu lực của hộ chiếu công vụ, hộ chiếu ngoại giao của họ.

2. Tờ khai đề nghị gia hạn hộ chiếu công vụ, hộ chiếu ngoại giao được dùng để làm gì?

Tờ khai đề nghị gia hạn hộ chiếu công vụ, hộ chiếu ngoại giao được dùng để kê khai những thông tin cá nhân của người viết tờ khai, đây chính là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra những thông tin của hộ, thực hiện quyết định cho gia hạn hộ chiếu công vụ, hộ chiếu ngoại giao.

3. Mẫu Tờ khai đề nghị gia hạn hộ chiếu công vụ, hộ chiếu ngoại giao

Tờ khai đề nghị gia hạn hộ chiếu công vụ, hộ chiếu ngoại giao được sử dụng hiện này chính là Tờ khai đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực (mẫu 01/2020/NG-XNC) được ban hành kèm theo thông tư số 04/2020/TT- BNG của Bộ Ngoại giao ban hành hướng dẫn việc cấp, gia hạn, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực. Mẫu Tờ khai như sau:

Mẫu 01/2020/NG-XNC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————

TỜ KHAI ĐỀ NGHỊ

□ CẤP □ GIA HẠN □ HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO □ HỘ CHIẾU CÔNG VỤ □ CÔNG HÀM ĐỀ NGHỊ PHÍA NƯỚC NGOÀI CẤP THỊ THỰC

(Đọc kỹ hướng dẫn ở mặt sau trước khi điền tờ khai)

– Nộp 02 ảnh 4cm x 6cm;

– Ảnh nền trắng, đầu để trần, không đeo kính màu.

– Ảnh chụp cách đây không quá 1 năm.

– Dán 1 ảnh vào khung này.

– Đóng dấu giáp lai vào ¼ ảnh đối với các trường hợp phải xác nhận Tờ khai.

I. Thông tin cá nhân:

1. Họ và tên: ……

2. Sinh ngày: …. tháng …. năm …….3. Giới tính □ Nam □ Nữ

4. Nơi sinh: ……

5. Số CMND/Thẻ căn cước công dân ……. Ngày cấp …./…./………

6. Cơ quan công tác: ……… 7. Số điện thoại ……

8. Chức vụ: …….

a. Công chức/viên chức: loại …….. bậc …… ngạch ……

b. Cán bộ (bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm): ……

c. Cấp bậc, hàm (lực lượng vũ trang): ……

9. Đã được cấp hộ chiếu ngoại giao số ….. cấp ngày …./…./……. tại …… hoặc/và hộ chiếu công vụ số ……. cấp ngày …/…./……… tại ……

10. Nội dung đề nghị: □ Cấp mới lần đầu; □ Cấp lại hộ chiếu do hỏng, mất;

□ Cấp lại do hết hạn, hết trang hoặc thay đổi thông tin (chức danh, nhân thân,…)

□ Cấp lại hộ chiếu có gắn chíp điện tử

11. Loại hộ chiếu muốn cấp: □ có gắn chip điện tử; □ không có gắn chip điện tử.

12. Thông tin gia đình:

Gia đình	Họ và tên	Năm sinh	Nghề nghiệp	Địa chỉ
Cha
Mẹ
Vợ/chồng
Con
Con
Con

II. Thông tin chuyến đi:

1. Đi đến: …… dự định xuất cảnh ngày ……

2. Đề nghị cấp công hàm xin thị thực nhập cảnh …… quá cảnh …… /Schengen …… tại ĐSQ/TLSQ/CQĐD …… tại ……

3. Chức danh (bằng tiếng Anh) của người xin thị thực cần ghi trong công hàm: ………

Tôi xin cam đoan những lời khai trên là đúng sự thật và xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.

XÁC NHẬN

Ông/bà: ……….;

– Là cán bộ, công chức, viên chức, sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp và những lời khai trên phù hợp với thông tin trong hồ sơ quản lý cán bộ;

– Được phép đi thăm, đi theo thành viên Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc đi theo hành trình công tác của cán bộ, công chức, viên chức, sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp

………., ngày … tháng … năm ..……

(Người có thẩm quyền ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu)

……., ngày … tháng … năm ..……

Người đề nghị

(Ký và ghi rõ họ tên)

4. Hướng dẫn điền tờ khai đề nghị gia hạn hộ chiếu công vụ, hộ chiếu ngoại giao

Tờ khai đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực theo mẫu 01/2020/NG-XNC  được Bộ Ngoại Giao hướng dẫn soạn thảo như sau:

Hướng dẫn chung:

Tờ khai phải được điền chính xác và đầy đủ. Trường hợp chỉ đề nghị gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ hoặc cấp công hàm thì Tờ khai không cần có ảnh và xác nhận của cơ quan, tổ chức. Trường hợp chỉ đề nghị cấp công hàm thì không cần điền điểm 10, 11, 12 phần I trong Tờ khai.

Hướng dẫn cụ thể:

Phần tiêu đề: Đánh dấu x vào ô vuông thích hợp.

1. Phần I Thông tin cá nhân:

– Điểm 1: Viết chữ in hoa theo đúng họ và tên ghi trong CMND/CCCD;

– Điểm 6: Ghi rõ đơn vị công tác từ cấp Phòng, Ban trở lên;

– Điểm 8: Ghi rõ chức vụ hiện nay: (ví dụ: Phó Vụ trưởng, Trưởng phòng…).

+ Mục a: Ghi rõ công chức, viên chức quản lý loại (ví dụ: A1, A2), bậc (ví dụ: 1/9, 3/8) ngạch (ví dụ: chuyên viên, chuyên viên chính).

+ Mục b: Ghi rõ chức danh của cán bộ và nhiệm kỳ công tác (ví dụ: Ủy viên Ủy ban Thường vụ Quốc hội nhiệm kỳ 2011 – 2016…).

+ Mục c: Ghi rõ cấp bậc, hàm (ví dụ: Đại tá, Thiếu tướng…).

2. Phần II Thông tin chuyến đi:

– Điểm 1: Ghi rõ tên nước hoặc vùng lãnh thổ nơi đến hoặc quá cảnh.

– Điểm 2: Ghi rõ tên nước xin thị thực nhập cảnh, xin thị thực quá cảnh. Trường hợp xin thị thực Schengen thì ghi rõ tên nước nhập cảnh đầu tiên. Ghi rõ tên Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán hoặc Cơ quan đại diện nước ngoài nơi nộp hồ sơ xin thị thực.

3. Phần xác nhận:

– Cơ quan, tổ chức nơi người đề nghị cấp hộ chiếu đang công tác, làm việc xác nhận Tờ khai và đóng dấu giáp lai ảnh. Trường hợp người đề nghị cấp hộ chiếu có hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cũ còn giá trị và không có sự thay đổi về chức danh, chức vụ hoặc Cơ quan, tổ chức nơi công tác, làm việc so với thời điểm cấp hộ chiếu trước đây cũng như không thay đổi cơ quan cấp hộ chiếu thì Tờ khai không cần có xác nhận.

– Trường hợp người đề nghị cấp công hàm đã được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ còn giá trị thì Tờ khai không cần có xác nhận.

– Trường hợp vợ, chồng đi theo hành trình công tác; vợ, chồng và con dưới 18 tuổi đi thăm, đi theo thành viên Cơ quan đại diện, cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài mà không thuộc biên chế của cơ quan, tổ chức nào thì Cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý nhân sự của người được cử đi công tác nước ngoài xác nhận Tờ khai.

5. Thủ tục gia hạn hộ chiếu công vụ, hộ chiếu ngoại giao

Hiện nay hoặc động gia hạn hộ chiếu công vụ, hộ chiếu ngoại giao được thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền trong nước hoặc ngoài nước. Nếu thực hiện gia hạn hộ chiếu công vụ, hộ chiếu ngoại ở Việt Nam thì cơ quan có thẩm quyền đó chính là Cơ quan Lãnh sự Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan được Bộ Ngoại giao ủy quyền; còn nếu thực hiện thủ tục này tại nước ngoài, thì cơ quan có thẩm quyền chính là cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước ngoài.

Khi thực hiện ở trong nước, người có nhu cầu gia hạn hộ chiếu công vụ, hộ chiếu ngoại giao sẽ nộp hồ sơ tại cớ quan có thẩm quyền nêu trên, tại đây, thì người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm tiếp nhận tờ khai, ảnh chân dung, giấy tờ liên quan; đồng thời cá nhân này cũng thực hiện hoạt động kiểm tra, đối chiếu với thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam. Tại cơ quan này cũng tiến hành chụp ảnh, thu thập vân tay của người đề nghị cấp hộ chiếu có gắn chíp điện tử lần đầu; và cấp giấy hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.

Cơ quan Lãnh sự Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện gia hạn hộ chiếu và trả kết quả; trường hợp chưa gia hạn hộ chiếu thì phải trả lời bằng văn bản, nêu lý do tại sao không thực hiện gia hạn trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đủ hồ sơ do cá nhân nộp. 

Trong trường hợp người đề nghị gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở trong nước có yêu cầu nhận kết quả tại địa điểm khác với cơ quan  thì phải trả phí dịch vụ chuyển phát về nơi họ mong muốn.

Tương tự như thực hiện hoạt động gia hạn hộ chiếu công vụ, hộ chiếu ngoại giao ở trong nước thì người muốn gia hạn hộ chiếu công vụ, hộ chiếu ngoại giao cũng sẽ thực hiện nộp hồ sơ gồm các giấy tờ theo quy định đến cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước ngoài. Tại đây, người được giao nhiệm vụ cũng có các hoạt động như tiếp nhận tờ khai, ảnh chân dung, giấy tờ liên quan; kiểm tra, đối chiếu với thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia; chụp ảnh, thu thập vân tay; cấp giấy hẹn trả kết quả;…Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài gia hạn hộ chiếu và trả kết quả trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đủ hồ sơ theo quy định; trường hợp chưa gia hạn thì phải trả lời bằng văn bản, nêu lý do và đồng thời thông báo bằng văn bản cho Cơ quan Lãnh sự Bộ Ngoại giao trong trường hợp chưa kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.