Thủ tục thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Hóa đơn điện tử là cách thức lưu trữ thông tin, bảng giá phục vụ cho hoạt động kinh doanh, buôn bản của công ty, doanh nghiệp và các tổ chức sản xuất hoạt động riêng lẻ. Dưới đây là thủ tục thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 78.

Luật sư tư vấn luật trực tuyến miễn phí qua tổng đài: 1900.6568

1. Một số vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử:

– Về nguyên tắc, khái niệm hóa đơn điện tử được hiểu là loại hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số. ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. 

– Hiện nay, hóa đơn điện tử được sử dụng ngày càng phổ biến. Xã hội ngày càng phát triển, xu thế toàn cầu hóa cùng cuộc cách mạng khoa học hiện đại đã giúp hệ thống cơ sở hạ tầng, các doanh nghiệp, công ty, cơ sở kinh doanh lần lượt ra đời. Các doanh nghiệp, công ty này hoạt động bằng phương thức tận dụng sự phát triển của khoa học công nghệ hiện đại để đưa ra các phương hướng, hỗ trợ công cuộc sản xuất đạt kết quả tối ưu nhất. Hóa đơn điện tử được xem là một trong những sản phẩm của cuộc cách mạng khoa học công nghệ hiện đại được áp dụng vào thực tiễn sản xuất, vận hành kinh doanh. 

– Hóa đơn điện tử mang đến những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, cá nhân và Nhà nước:

+ Nó giúp hoạt động buôn bán, cung ứng dịch vụ diễn ra một cách dễ dàng, suôn sẻ và thuận lợi hơn. Nếu trước đây, các hoạt động buôn bán, sản xuất, cung ứng dịch vụ chỉ được thể hiện bằng hóa đơn viết tay, gây mất thời gian, công sức của người bán hàng, thì hóa đơn điện tử giúp tối ưu hóa các thể thức dịch vụ này. Chỉ cần dựa vào mã vạch hàng hóa, mọi thông tin của sản phẩm cùng đơn giá sẽ được hiển thị lên hóa đơn. Người bán, người mua chỉ cần dựa vào hóa đơn đó để xác định sản phẩm xuất đi, số tiền phải thanh toán.

+ Hóa đơn điện tử giúp hoạt động mua bán tránh được những sai sót không mong muốn trong quá trình mua bán, cung ứng hàng hóa, dịch vụ. Thông tin sản phẩm, số lượng sản phẩm, giá cả đều được cập nhập trên hóa đơn. Điều này giúp công tác kiểm tra lại hóa đơn được chính xác hơn. Trong trường hợp xảy ra sai sót về vấn đề mua bán sản phẩm, người mua có thể dựa vào hóa đơn điện tử này để kiến nghị với bên bán. Quyền lợi của các cá nhân sẽ được đảm bảo thực hiện thông qua các hình thức hóa đơn điện tử này.

+ Hóa đơn điện tử giúp công tác quản lý hoạt động kinh doanh, buôn bán của Nhà nước đối với các công ty, doanh nghiệp được chặt chẽ và khách quan hơn. Các thủ đoạn, hành vi buôn bán, sản xuất, lưu thông hàng giả, hàng nhái, hàng kém chất lượng cũng được thắt chặt xử lý. Trong trường hợp người dùng (người mua hàng) thấy hàng hóa xảy ra sai sót, hoặc có dấu hiệu không đảm bảo về chất lượng, họ có thể dựa vào hóa đơn điện tử để tra cứu mã sản phẩm. Thông qua mã sản phẩm này, họ có thể xác định được hàng giả, hàng nhái, hàng kém chất lượng. Như vậy, không có hóa đơn điện tử, người dùng sẽ không được đảm bảo quyền lợi. Hóa đơn điện tử là một trong những căn cứ, cơ sở để người mua nắm bắt được thông tin của hàng hóa, bảo vệ quyền lợi đổi trả hàng trong trường hợp xảy ra sai sót. 

– Hóa đơn điện tử còn được xem là căn cứ, cơ sở pháp lý bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên tham gia giao dịch mua bán trong trường hợp xảy ra mâu thuẫn, tranh chấp. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn tất các các điều kiện sau đây:

+ Thứ nhất, thời gian (thời điểm) tạo lập hóa đơn, thông tin trên hóa đơn phải đầy đủ và chính xác. Tức các thông tin trên hóa đơn điện tử cần đảm bảo tính tin cậy về sự toàn vẹn của thông tin trong hóa đơn điện tử.

+ Thứ hai, thông tin điện tử chỉ có thể có giá trị pháp lý khi các thông tin trên hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

2. Thủ tục thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 78:

– Địa chỉ của doanh nghiệp, công ty, cơ sở sản xuất, mua bán hàng hóa là một trong những thông tin bắt buộc trên hóa đơn điện tử. Địa chỉ trên hóa đơn điện tử vừa là thông tin để cơ quan chức năng có thẩm quyền quản lý được vị trí của doanh nghiệp, công ty, cơ sở sản xuất, buôn bán hàng hóa; quản lý hoạt động đóng thuế của các cơ sở này thông qua việc xác định mối quan hệ mật thiết với cơ quan thuế phụ trách tại địa phương doanh nghiệp, công ty, cơ sở sản xuất kinh doanh hoạt động. Theo đó, khi thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp, cơ sở sản xuất kinh doanh trên hóa đơn điện tử, các tổ chức này cần đảm bảo các điều kiện pháp lý của một hóa đơn điện tử.

– Trên thực tế, các doanh nghiệp, công ty, cơ sở sản xuất kinh doanh tiến hành thay đổi địa chỉ dựa trên 2 trường hợp cụ thể sau đây:

+ Thứ nhất, trên hóa đơn điện tử thay đổi tên (hoặc địa chỉ) công ty nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ sở quản lý.

+ Thứ hai, trên hóa đơn điện tử thay đổi tên (hoặc địa chỉ) công ty, doanh nghiệp dẫn đến thay đổi cơ quan quản lý thuế.

 Trong mỗi trường hợp, thủ tục thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 cũng được tiến hành khác nhau.

2.1. Thủ tục thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 khi thay đổi tên (địa chỉ) công ty nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ sở quản lý:

Trong trường hợp cơ quan thuế yêu cầu thay đổi mẫu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, công ty, cơ sở sản xuất kinh doanh đăng ký thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp mình theo các bước sau đây:

Bước 1: Hủy các số hóa đơn điện tử theo mẫu trước đây nếu doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng.

Bước 2: Liên hệ với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử đang sử dụng để cập nhập thay đổi địa chỉ doanh nghiệp, công ty, cơ sở sản xuất kinh doanh. Sau khi thay đổi thành công, doanh nghiệp, công ty sẽ tiến hành cập nhật giấy phép sử dụng hóa đơn điện tử mới vào phần mềm quản lý của cơ quan quản lý thuế.

Bước 3: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu mới.

Bước 4: Tiến hành tra cứu xem thông tin thay đổi địa chỉ đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa. Nếu chưa được chấp nhận thì doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Nếu đã được chấp nhận và đã hoàn tất mọi thủ tục với cơ quan quản lý thuế thì địa chỉ của doanh nghiệp đã được thay đổi trên hóa đơn điện tử. Sau đó, doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử mới và sử dụng như bình thường.

2.2. Thủ tục thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 khi thay đổi tên (địa chỉ) công ty nhưng thay đổi mã số thuế và cơ sở quản lý:

Trong trường hợp cơ quan thuế yêu cầu lập thông báo thay đổi, điều chỉ thông tin, doanh nghiệp, công ty, cơ sở sản xuất tiến hành thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Lập thông báo điều chỉnh thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử theo mẫu.

Bước 2: Nếu cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp, công ty, cơ sở sản xuất tiến hành liên hệ với đơn vị cung cung hóa đơn điện tử đang sử dụng để được cập nhật giấy phép sử dụng mới.

Bước 3: Cơ quan doanh nghiệp, công ty, cơ sở sản xuất kinh doanh thực hiện tra cứu xem thông tin thay đổi đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa tại đường dẫn tả cứu hóa đơn điện tử.

Bước 4: Khi thông báo đã được chấp nhận và đã hoàn tất mọi thủ tục với cơ quan thuế, hóa đơn điện tử sẽ có hiệu lực. Tức, thông tin thay đổi địa chỉ của doanh nghiệp đã được công nhận. Sau khi địa chỉ thay đổi được cập nhật lên cổng thông tin, doanh nghiệp có thể thực hiện phát hành hóa đơn điện tử mới và sử dụng như bình thường. 

Có thể thấy, Nhà nước đưa ra những quy định rất rõ ràng, cụ thể về thủ tục thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 78. Các quy định này giúp các thông tin trên hóa đơn điện tử được thể hiện rxo ràng. Điều này giúp công tác quản lý hoạt động doanh nghiệp, hoạt động thuế của cơ quan Nhà nước với doanh nghiệp, công ty, cơ sở sản xuất kinh doanh được khách quan và chặt chẽ.