Thủ tục thẩm định, phê duyệt hồ sơ mời sơ tuyển đấu thầu

1. Hiểu thế nào là hồ sơ mời sơ tuyển đấu thầu? 

Căn cứ khoản 27 Điều 4 Văn bản hợp nhất số 05/VBHN-VPQH 2022 Luật đấu thầu quy định hồ sơ mời sơ tuyển được hiểu là tài liệu bao gồm các yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm đối với nhà thầu, nhà đầu tư làm căn cứ để bên mời thầu lựa chọn danh sách nhà thầu, nhà đầu tư trúng sơ tuyển, danh sách nhà thầu có hồ sơ quan tâm được đánh giá đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời quan tâm.

2. Quy trình phát hành hồ sơ mời sơ tuyển đấu thầu: 

Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 14 Thông tư số 08/2022/TT-BKHĐT, hồ sơ mời sơ tuyển đấu thầu được phát hành theo quy trình sau: 

– Ngay sau khi đăng tải thành công thông báo mời sơ tuyển, hồ sơ mời sơ tuyển (E-HSMST) được phát hành miễn phí trên Hệ thống. 

– Khi đăng tải thông báo mời sơ tuyển, bên mời thầu lưu ý phải đính kèm những hồ sơ, tài liệu sau: 

+ Quyết định phê duyệt hồ sơ mời sơ tuyển, E-HSMST.

+ Hồ sơ mời sơ tuyển, E-HSMST đã được phê duyệt.

Lưu ý: chủ đầu tư hoặc bên mời thầu tuyệt đối không được phát hành bản giấy hồ sơ mời sơ tuyển cho nhà thầu, hiện mọi hồ sơ đều được phát hành trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia để đảm bảo tính công khai, minh bạch. 

Nếu như nội dung của hồ sơ mời sơ tuyển, E-HSMST được đăng tải trên Hệ thống có sự sai khác với nội dung của hồ sơ sơ tuyển đã được phê duyệt thì khi đó sẽ xử lý như sau: lấy hồ sơ mời sơ tuyển, E-HSMST phát hành trên Hệ thống là cơ sở để thực hiện đáng giá hồ sơ dự sơ tuyển, E-HSDST của nhà thầu. 

3. Có được sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời sơ tuyển, E-HSMST không? 

3.1. Quy định việc sửa đổi hồ sơ mời sơ tuyển, E-HSMST: 

– Trường hợp tổ chức lựa chọn nhà thầu qua mạng: 

Khi sửa đổi E-HSMST sau khi phát hành, bên mời thầu phải có trách nhiệm đăng tải những thông tin sau lên hệ thống: 

+ E-HSMST đã được sửa đổi.

+ Quyết định sửa đổi E-HSMST , những nội dung sửa đổi E-HSMST. 

– Trường hợp tổ chức lựa chọn nhà thầu không qua mạng: 

Sau khi sửa đổi hồ sơ mời sơ tuyển sau khi phát hạnh, bên mời thầu có trách nhiệm đăng tải các tài liệu lên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia: 

+ Đăng tải quyết định sửa đổi cùng với những nội dung sửa đổi hồ sơ mời sơ tuyển. 

+ Đăng tải quyết định sửa đổi và hồ sơ mời sơ tuyển đã được sửa đổi trong hồ sơ mời sơ tuyển đã được sửa đổi phải thể hiện rõ nội dung sửa đổi.

3.2. Quy định việc làm rõ trong hồ sơ mời sơ tuyển: 

– Khi có nhu cầu làm rõ hồ sơ mời sơ tuyển, trong khoảng thời gian tối thiểu 03 ngày làm việc trước ngày có thời điểm đóng thầu, nhà thầu sẽ gửi đề nghị làm rõ đến bên mời thầu thông qua Hệ thống. 

– Trong khoảng thời gian tối thiểu 02 ngày làm việc trước ngày có thời điểm đóng thầu, bên mời thầu sẽ tiến hành đăng tải văn bản làm rõ hồ sơ mời sơ tuyển lên hệ thống. 

– Trong quá trình làm rõ hồ sơ mời sơ tuyển, các bên phải đảm bảo nội dung làm rõ này phải tuân thủ quy định của pháp luật, không được trái với nội dung của hồ sơ mời sơ tuyển đã được phê duyệt. 

– Nếu như việc làm rõ hồ sơ mời sơ tuyển này dẫn đến việc phải sửa đổi hồ sơ mời sơ tuyển thì phải thực hiện quy trình sửa đổi như mục 3.1.

4. Thủ tục thẩm định, phê duyệt hồ sơ mời sơ tuyển đấu thầu: 

– Bên mời thầu trình chủ đầu tư tổ chức thẩm định, phê duyệt E-HSMST sau khi lập E-HSMST.

Việc phê duyệt E-HSMST sẽ được thực hiện không qua mạng. 

– Hồ sơ trình thẩm định, phê duyệt hồ sơ mời sơ tuyển bao gồm: 

+ Tờ trình đề nghị phê duyệt hồ sơ mời sơ tuyển của bên mời thầu. 

+ Dự thảo hồ sơ mời sơ tuyển. 

+ Bản chụp các tài liệu là căn cứ pháp lý để sơ tuyển. 

+ Các loại tài liệu khác có liên quan.

– Kiểm tra các tài liệu là căn cứ để lập hồ sơ mời sơ tuyển.

– Kiểm tra sự phù hợp về nội dung của hồ sơ mời sơ tuyển so với quy mô, mục tiêu, phạm vi công việc, thời gian thực hiện của dự án, gói thầu; so với hồ sơ thiết kế, dự toán của gói thầu, yêu cầu về đặc tính, thông số kỹ thuật của hàng hóa (nếu có); so với biên bản trao đổi giữa bên mời thầu với các nhà thầu tham dự thầu trong giai đoạn một (đối với gói thầu áp dụng phương thức hai giai đoạn); so với quy định của pháp luật về đấu thầu và pháp luật khác có liên quan.

– Xem xét về những ý kiến khác nhau (nếu có) giữa Tổ chức, cá nhân tham gia lập hồ sơ mời sơ tuyển.

– Các nội dung liên quan khác.

Báo cáo thẩm định bao gồm:

+ Khái quát nội dung của dự án, cơ sở pháp lý để lập hồ sơ mời sơ tuyển. 

+ Nhận xét và ý kiến của đơn vị thẩm định về cơ sở pháp lý, việc tuân thủ quy định của pháp luật về đấu thầu và pháp luật khác có liên quan; ý kiến thống nhất hoặc không thống nhất về nội dung dự thảo hồ sơ mời sơ tuyển. 

+ Đề xuất và kiến nghị của đơn vị thẩm định về việc phê duyệt hồ sơ mời sơ tuyển; về biện pháp xử lý đối với trường hợp phát hiện hồ sơ mời sơ tuyển không tuân thủ quy định của pháp luật về đấu thầu và pháp luật khác có liên quan; về biện pháp giải quyết đối với những trường hợp chưa đủ cơ sở phê duyệt hồ sơ mời sơ tuyển. 

+ Các ý kiến khác (nếu có).

+ Trước khi ký báo cáo thẩm định, đơn vị thẩm định cần tổ chức họp giữa các bên để giải quyết các vấn đề còn tồn tại nếu thấy cần thiết.

+ Đề xuất và kiến nghị của đơn vị thẩm định về việc phê duyệt hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu; về biện pháp xử lý đối với trường hợp phát hiện hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu không tuân thủ quy định của pháp luật về đấu thầu và pháp luật khác có liên quan; về biện pháp giải quyết đối với những trường hợp chưa đủ cơ sở phê duyệt hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.

Lưu ý: 

Bảng dữ liệu, tiêu chuẩn đánh giá về tính hợp lệ, yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm trong E-HSMST, được số hóa dưới dạng webform trên Hệ thống đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, dịch vụ phi tư vấn. 

Chủ đầu tư tuyệt đối không được đính kèm các file yêu cầu khác về bảng dữ liệu, tiêu chuẩn đánh giá về tính hợp lệ, yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm hồ sơ mời sơ tuyển. 

– Chủ đầu tư cũng phải lưu ý về mặt thời gian đối với hồ sơ mời sơ tuyển đấu thầu như sau: 

+ Thời gian phát sinh hồ sơ mời sơ tuyển đấu thầu là 03 ngày làm việc, tính từ ngày đầu tiên đăng tải thông báo mời nộp hồ sơ thông báo mời sơ tuyển. 

+ Thời gian tiến hành thẩm định hồ sơ mời sơ tuyển: 

Theo quy định, thời gian thẩm định cho từng nội dung gồm kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, kết quả lựa chọn nhà thầu kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ trình tối đa là 20 ngày. 

+ Thời gian phê duyệt hồ sơ mời sơ tuyển: 

Theo quy định, thời gian tối đa thực hiện phê duyệt hồ sơ mời sơ tuyển là 10 ngày, tính từ ngày hận được tờ trình đề nghị phê duyệt hồ sơ mời sơ tuyển hoặc báo cáo thẩm định trong trường hợp có yêu cầu thẩm định.

+ Thời gian gửi văn bản sửa đổi hồ sơ mời sơ tuyển: 

Thời gian gửi văn bản sửa đổi hồ sơ mời sơ tuyển tối thiểu là 3 ngày làm việc trước ngày có thời điểm đóng thầu.

Trường hợp thời gian gửi văn bản sửa đổi hồ sơ không đáp ứng quy định tại điểm này, bên mời thầu thực hiện gia hạn thời điểm đóng thầu tương ứng bảo đảm quy định về thời gian gửi văn bản sửa đổi hồ sơ mời sơ tuyển.

(căn cứ quy định tại Điều 12 Văn bản hợp nhất số 05/VBHN-VPQH 2022 Luật đấu thầu). 

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Văn bản hợp nhất số 05/VBHN-VPQH 2022 Luật đấu thầu

– Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu

– Thông tư số 08/2022/TT-BKHĐT quy định chi tiết việc cung cấp, đăng tải thông tin về đấu thầu và lựa chọn nhà thầu trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.