Thủ tục mang con dấu từ nước ngoài về Việt Nam sử dụng

1. Thủ tục mang con dấu từ nước ngoài về Việt Nam sử dụng:

Hiện nay, thủ tục mang con dấu từ nước ngoài về Việt Nam để sử dụng sẽ được thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư liên tịch 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP. Căn cứ theo quy định tại Mục II của Thông tư liên tịch 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP, có hướng dẫn về thủ tục mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng. Theo đó, cơ quan, tổ chức nước ngoài (ngoại trưởng cơ quan đại diện ngoại giao) hoạt động trên lãnh thổ của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam cần mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng thì cần phải thực hiện theo quy trình như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ. Bao gồm:

+ Văn bản đề nghị về việc mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam để sử dụng theo mẫu do cơ quan có thẩm quyền đó là Bộ Công an quy định cụ thể;

+ Văn bản cho phép hoạt động hợp pháp trên lãnh thổ của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, được cấp bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền, cần phải xuất trình bản chính và bản sao hợp lệ.

Bước 2: Nộp hồ sơ. Người làm thủ tục mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam để sử dụng trong quá trình nộp hồ sơ cần phải xuất trình hộ chiếu hoặc các loại giấy tờ tùy thân như chứng minh thư nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân còn thời hạn. Trong khoảng thời gian 07 ngày làm việc được tính bắt đầu kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Cơ quan công an tiếp nhận hồ sơ cần phải thực hiện thủ tục cấp Giấy phép mang con dấu vào nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam cho các cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ.

Đồng thời, trong khoảng thời gian 07 ngày làm việc được tính bắt đầu kể từ khi được cấp giấy phép mang con dấu từ nước ngoài vào lãnh thổ của Việt Nam để sử dụng, cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu cần phải mang Giấy phép và mang con dấu đến cơ quan công an cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương nơi đóng trụ sở chính để đăng ký và được cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu. Lưu ý thêm, thời gian sử dụng con dấu sẽ được xác định theo thời gian ghi nhận cụ thể trong Giấy phép hoạt động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cung cấp.

Như vậy, quy trình và thủ tục mang con dấu từ nước ngoài về Việt Nam sử dụng cần phải tuân thủ theo hướng dẫn tại Mục II Thông tư liên tịch 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP nêu trên.

2. Tổ chức nước ngoài có được mang con dấu từ nước ngoài về Việt Nam sử dụng không?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 10 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP, có quy định về con dấu của tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao. Theo đó:

• Tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao theo quy định của pháp luật sẽ có quyền được mang con dấu từ nước ngoài vào lãnh thổ của Việt Nam để sử dụng, mẫu con dấu mang vào Việt Nam tuyệt đối không được sử dụng các hình ảnh của nhà nước Việt Nam, biểu tượng của Việt Nam, tên của nhà nước Việt Nam và các cơ quan, tổ chức Việt Nam khác; hoặc vi phạm truyền thống văn hóa đạo đức, vi phạm lịch sử, thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam. Trước khi sử dụng con dấu trên lãnh thổ của Việt Nam thì cần phải thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan đăng ký mẫu con dấu căn cứ theo quy định tại Điều 12 và thành phần hồ sơ đăng ký mẫu con dấu sẽ được chuẩn bị căn cứ theo quy định tại khoản 10 Điều 13 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP;

• Trong trường hợp tổ chức nước ngoài không mang con dấu vào lãnh thổ của Việt Nam mà thực hiện thủ tục đề nghị làm con dấu tại Việt Nam thì trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan đăng ký con dấu căn cứ theo quy định tại Điều 12 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP, cần chuẩn bị thành phần hồ sơ đăng ký mẫu con dấu căn cứ theo quy định tại khoản 10 Điều 13 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP.

Theo đó thì có thể thấy, đối với các tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao sẽ được quyền mang con dấu từ nước ngoài vào lãnh thổ của Việt Nam để sử dụng, quy trình và thủ tục mang con dấu từ nước ngoài về Việt Nam để sử dụng sẽ tuân thủ theo quy trình được phân tích nêu trên (mục 1), tuy nhiên mẫu con dấu mang vào Việt Nam này không được sử dụng các hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước Việt Nam, của cơ quan hoặc tổ chức Việt Nam khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

3. Tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao thì đăng ký mẫu con dấu ở đâu?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 12 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Điểm a, Khoản 6 Điều 2 Nghị định 56/2023/NĐ-CP có quy định về cơ quan đăng ký mẫu con dấu. Theo đó, Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Bộ Công an là cơ quan có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu trong các trường hợp sau:

• Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, tổng thư ký Quốc hội, Thủ tướng chính phủ;

• Quốc Hội, Hội đồng bầu cử quốc gia, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc và các ủy ban khác của Quốc Hội, văn phòng Chủ tịch nước;

• Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, cơ quan của Ủy ban thường vụ Quốc hội, văn phòng Quốc Hội, kiểm toán Nhà nước, Học viện chính trị quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, và các đơn vị khác trực thuộc các cơ quan này;

• Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao và các đơn vị trực thuộc;

• Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao và các đơn vị trực thuộc;

• Ban chỉ huy quân sự các Bộ, ngành cấp trung ương;

• Cơ quan quản lý thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp, cơ quan quản lý thi hành án hình sự thuộc Bộ quốc phòng, trại tạm giam hoặc trại giam thuộc Bộ công an và các đơn vị trực thuộc;

• Cơ quan an ninh điều tra, cơ quan cảnh sát điều tra thuộc Bộ công an; cơ quan điều tra thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao và các đơn vị trực thuộc;

• Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, các tổ chức chính trị xã hội, Mặt trận tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, các tổ chức tôn giáo, các tổ chức phi chính phủ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ở cấp trung ương thành lập, được cấp giấy phép hoạt động và các tổ chức trực thuộc;

• Tổ chức kinh tế do cơ quan có thẩm quyền ở cấp trung ương thành lập, cấp giấy phép hoạt động và các tổ chức trực thuộc;

• Đại sứ quán, Phòng lãnh sự, Tổng lãnh sự quán, lãnh sự quán, Tổng lãnh sự danh dự, phái đoàn thường trực, lãnh sự danh dự, phái đoàn Quan sát viên thường trực, cơ quan đại diện khác có chức năng đại diện của nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam tại các tổ chức quốc tế liên Chính phủ hoặc tại vùng lãnh thổ nước ngoài;

• Các tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao; các tổ chức khác do cơ quan có thẩm quyền ở cấp trung ương thành lập và cấp giấy phép hoạt động.

Đối chiếu với điều luật nêu trên thì tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao được cấp giấy phép hoạt động trên lãnh thổ của Việt Nam, sẽ thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu tại:

• Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội
• Bộ Công an.

THAM KHẢO THÊM:

• Mẫu giấy giới thiệu con dấu, chữ ký dành cho cơ quan, tổ chức
• Làm lại con dấu bị hư hỏng: Hồ sơ, trình tự thủ tục xin khắc lại dấu
• Công ty có thể có 2 con dấu không? Quy định về con dấu thứ 2?