Thủ tục là gì? Vai trò của thủ tục trong quản lý hành chính?

1. Thủ tục là gì?

Thủ tục về cơ bản là các hành động tuần tự được thiết kế để hoàn thành một nhiệm vụ. Trong thế giới kinh doanh, tất cả các hoạt động của công ty có thể được chia nhỏ thành các loại gọi là quy trình. Các quy trình này là nền tảng cho các thủ tục của công ty.

Các thủ tục thường không thay đổi và được thực hiện theo cùng một thứ tự để cung cấp các kết quả cuối cùng được tiêu chuẩn hóa và nhất quán. Hướng dẫn, đào tạo và hướng dẫn là những phương pháp điển hình để truyền đạt các quy trình cho nhân viên của một tổ chức để họ có thể thực hiện các thủ tục nhằm đạt được mục tiêu của công ty.

Thủ tục là một loạt các bước, được thực hiện cùng nhau, để đạt được kết quả mong muốn. Đó là một cách cụ thể để hoàn thành một cái gì đó như trong một cách tiếp cận, quy trình hoặc chu trình lặp đi lặp lại để đạt được kết quả cuối cùng. Bạn có thể tải xuống các chính sách và thủ tục miễn phí. Để thực hiện một quy trình quy trình hiệu quả, chúng ta cần đảm bảo rằng mỗi lần lặp lại quy trình đều có khả năng đạt được kết quả mong muốn hoặc theo kế hoạch.

Thủ tục là một phương pháp để hoàn thành một cái gì đó với các bước và hướng dẫn cho từng khía cạnh của nhiệm vụ. Các thủ tục thường nhất quán sau khi chúng được thiết lập để duy trì sự hiểu biết chung về những gì nhân viên nên làm trong các trường hợp khác nhau. Những người viết các thủ tục cũng thường làm cho chúng càng cụ thể càng tốt để nhân viên có thể theo dõi chúng một cách dễ dàng và do đó những người mới thuê có thể sử dụng chúng để tìm hiểu cách hoạt động của văn phòng. Các thủ tục khác nhau có thể áp dụng cho từng bộ phận của doanh nghiệp, nhưng bạn có thể gặp các thủ tục ở những nơi như sổ tay đào tạo, các buổi thông tin và hướng dẫn có hướng dẫn.

Dưới đây là một số bước để viết một thủ tục:

– Lập kế hoạch cho thủ tục của bạn

Hãy xem xét các khía cạnh của một thủ tục có thể cần chú ý trước khi bạn bắt đầu viết nó. Điều này có thể bao gồm việc chọn quy trình nào để viết một thủ tục và thu thập bất kỳ thông tin nào xung quanh quy trình đó, bao gồm cả ai thực hiện nó, thời gian cần thiết và những gì họ có thể cần để làm như vậy. Giai đoạn lập kế hoạch cũng có thể liên quan đến việc xác định một nền tảng để viết quy trình của bạn, như bút và giấy hoặc một chương trình kỹ thuật số, hoặc thiết lập bố cục cho quy trình, chẳng hạn như đó là một danh sách các bước được đánh số đơn lẻ hay tập hợp các hướng dẫn toàn diện.

– Giới thiệu quy trình

Bắt đầu quy trình của bạn bằng một phần giới thiệu ngắn gọn. Điều này cho phép bạn giải quyết các chi tiết như quy trình làm gì và ai nên sử dụng nó. Bạn cũng có thể sử dụng phần này để nêu rõ lý do tại sao việc thực hiện quy trình trong công ty lại quan trọng. Phần giới thiệu có thể ngắn nhưng phải bao gồm đủ thông tin để nhân viên làm quen với chính quy trình và logic đằng sau việc tạo ra nó.

– Liệt kê các nguồn lực cần thiết

Lập danh sách các nguồn lực mà nhân viên có thể cần để hoàn thành quy trình một cách chính xác. Các nguồn lực cho một thủ tục có thể bao gồm các vật liệu hoặc nguồn cung cấp vật chất mà một dự án yêu cầu hoặc kiến ​​thức cơ bản về các hoạt động cụ thể mà thủ tục sử dụng.

– Bao gồm các phương tiện bổ sung

– Kiểm tra quy trình của bạn

Xác định mức độ hiệu quả của quy trình của bạn thông qua quá trình chạy thử. Bạn có thể kiểm tra quy trình của mình bằng cách đưa nó cho một vài nhân viên trong môi trường được kiểm soát và quan sát cách họ sử dụng nó.

– Thực hiện thủ tục của bạn

Đưa quy trình của bạn vào thực tế tại văn phòng. Điều này có thể liên quan đến việc phân phối thủ tục của bạn cho các nhóm sử dụng nó hoặc tổ chức một cuộc họp thông tin cho văn phòng để giới thiệu phương pháp thực hành.

2. Đặc đểm của thủ tục trong quản lý hành chính?

Thủ tục trong quản lý hành chính được thể hiện qua những đặc điểm như sau:

– Thủ tục trong quản hành chính được thực hiện dựa trên cơ sở những quy định cụ thể trong từng lĩnh vực được cơ quan nhà nước quy định và ban hành.

– Thủ tục trong quản hành chính được tạo thành từ các bộ phận: tên thủ tục, hồ sơ thủ tục, trình tự thủ tục, cách thức thực hiện, thời gian giải quyết, chủ thể thực hiện thủ tục, cơ quan nhà nước có thẩm quyền, kết quả thủ tục,…

– Thủ tục trong quản hành chính là một hệ thống những quy định vô cùng phức tạp trên rất nhiều lĩnh vực trong xã hội. Được thể hiện việc nhiều cơ quan nhà nước thực hiện, chủ thể khác nhau.

– Thủ tục trong quản hành chính có thể được thay đổi nhanh hơn để phù hợp với sự phát triển thay đổi của các yếu tố trong xã hội.

– Thủ tục trong quản hành chính thể hiện quyền lực nhà nước trong hoạt động quản lý nhà nước.

– Thủ tục trong quản hành chính được kiểm soát rộng rãi bởi các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong xã hội.

– Thủ tục trong quản hành chính đảm bảo được quy định đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện, phù hợp với mục tiêu, đảm bảo quyền bình đẳng, tiết kiệm thời gian, công sức, phù hợp với quy định pháp luật.

3. Vai trò của thủ tục trong quản lý hành chính?

Giải thích về thuật ngữ thủ tục trong quản lý hành chính tại Nghị định số 63/2013/NĐ-CP cho phép chúng ta đánh giá đúng ý nghĩa, vai trò của quy định thủ tục trong quản lý hành chính nhà nước, cụ thể:

– Quy định thủ tục trong quản lý hành chính là một bảo đảm pháp lý cho việc thực hiện các quy định nội dung.

Trong mối tương quan giữa quy định nội dung và quy định thủ tục của vă bản quy phạm pháp luật, thì quy định thủ tục trong quản lý hành chính là một bảo đảm pháp lý cho việc thực hiện các quy định nội dung.

– Quy định thủ tục trong quản lý hành chính trực tiếp liên quan đến việc thực hiện thẩm quyền của các chủ thể quản lí hành chính nhà nước và việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức.

Mỗi một quy định thủ tục trong quản lý hành chính đều có sự hiện hữu của hai nhóm chủ thể: cơ quan có thẩm quyền giải quyết và cá nhân, tổ chức tham gia.

– Quy định thủ tục trong quản lý hành chính chuẩn mực là cơ sở để đảm bảo chấp hành nghiêm kỷ luật, kỷ cương hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong quản lý hành chính nhà nước.

– Quy định thủ tục trong quản lý hành chính là biểu hiện trình độ văn minh trong tổ chức, điều hành hoạt động quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước. Do đó, thủ tục trong quản lý hành chính chính là chất keo kết dính mọi yếu tố và sự vận hành của nền hành chính.

– Quy định thủ tục trong quản lý hành chính có ảnh hưởng, tác động lớn đến các hoạt động hợp tác kinh tế quốc tế và thu hút đầu tư nước ngoài vào Việt Nam.

– Cải cách thủ tục trong quản lý hành chính là nhiệm vụ cấp thiết, khó khăn, lâu dài và thường xuyên.

4. Phân loại của thủ tục trong quản lý hành chính?

Về phân loại thủ tục hiện nay theo nhiều tiêu chí khác nhau có thể phân thành các loại thủ tục hành chính như sau:

Thủ tục nội bộ là trình tự thực hiện các công việc nội bộ cơ quan nhà nước.

Thủ tục liên hệ là trình tự các cơ quan hành chính, công chức, công chức nhà nước có thẩm quyền thực hiện hoạt động áp dụng pháp luật.

Thủ tục văn thư là trình tự tiến hành các hoạt động lưu trữ, xử lý, cung cấp công văn giấy tờ và đưa ra các quyết định dưới các hình thức văn bản.

Các thủ tục hữu ích nhất cho các công việc liên quan đến nhiều bước hoặc yêu cầu tài liệu. Một cách để xác định xem bạn có cần thực hiện một quy trình cho một việc gì đó hay không là quan sát cách những người khác thường vận hành và xác định bất kỳ sự mâu thuẫn nào trong công việc. Nếu có nhiều điểm mâu thuẫn trong cách các nhân viên khác nhau hoàn thành một quy trình nhất định, điều đó có thể cho thấy rằng bạn cần một quy trình bằng văn bản để hướng dẫn nhân viên. Dưới đây là một số trường hợp khác mà bạn có thể muốn thiết lập một thủ tục:

– Một dự án là dài hạn.

– Một dự án có nhiều bước với các hành động cụ thể.

– Một nhiệm vụ là cần thiết cho mọi nhân viên để hoàn thành thường xuyên.

– Một quy trình yêu cầu phải có tài liệu, chẳng hạn như tuyển dụng hoặc kỷ luật nhân viên.

– Một số nhân viên có vẻ bối rối trước một hoặc nhiều phần của dự án.

– Các câu hỏi về nhiệm vụ được lặp lại.

– Quá trình này mơ hồ hoặc có thể được giải thích theo nhiều cách.