Thủ tục, hồ sơ công chứng, chứng thực hợp đồng mua bán nhà đất

Hợp đồng mua bán nhà đất là loại hợp đồng khá thông dụng trên thực tế. Tuy nhiên về giá trị pháp lý của hợp đồng này người dân lại chưa nắm rõ được, vì vậy trên thực tế vẫn có những tranh chấp khi mua bán nhà đất.  Theo quy định của pháp luật khi các bên mua bán nhà đất thì phải công chứng, chứng thực hợp đồng mua bán đó. Người dân có thể tự mình đi công chứng, chứng thực hợp đồng mua bán nhà đất theo trình tự, thủ tục như sau:

1. Công chứng, chứng thực là gì?

a.Công chứng

Theo khoản 1 Điều 2 Luật công chứng 2014, Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận:

+ Tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch);

+ Tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch).

Mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

b.Chứng thực

Pháp luật hiện hành không khái niệm cụ thể chứng thực là gì, tuy nhiên thông qua các quy định của pháp luật tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì chúng ta có thể hiểu chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận cho các yêu cầu, giao dịch dân sự của người có yêu cầu chứng thực, qua đó đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, nội dung giao dịch, và giao dịch. Bao gồm: Chứng thực bản sao từ bản chính, Chứng thực chữ ký và Chứng thực hợp đồng, giao dịch.

2. Hợp đồng mua bán nhà đất là gì?

Hợp đồng mua bán nhà đất là hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, đó là sự thỏa thuận giữa bên giao đất và bên nhận đất. Bên nhận sẽ phải trả tiền theo thỏa thuận cho bên chuyển nhượng theo quy định. Và để đảm bảo tính hợp pháp cũng như giá trị của hợp đồng chuyển nhượng, hợp đồng mua bán nhà đất phải được công chứng tại Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng được cấp phép hoạt động.

3. Có bắt buộc phải công chứng, chứng thực hợp đồng mua bán nhà đất

* Hợp đồng về nhà ở

Tại Khoản 1 Điều 122 Luật Nhà ở 2014 có quy định về việc công chứng, chứng thực hợp đồng và thời điểm có hiệu lực của hợp đồng về nhà ở như sau:

“1. Trường hợp mua bán, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở, chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở thương mại thì phải thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

Đối với các giao dịch quy định tại khoản này thì thời điểm có hiệu lực của hợp đồng là thời điểm công chứng, chứng thực hợp đồng.

2.Đối với trường hợp tổ chức tặng cho nhà tình nghĩa, nhà tình thương; mua bán, cho thuê mua nhà ở thuộc sở hữu nhà nước; mua bán, cho thuê mua nhà ở xã hội, nhà ở phục vụ tái định cư; góp vốn bằng nhà ở mà có một bên là tổ chức; cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ, ủy quyền quản lý nhà ở thì không bắt buộc phải công chứng, chứng thực hợp đồng, trừ trường hợp các bên có nhu cầu.

Đối với các giao dịch quy định tại khoản này thì thời điểm có hiệu lực của hợp đồng là do các bên thỏa thuận; trường hợp các bên không có thỏa thuận thì thời điểm có hiệu lực của hợp đồng là thời điểm ký kết hợp đồng.

3.Văn bản thừa kế nhà ở được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật về dân sự.

4.Việc công chứng hợp đồng về nhà ở được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng; việc chứng thực hợp đồng về nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà ở.”

Như vậy, theo quy định của pháp luật hiện hành thì hợp đồng mua bán nhà ở bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

Tuy nhiên, trường hợp mua bán nhà ở thuộc sở hữu nhà nước; mua bán nhà ở xã hội, nhà ở phục vụ tái định cư thì không bắt buộc phải công chứng, chứng thực hợp đồng, trừ trường hợp các bên có nhu cầu.

Việc công chứng hợp đồng mua bán nhà ở được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng; việc chứng thực hợp đồng mua bán nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà ở.

* Hợp đồng về quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất

Căn cứ điểm a và điểm b khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai năm 2013, những hợp đồng sau đây phải công chứng hoặc chứng thực:

– Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất (chỉ có đất), quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (có đất và nhà ở hoặc tài sản khác), trừ hợp đồng chuyển nhượng mà một bên hoặc các bên tham gia giao dịch là tổ chức hoạt động kinh doanh bất động sản.

– Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.

– Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.

– Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.

Như vậy, với các trường hợp hợp  đồng pháp luật quy định bắt buộc phải công chứng, chứng thực thì người dân phải thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng đó. Nếu hợp đồng mua bán nhà đất mà không công chứng thì là hợp đồng vô hiệu (không có hiệu lực).

Mặt khác, khi sang tên Sổ đỏ mà không có hợp đồng công chứng thì không thể làm thủ tục sang tên được.

4. Thủ tục công chứng, chứng thực hợp đồng mua bán nhà đất

a.Hồ sơ

Người chuyển nhượng

– Giấy chứng nhận quyền sở hữu đất/nhà đất

– Chứng minh thư/thẻ căn cước/hộ chiếu bản gốc

– Sổ hộ khẩu bản gốc

– Hợp đồng ủy quyền mua bán ( nếu có )

Trong trường hợp vợ và chồng đồng sở hữu nhà/đất cần phải có đủ giấy tờ cá nhân của cả hai người và giấy chứng nhận đăng ký kết hôn. Nếu vợ, chồng cùng sở hữu tài sản đó nhưng đã ly hôn thì phải có thêm giấy chứng nhận ly hôn và giấy tờ chứng minh phân chia tài sản

Bên nhận chuyển nhượng nhà đất

– Chứng minh thư/thẻ căn cước/hộ chiếu bản gốc

Nếu đã kết hôn thì cần cả giấy tờ cá nhân của vợ, chồng và giấy đăng kí hết kết hôn nếu 2 vợ chồng đồng sở hữu nhà đất.

– Phiếu yêu cầu công chứng,chứng thực hợp đồng mua bán nhà đất

– Hợp đồng ủy quyền mua bán ( nếu có )

b.Nơi công chứng, chứng thực

– Việc công chứng thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng: Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có đất được chuyển nhượng.

– Việc chứng thực thực hiện tại UBND cấp xã nơi có đất (xã, phường, thị trấn).

c.Trình tự công chứng, chứng thực

Bước 1: Người yêu cầu công chứng xuất trình các giấy tờ nêu trên cho Công chứng viên, người chứng thực và trình bày các nội dung các bên đã thỏa thuận.

Bước 2:

– Nếu người yêu cầu công chứng đã tự soạn thảo Hợp đồng thì nộp văn bản đó cho Công chứng viên. Công chứng viên sẽ kiểm tra tính chính xác và hợp pháp của văn bản. Nếu văn bản đạt yêu cầu thì Công chứng viên sẽ hướng dẫn các bên ký. Trường hợp văn bản không đạt yêu cầu, công chứng viên sẽ bổ sung, sửa đổi. Khi đạt yêu cầu, công chứng viên sẽ hẹn thời gian ký Văn bản.

– Trường hợp người yêu cầu công chứng chưa soạn thảo văn bản, Công chứng viên soạn thảo văn bản và hẹn thời gian ký.

Bước 3: Người yêu cầu công chứng đọc Hợp đồng hoặc nghe Công chứng viên,người chứng thực đọc lại. Khi đồng ý với nội dung thì ký vào văn bản trước mặt Công chứng viên, người chứng thực.

Bước 4: Công chứng viên, người chứng thực ký công chứng Hợp đồng.

Bước 5: Người yêu cầu công chứng nộp lệ phí và đóng dấu của cơ quan Công chứng, chứng thực

d.Chi phí công chứng, chứng thực

* Phí công chứng

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 257/2016/TT-BTC phí công chứng hợp đồng mua bán nhà đất được tính như sau:

Trường hợp 1: Mua bán đất mà không có nhà ở, tài sản trên đất

Căn cứ để tính phí công chứng khi mua bán tặng cho đất là giá trị quyền sử dụng đất.

Trường hợp 2: Mua bán đất mà có nhà ở, tài sản gắn liền với đất

STT	Giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch	Mức thu (đồng/trường hợp)
1	Dưới 50 triệu đồng	50 nghìn
2	Từ 50 triệu đồng đến 100 triệu đồng	100 nghìn
3	Từ trên 100 triệu đồng đến 01 tỷ đồng	0,1% giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch
4	Từ trên 01 tỷ đồng đến 03 tỷ đồng	01 triệu đồng + 0,06% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 01 tỷ đồng
5	Từ trên 03 tỷ đồng đến 05 tỷ đồng	2,2 triệu đồng + 0,05% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 03 tỷ đồng
6	Từ trên 05 tỷ đồng đến 10 tỷ đồng	3,2 triệu đồng + 0,04% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 05 tỷ đồng
7	Từ trên 10 tỷ đồng đến 100 tỷ đồng	5,2 triệu đồng + 0,03% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 10 tỷ đồng.
8	Trên 100 tỷ đồng	32,2 triệu đồng + 0,02% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 100 tỷ đồng (mức thu tối đa là 70 triệu đồng/trường hợp).

Căn cứ để tính phí công chứng là tổng giá trị quyền sử dụng đất và giá trị tài sản gắn liền với đất, giá trị nhà ở, công trình xây dựng trên đất.

Mức phí công chức đối với hợp đồng mua bán nhà, đất cụ thể như sau:

Lưu ý: Trường hợp giá bán đất mà thấp hơn so với giá Nhà nước quy định thì giá trị để tính phí công chứng = Diện tích đất ghi trong hợp đồng x giá đất Nhà nước quy định.

*Phí chứng thực

Căn cứ theo quy định tại Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực quy định như sau:

STT	Nội dung thu	Mức thu
1	Phí chứng thực bản sao từ bản chính	2.000 đồng/trang. Từ trang thứ ba trở lên thu 1.000 đồng/trang, nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính
2	Phí chứng thực chữ ký	10.000 đồng/trường hợp. Trường hợp được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản
3	Phí chứng thực hợp đồng, giao dịch:
a	Chứng thực hợp đồng, giao dịch	50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
b	Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch	30.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
c	Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực	25.000 đồng/hợp đồng, giao dịch