Thủ tục đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh thuế TNCN

Thuế thu nhập cá nhân là khoản tiền mà người có thu nhập phải trích nộp một phần tiền lương hoặc từ các nguồn thu nhập khác vào ngân sách nhà nước. Khi tính thuế thu nhập cá nhân thì người nộp thuế được giảm trừ gia cảnh bao gồm giảm trừ gia cảnh bản thân và giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc. Đối với giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc thì phải đáng ứng các điều kiện về người phụ thuộc mới được giảm trừ thuế thu nhập cá nhân.

Luật sư tư vấn pháp luật về thuế thu nhập cá nhân trực tuyến: 1900.6568

1. Chính sách thuế thu nhập cá nhân đối với giảm trừ gia cảnh:

Giảm trừ gia cảnh là số tiền được trừ về Giảm trừ gia cảnh lần đầu tiên được quy định tại Điều 19 Luật thuế thu nhập cá nhân năm 2007, được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 4 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân 2012 vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân trước khi tính thuế đối với thu nhập từ kinh doanh, thu nhập từ tiền lương, tiền công của người nộp thuế là cá nhân cư trú.

– Về mức giảm trừ gia cảnh gồm hai phần, phần đối với người nộp thuế và phần đối với những người phụ thuộc mà người nộp thuế có trách nhiệm nuôi dưỡng như sau:

+ Phần đối với người nộp thuế (thực chất là ngưỡng thu nhập tính thuế) để đảm bảo nguyên tắc chi điều tiết một phần thu nhập của những người có thu nhập trên mức bình quân xã hội. Mức giảm trừ thuế theo pháp luật hiện hành hiện nay là 9 triệu  đồng/ tháng (108 triệu đồng/ năm).  Trường hợp người nộp thuế có nhiều nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công, từ kinh doanh thì người nộp thuế được lựa chọn nơi tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại một nơi trong năm tính thuế.

+ Phần đối với người phụ thuộc là có tính đến gia cảnh của cá nhân người nộp thuế. Mức giảm trừ đối với người phụ thuộc là 3,6 triệu đồng/ tháng. Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế.

– Việc xác định mức giảm trừ gia cảnh

Việc kê khai mức giảm trừ gia cảnh cho những người phụ thuộc (con, bố, mẹ…), người nộp thuế căn cứ vào thu nhập của bản thân và những người nộp thuế khác trong gia đình để lựa chọn hình thức kê khai mức giảm trừ cho người phụ thuộc nhưng đảm bảo nguyên tắc những người nộp thuế trong một gia đình không kê khai trùng người phụ thuộc của gia đình đó. Để kiểm soát được vấn đề này thì không chỉ người nộp thuế mà cả những người phụ thuộc cũng cần có mã số riêng.

2. Nguyên tắc tính giảm trừ gia cảnh:

 Giảm trừ gia cảnh sẽ áp dụng trong hai trường hợp như sau : giảm trừ gia cảnh cho bản thân người nộp thuế và giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.

Giảm trừ gia cảnh cho bản thân người nộp thuế

– Người nộp thuế có nhiều nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công, từ kinh doanh thì tại một thời điểm (tính đủ theo tháng) người nộp thuế lựa chọn tính giảm trừ GC cho bản thân tại một nơi.

– Đối với người nước ngoài là cá nhân cư trú tại Việt Nam được tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân từ tháng 01 hoặc từ tháng đến Việt Nam trong trường hợp cá nhân lần đầu tiên có mặt tại Việt Nam đến tháng kết thúc hợp đồng lao động và rời Việt Nam trong năm tính thuế (được tính đủ theo tháng).

– Trường hợp trong năm tính thuế thu nhập cá nhân chưa giảm trừ cho bản thân hoặc giảm trừ cho bản thân chưa đủ 12 tháng thì được giảm trừ đủ 12 tháng khi thực hiện quyết toán thuế theo quy định.

Giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc

– Người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu người nộp thuế đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế.

– Khi người nộp thuế đăng ký giảm trừ GC cho người phụ thuộc sẽ được cơ quan thuế cấp mã số thuế cho người phụ thuộc và được tạm tính giảm trừ gia cảnh trong năm kể từ khi đăng ký.

Đối với người phụ thuộc đã được đăng ký giảm trừ gia cảnh trước ngày thông tư 111/2013/TT-BTC có hiệu lực thi hành thì tiếp tục được giảm trừ gia cảnh cho đến khi được cấp mã số thuế.

– Trường hợp người nộp thuế chưa tính giảm trừ GC cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì được tính giảm trừ cho người phụ thuộc kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi người nộp thuế thực hiện quyết toán thuế và có đăng ký giảm trừ GC cho người phụ thuộc.

Riêng đối với các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang phải trực tiếp nuôi dưỡng và đáp ứng điều kiện của pháp luật thì thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế, quá thời hạn nêu trên thì không được tính giảm trừ GC cho năm tính thuế đó.

– Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế. Trường hợp nhiều người nộp thuế có chung người phụ thuộc phải nuôi dưỡng thì người nộp thuế tự thỏa thuận để đăng ký giảm trừ gia cảnh vào một người nộp thuế.

3. Những người phụ thuộc theo quy định của pháp luật:

Theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, những người phụ thuộc bao gồm:

Đối với người trong độ tuổi lao động

Người trong độ tuổi lao động phải đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

– Bị khuyết tật, không có khả năng lao động.

Người khuyết tật, không có khả năng lao động trong trường hợp này là những người thuộc đối tượng điều chỉnh của pháp luật về người khuyết tật, người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,…).

– Không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.

Đối với người ngoài độ tuổi lao động

Đối với người ngoài độ tuổi lao động phải không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.

Theo quy định tại khoản d Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC nêu rõ, người phụ thuộc gồm:

-Con: con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú, con riêng của vợ, con riêng của chồng, cụ thể gồm:

+ Con dưới 18 tuổi (tính đủ theo tháng).

+ Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động.

+ Con đang theo học tại Việt Nam hoặc nước ngoài tại bậc học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề, kể cả con từ 18 tuổi trở lên đang học bậc học phổ thông (tính cả trong thời gian chờ kết quả thi đại học từ tháng 6 đến tháng 9 năm lớp 12) không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.

-Vợ hoặc chồng của người nộp thuế mà không có thu nhập. Thu nhập bình quân trong tháng tính từ tổng các nguồn thu nhập không quá 1 triệu/ tháng

-Cha đẻ, mẹ đẻ, cha vợ mẹ vợ hoặc cha chồng, mẹ chồng, cha dượng, mẹ kế, cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp của người nộp thuế đáp ứng điều kiện không có thu nhập. Thu nhập bình quân trong tháng tính từ tổng tất cả các nguồn không quá 1 triệu/ tháng

-Các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang phải trực tiếp nuôi dưỡng và phải đáp ứng điều kiện không có thu nhập. Thu nhập bình quân trong tháng tính từ tổng các nguồn thu nhập không vượt quá 1 triệu/ tháng bao gồm:

+ Anh ruột, chị ruột, em ruột của người nộp thuế.

+ Ông nội, bà nội; ông ngoại, bà ngoại; cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột của người nộp thuế.

+ Cháu ruột của người nộp thuế bao gồm: con của anh ruột, chị ruột, em ruột.

+ Người phải trực tiếp nuôi dưỡng khác theo quy định của pháp luật.

4. Thủ tục đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh:

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký giảm trừ gia cảnh, đăng ký người phụ thuộc thuế TNCN

Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc từng đối tượng như sau:

a) Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là con:

– Con dưới 18 tuổi:

+ Bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân (nếu có).

– Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động:

+ Bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân (nếu có).

+ Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật.

– Con đang theo học tại các bậc học:

+ Bản chụp Giấy khai sinh.

+ Bản chụp Thẻ sinh viên hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường hoặc giấy tờ  khác chứng minh đang theo học tại các trường học đại học, cao đẳng, trung học
chuyên nghiệp, trung học phổ thông hoặc học nghề.

– Con nuôi, con ngoài giá thú, con riêng thì ngoài các giấy tờ theo từng trường hợp nêu trên, cần có thêm:

+ Bản chụp quyết định công nhận việc nuôi con nuôi,

+ Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan nhà nước có thẩm quyền…

b) Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là vợ hoặc chồng:

+ Bản chụp Chứng minh nhân dân.

+ Bản chụp sổ hộ khẩu (chứng minh được mối quan hệ vợ chồng) hoặc Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn.

– Trường hợp vợ hoặc chồng trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác chứng minh người phụ thuộc không có
khả năng lao động như:

+ Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động.

+ Bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

c) Hồ sơ giảm trừ gia cảnh đối với cha đẻ, mẹ đẻ, cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng), cha dượng, mẹ kế, cha nuôi hợp pháp, mẹ nuôi hợp pháp hồ sơ chứng minh gồm:

+ Bản chụp Chứng minh nhân dân.

+ Giấy tờ hợp pháp để xác định mối quan hệ của người phụ thuộc với người nộp thuế như bản chụp sổ hộ khẩu (nếu có cùng sổ hộ khẩu), giấy khai sinh, quyết định
công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

– Trường hợp trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh là người khuyết tật, không có khả năng lao động như:

+ Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động.

+ Bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

d) Hồ sơ giảm trừ gia cảnh đối với các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang trực tiếp nuôi dưỡng: Như: Anh ruột, chị ruột, em ruột, ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, cô ruột, dì ruột, câu ruột, chú ruột, bác ruột, cháu ruột (côn của anh ruột, chị ruột, em ruột)…

+ Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Giấy khai sinh.

+ Các giấy tờ hợp pháp để xác định trách nhiệm nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật, cụ thể như sau:

– Trường hợp trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động như:

+ Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động.

+ Bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..)

Bước 2. Nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền

Nếu Cá nhân đăng ký người phụ thuộc thông qua tổ chức trả thu nhập (doanh nghiệp) thì  Người lao động chuẩn bị hồ sơ và gửi cho doanh nghiệp. Điểm b khoản 10 Điều 7 Thông tư 95/2016/TT-BTC, cá nhân thuộc diện nộp thuế thu nhập cá nhân đăng ký người phụ thuộc qua cơ quan chi trả thu nhập cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

– Cá nhân gửi văn bản ủy quyền (Mẫu giấy ủy quyền).

– Người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam: Giấy tờ của người phụ thuộc (bản sao không yêu cầu chứng thực Thẻ căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực (đủ 14 tuổi trở lên) hoặc Giấy khai sinh còn hiệu lực (dưới 14 tuổi);

– Người phụ thuộc là người nước ngoài và người Việt Nam sống ở nước ngoài: Bản sao không yêu cầu chứng thực Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh còn hiệu lực.

Doanh nghiệp tiến hành  hoàn thiện và nộp hồ sơ cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp

– Cơ quan chi trả thu nhập tổng hợp hồ sơ đăng ký thuế của người phụ thuộc;

– Gửi Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc theo Mẫu số 20-ĐKT-TH-TCT (trên tờ khai đánh dấu vào ô “Đăng ký thuế” và ghi đầy đủ các thông tin) qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc bằng giấy.

Nếu Cá nhân tự đăng ký với cơ quan thuế. Theo điểm a khoản 10 Điều 7 Thông tư 95/2016/TT-BTC, cá nhân cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

– Tờ khai đăng ký người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công Mẫu số 20-ĐK-TCT (trên tờ khai đánh dấu vào ô “Đăng ký thuế” và ghi đầy đủ các thông tin).

– Người phụ thuộc là người có quốc tịch Việt Nam: Bản sao không yêu cầu chứng thực Thẻ căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực (từ đủ 14 tuổi trở lên) hoặc Giấy khai sinh còn hiệu lực (dưới 14 tuổi);

– Người phụ thuộc có quốc tịch nước ngoài và người Việt Nam sống ở nước ngoài: Bản sao không yêu cầu chứng thực Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh còn hiệu lực.

Bước 3 : Cá nhân hoặc doanh nghiệp chuyển hồ sơ cho cơ quan thuế để cơ quan thuế tiến hành giải quyết quyền lợi

Về Địa điểm, thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc:  Địa điểm nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là nơi người nộp thuế nộp bản đăng ký người phụ thuộc (Tức là nộp cho Doanh nghiệp)  Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc và xuất trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra thuế.

– Thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc: Trong vòng ba (03) tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc (bao gồm cả trường hợp đăng ký thay đổi người phụ thuộc). Quá thời hạn nộp hồ sơ nêu trên, nếu người nộp thuế không nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc sẽ không được giảm trừ cho người phụ thuộc và phải điều chỉnh lại số thuế phải nộp.