Con dấu được xem là công cụ hỗ trợ không thể thiếu trong các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh, cơ quan, tổ chức nhà nước. Việc sử dụng con dấu tạo ra sự chuyên nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian, công sức, mang lại hiệu quả công việc cao. Vậy pháp luật hiện nay quy định như thế nào về quy trình, thủ tục đăng ký con dấu nổi, con dấu thu nhỏ, con dấu xi?

Mục lục bài viết

1 1. Thủ tục đăng ký con dấu nổi, con dấu thu nhỏ, con dấu xi:
2 2. Khi nào cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi?
3 3. Trách nhiệm của cơ quan đăng ký mẫu con dấu nổi, con dấu thu nhỏ, con dấu xi:

1. Thủ tục đăng ký con dấu nổi, con dấu thu nhỏ, con dấu xi:

Tìm hiểu quy định về con dấu là điều quan trọng, bởi sử dụng con dấu là phương pháp giúp tăng hiệu quả và uy tín của doanh nghiệp, tạo ra sự chuyên nghiệp, tiết kiệm tối đa về thời gian, tiết kiệm công sức, mang lại hiệu quả kinh tế cao. Nhiều người hiện nay cũng đặt ra câu hỏi: Quy trình, thủ tục đăng ký con dấu nổi, con dấu thu nhỏ, con dấu xi được pháp luật ghi nhận như thế nào?

Thủ tục	Thủ tục đăng ký con dấu nổi, con dấu thu nhỏ, con dấu xi
Trình tự thực hiện	Bước 1: Cơ quan nhà nước, tổ chức nhà nước, chức danh nhà nước khi có nhu cầu đăng ký dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi như con dấu đã cấp cần phải chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ tại cơ quan Phòng cảnh sát quản lý hành chính về an ninh trật tự xã hội thuộc Công an cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, cần phải nộp hồ sơ vào giờ hành chính các ngày làm việc trong tuần. Có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền trên hoặc nộp thông qua dịch vụ bưu chính. Bước 2: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ và kiểm tra thành phần của hồ sơ. Trong trường hợp nhận thấy hồ sơ hợp lệ, đầy đủ thành phần thì tiếp nhận hồ sơ, giải quyết theo quy định của pháp luật thông qua giấy tiếp nhận hồ sơ, sau đó giao giấy trực tiếp cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến nộp hồ sơ. Trong trường hợp nhận thấy hồ sơ không đầy đủ, thiếu thành phần giấy tờ, tài liệu cần thiết thì sẽ không tiếp nhận hồ sơ và ghi phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ, giao cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến để nộp hồ sơ. Bước 3: Căn cứ vào ngày hẹn trả kết quả trên giấy biên nhận hồ sơ, cơ quan, tổ chức, cá nhân được cử đến nộp hồ sơ cần phải đến cơ quan có thẩm quyền để nhận kết quả con dấu và nhận Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.
Cách thức thực hiện	+ Nộp hồ sơ trực tiếp: 03 ngày. Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan Phòng cảnh sát quản lý hành chính về an ninh trật tự xã hội thuộc Công an cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. + Nộp hồ sơ trực tuyến: 03 ngày. Nộp hồ sơ thông qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký mẫu con dấu, ngoại trừ các văn bản, giấy tờ không được phép đăng tải lên Hệ thống mạng internet theo quy định của pháp luật.
Thành phần, số lượng hồ sơ	(1) Thành phần hồ sơ đăng ký: + Đối với hồ sơ của người được cử đến nộp hồ sơ: Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền hợp pháp, các loại giấy tờ tùy thân như thẻ căn cước công dân, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng, hoặc các loại giấy tờ khác có giá trị thay thế được cấp bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền; + Thành phần hồ sơ đối với cơ quan nhà nước, tổ chức và chức danh nhà nước: Văn bản quy định cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, cấp chứng chỉ và các loại giấy tờ, tài liệu có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu của cơ quan có thẩm quyền (căn cứ theo quy định tại Điều 14 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng con dấu) (2) Số lượng hồ sơ: 01 (một) bộ.
Thời hạn giải quyết	03 ngày làm việc.
Đối tượng thực hiện	Cơ quan, tổ chức.
Cơ quan thực hiện	Phòng cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội.
Kết quả thực hiện thủ tục hành chính	Con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
Lệ phí	Không.
Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai	Không.
Cơ sở pháp lý	Nghị định 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng con dấu

2. Khi nào cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi?

Căn cứ theo quy định tại Điều 5 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng con dấu, có quy định về điều kiện sử dụng con dấu. Theo đó:

Cơ quan nhà nước, tổ chức nhà nước, chức danh nhà nước theo quy định của pháp luật chỉ được phép sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong các văn bản quy phạm pháp luật hoặc trong quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, đồng thời cần phải thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng trên thực tế;
Việc sử dụng con dấu có in hình Quốc huy phải được quy định cụ thể tại Pháp lệnh, luật, nghị định, quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định về chức năng, trách nhiệm, quyền hạn, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức; hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên;
Cơ quan nhà nước, tổ chức nhà nước, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, các loại giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật sẽ được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi;
Cơ quan nhà nước, tổ chức nhà nước, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan có thẩm quyền quy định. Trong một số trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (bao gồm dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi) thì sẽ thực hiện theo quy định như sau: Cơ quan nhà nước, tổ chức nhà nước, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt cần phải được sự đồng ý, cho phép của cơ quan có thẩm quyền; cơ quan nhà nước, tổ chức nhà nước, chức danh nhà nước sẽ có quyền tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi; tổ chức kinh tế có quyền tự quyết định về việc sử dụng thêm con dấu.

Như vậy, cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ, tài liệu có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật sẽ được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.

3. Trách nhiệm của cơ quan đăng ký mẫu con dấu nổi, con dấu thu nhỏ, con dấu xi:

Căn cứ theo quy định tại Điều 20 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng con dấu, có quy định về trách nhiệm của cơ quan đăng ký mẫu con dấu. Theo đó:

Tiếp nhận thành phần hồ sơ, đăng ký mẫu con dấu mới, đăng ký lại mẫu con dấu, đăng ký thêm con dấu; tiếp nhận thành phần hồ sơ đăng ký dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi; tiếp nhận thành phần hồ sơ cấp đổi giấy chứng nhận, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu theo Mẫu số 01 tại phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng con dấu;
Thu hồi con dấu, thu hồi giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, hủy con dấu, hủy giá trị sử dụng con dấu, thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận thu hồi con dấu theo mẫu số 02 tại phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng con dấu;
Thông báo hủy giá trị sử dụng con dấu đối với một số trường hợp cần thiết, đặc biệt trong trường hợp con dấu bị mất;
Cung cấp mẫu con dấu theo đề nghị, yêu cầu của tổ chức giám định pháp y về kĩ thuật hình sự trong lực lượng công an nhân dân để nhằm mục đích phục vụ cho công tác giám định theo quy định của pháp luật;
Hướng dẫn cơ sở và các cơ quan có liên quan thực hiện việc sản xuất con dấu theo quy định của pháp luật;
Hướng dẫn sử lý vi phạm, kiểm tra vi phạm, xử lý đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong vấn đề quản lý và sử dụng con dấu.