Thủ tục công chứng tại trại giam, trại tạm giam mới nhất

1. Quy định pháp luật về hoạt động công chứng:

– Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. 

– Hiện nay, hầu hết các giao dịch, hay vấn đề liên quan đến pháp lý bất kỳ đều yêu cầu phải công chứng. Bởi lẽ, với nhiều hoạt động pháp lý cụ thể, chỉ khi được công chứng, Nhà nước mới công nhận tính hợp pháp của nó. 

Ví dụ: Điểm b Khoản 3 Điều 167 Luật đất đai 2013 đã quy định rõ về tính có hiệu lực pháp lý của hợp đồng giao dịch đất đai. Theo đó, hợp đồng cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp; hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, tài sản gắn liền với đất mà một bên hoặc các bên tham gia giao dịch là tổ chức hoạt động kinh doanh bất động sản được công chứng hoặc chứng thực theo yêu cầu của các bên. Như vậy, theo quy định của pháp luật hiện hành, hợp đồng chuyển nhượng nó chỉ có hiệu lực khi được công chứng, chứng thực tại văn phòng công chức hay tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. 

– Công chứng là hoạt động pháp lý mang tính chất bắt buộc mà các cá nhân, tổ chức vải tuân thủ khi tiến hành thực hiện một sự kiện, giao dịch pháp lý bất kỳ. Công chứng có ý nghĩa, vai trò đặc biệt quan trọng đối với việc bảo vệ quyền, lợi ích của mỗi cá nhân, cũng như công tác quản lý Nhà nước của cơ quan chức năng có thẩm quyền.

+ Đối với cá nhân: Công chứng công nhận tính hợp pháp của các giao dịch mà công dân thực hiện. Chỉ khi được công nhận, các giao dịch pháp lý như chuyển nhượng, tặng cho, ủy quyền quyền sử dụng đất; mua bán tài sản, di chúc,.. mới có hiệu lực về mặt pháp luật. Công chứng giúp quyền liên quan của công dân được công nhận. Đồng thời, nó giúp bảo vệ quyền lợi của người dân trong các tranh chấp phát sinh liên quan đến giao dịch sau này.

+ Đối với cơ quan Nhà nước: Công chứng là hoạt động pháp lý, được công chứng viên xác nhận tính hợp pháp của các giao dịch. Điều này hỗ trợ Nhà nước rất lớn trong việc kiểm tra, xem xét tính đúng đắn của các giao dịch bất kỳ, tránh những trường hợp rủi ro có thể xảy ra.

2. Công chứng được thực hiện ở đâu?

– Điều 44 Luật công chứng 2014 đã quy định về địa điểm thực hiện hoạt động công chứng. Cụ thể như sau:

+ Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

+ Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

– Về nguyên tắc công chứng được thực hiện trước mặt công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng. Nếu được sự đồng ý của công chứng viên thì có thể công chứng ở bất kỳ địa chỉ nào và thời gian nào. Tức ở đây, hoạt động công chứng được thực hiện và diễn ra linh hoạt, không bị gò bò tại một địa điểm bất kỳ.

– Theo quy định tại Điều 44 Luật công chứng 2014, việc công chứng được tiến hành thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng như văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân,.. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt cụ thể, hoạt động công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở. Một trong số đó là trường hợp người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù.

Từ những phân tích ở trên, có thể khẳng định, hoạt động công chứng có thể được diễn ra tại trại giam, trại tạm giam.

3. Thủ tục công chứng tại trại giam, trại tạm giam mới nhất:

3.1. Hồ sơ tiến hành công chứng tại trại giam, trại tạm giam:

Công chứng tại trại giam, trại tạm giam là hoạt động công chứng ngoài trụ sở. Khi tiến hành các thủ tục công chứng tại đây, công chứng viên, cơ quan chức năng có thẩm quyền phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ với các giấy tờ cần thiết sau đây: 

– Bộ phận thực hiện công chứng phải có phiếu yêu cầu công chứng ngoài trụ sở để nộp cho cán bộ chịu trách nhiệm quản lý trại giam. Phiếu yêu cầu công chứng phải nêu rõ lý do yêu cầu công chứng ngoài trụ sở.

– Dự thảo hợp đồng, văn bản cần công chứng. Đây được xem là giấy tờ quan trọng nhất của hoạt động công chứng. Dự thảo hợp đồng, văn bản cần công chứng này là giấy tờ pháp lý mà người bị tạm giam phải ký vào. Do đó, nó không thể thiếu trong hoạt động công chứng.

– Bản chính giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng như: CMND/CCCD/Hộ chiếu còn thời hạn và giá trị sử dụng hoặc giấy tờ khác của người yêu cầu công chứng;

– Bản chính giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng.

3.2 Trình tự tiến hành hoạt động công chứng tại trại giam:

Hoạt động công chứng tại trại giam được tiến hành theo quy trình, trình tự cụ thể như sau: 

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Bên còn lại của hợp đồng, giao dịch cần công chứng tiến hành chuẩn bị 1 bộ hồ sơ gồm đầy đủ các giấy tờ như đã phân tích ở trên.

Bước 2: Công chứng viên đến trại giam để tiến hành công chứng

–  Trong trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng ngoài trụ sở đã đầy đủ và hợp lệ thì Công chứng viên sẽ tiếp nhận hồ sơ và thực hiện công việc chuẩn bị công chứng theo phiếu hẹn.

– Công chứng viên tiến hành hướng dẫn người yêu cầu công chứng dẫn những thông tin liên quan đến việc công chứng; ý nghĩa của từng điều khoản trong hợp đồng; quyền và nghĩa vụ của họ khi ký vào các văn bản, giấy tờ cần được công chứng. Khi người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo thì ký xác nhận vào từng trang của văn bản đó. 

– Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ hồ sơ đã nêu ở mục trên để đối chiếu trước khi ghi lời chứng. Sau khi người yêu cầu công chứng xuất trình đầy đủ giấy tờ, công chứng viên đối chiếu, nếu đúng thì người yêu cầu công chứng sẽ ký tên cụ thể vào từng trang của hợp đồng, văn bản theo quy định của pháp luật.

Bước 3: Trả kết quả công chứng

Sau khi hoạt động công chứng tại trại giam được tiến hành xong, người yêu cầu công chứng nhận kết quả công chứng văn bản, hợp đồng theo quy định pháp luật. Cần lưu ý rằng, trong văn bản công chứng ngoài trụ sở cần phải ghi rõ thời gian và địa điểm cụ thể trại giam thực hiện việc công chứng.

Như vậy, để có thể thực hiện hoạt động công chứng tại trại giam, trại tạm giam, người yêu cầu công chứng và cán bộ công chứng phải tuân thủ đầy đủ các quy trình, thủ tục như trên, Việc tuân thủ các thủ tục này giúp quá trình công chứng diễn ra khách quan, cụ thể và mang tính xác thực cao nhất.

4. Một số lưu ý khi thực hiện công chứng tại trại giam, trại tạm giam:

Công chứng tại trại giam, trại tạm giam là trường hợp đặc biệt, theo đó cán bộ công chứng có thể đến trực tiếp trại giam để tiến hành công chứng. Khi thực hiện công chứng tại đây, công chứng viên, cán bộ chức năng có thẩm quyền phải lưu ý một số vấn đề như sau: 

– Thứ nhất, khi thực hiện công chứng tại trại giam, trại tạm giam, cán bộ công chứng phải thực hiện thông báo đến chủ thể quản lý, cơ quan quan quản lý tại trại giam. 

– Thứ hai, chỉ khi có sự chấp thuận, đồng ý của ban quản lý trại giam, thủ tục công chứng mới được tiến hành thực hiện. 

– Thứ ba, khi tiến hành hoạt động công chứng, văn phòng công chứng phải có công văn thông báo gửi đến trại giam về hoạt động công chứng rõ ràng.

Việc tuân thủ thực hiện các nguyên tắc nêu trên đảm bảo tính khách quan trong quá trình thực hiện công chứng tại trại giam; thể hiện sự tôn trọng, trật tự đối với quy định vận hành của trại giam đó. 

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: Luật Công chứng năm 2014