Thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng công chứng

Công chứng được hiểu là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản theo quy định của pháp luật. Trong tổ chức hành nghề công chứng bao gồm cả Văn phòng công chứng, đây là một trong những cơ quan, đơn vị, tổ chức được cơ quan có thẩm quyền cấp phép để hoạt động trong lĩnh vực công chứng hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Văn phòng công chứng có thể được xem như là một tổ chức dịch vụ hành chính công và được thành lập, vận hành theo những chế định, nguyên tắc có quy định trong Luật công chứng cùng những quy định trong văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến hình thức công ty hợp danh khác. Vậy trong trường hợp muốn chấm dứt hoạt động của văn phòng công chứng thì thủ tục thực hiện như thế nào? Trong bài viết dưới đây, chúng tôi xin chia sẻ tới bạn đọc thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật.

Luật sư tư vấn pháp luật miễn phí qua điện thoại 24/7: 1900.6568

Cơ sở pháp lý: Luật công chứng năm 2014

1. Các trường hợp chấm dứt hoạt động của văn phòng công chứng

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 31 Luật công chứng năm 2014 thì Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau:

– Trường hợp văn phòng công chứng tự chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật.

– Trường hợp văn phòng công chứng bị thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định tại Điều 30 của Luật công chứng năm 2014.

– Trường hợp văn phòng công chứng bị hợp nhất, bị sáp nhập theo quy định của pháp luật.

2. Thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng công chứng

– Đối với trường hợp văn phòng công chứng tự chấm dứt hoạt động thì thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng công chứng được thực hiện như sau:

Văn phòng công chứng phải có báo cáo bằng văn bản gửi đến Sở Tư pháp nơi đã đăng ký hoạt động trong thời hạn chậm nhất là 30 ngày trước thời điểm dự kiến chấm dứt hoạt động văn phòng công chứng.

Văn phòng công chứng phải có nghĩa vụ nộp đủ số thuế còn nợ, đồng thời thực hiện thanh toán các khoản nợ khác theo quy định của pháp luật, phải làm xong thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình, thực hiện các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận trước thời điểm chấm dứt hoạt động văn phòng công chứng. Trong trường hợp Văn phòng công chứng không thể thực hiện xong các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận thì phải thực hiện thỏa thuận với người yêu cầu công chứng về việc thực hiện các yêu cầu đó theo quy định của pháp luật.

– Đối với trường hợp văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do bị thu hồi quyết định cho phép thành lập thì thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng công chứng được thực hiện như sau:

Sở Tư pháp có trách nhiệm thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật, sau đó thực hiện thông báo bằng văn bản tới các cơ quan quy định tại Điều 25 của Luật công chứng, đồng thời thực hiện đăng tải thông tin lên báo trung ương hoặc báo địa phương nơi Văn phòng công chứng đã đăng ký hoạt động trong ba số liên tiếp về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng đó trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định thu hồi quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng.

Văn phòng công chứng có nghĩa vụ nộp đủ số thuế còn nợ, thực hiện thanh toán xong các khoản nợ khác theo quy định của pháp luật, tiến hành làm thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với công chứng viên, nhân viên của Văn phòng công chứng; đối với yêu cầu công chứng đã tiếp nhận mà chưa công chứng thì phải trả lại hồ sơ yêu cầu công chứng cho người yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày bị thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng.

Trong trường hợp hết thời hạn 60 ngày kể từ ngày bị thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng mà Văn phòng công chứng chưa hoàn thành xong các nghĩa vụ về tài sản theo quy định của pháp luật hoặc trong trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do bị thu hồi quyết định cho phép thành lập vì toàn bộ công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng đã chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì tài sản của Văn phòng công chứng, tài sản của công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng đó được sử dụng để thanh toán các khoản nợ của Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật về dân sự.

– Đối với trường hợp văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do bị hợp nhất, bị sáp nhập thì thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng công chứng được thực hiện như sau:

Trong trường hợp này, quyền và nghĩa vụ của Văn phòng công chứng do Văn phòng công chứng được hợp nhất hoặc Văn phòng công chứng nhận sáp nhập tiếp tục thực hiện theo quy định của pháp luật.

Văn phòng công chứng được hợp nhất hoặc Văn phòng công chứng nhận sáp nhập có nghĩa vụ đăng tải thông tin trên báo trung ương hoặc báo địa phương nơi đã đăng ký hoạt động trong ba số liên tiếp về thời điểm dự kiến chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật.

Sở Tư pháp có trách nhiệm thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng đã chấm dứt hoạt động do bị hợp nhất, bị sáp nhập, sau đó thực hiện báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để thu hồi quyết định cho phép thành lập và thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng đó tới các cơ quan được quy định tại Điều 25 Luật Công chứng năm 2014.

3. Thủ tục cụ thể về trường hợp tự chấm dứt hoạt động Văn phòng công chứng 

– Trình tự thực hiện thủ tục tự chấm dứt hoạt động Văn phòng công chứng

+ Văn phòng công chứng nộp hồ sơ đề nghị về việc chấm dứt hoạt động tại Trung tâm hành chính công tỉnh;

+ Công chức tại Trung tâm hành chính công tỉnh thực hiện kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ đề nghị về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng công chứng và viết phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả trong trường hợp hồ sơ hợp lệ.

+ Tổ chức Văn phòng công chứng căn cứ vào thời gian ghi trong Giấy tiếp nhận hồ sơ đến Trung tâm hành chính công Tỉnh để nhận kết quả về việc chấm dứt hoạt động.

+ Sở Tư pháp có trách nhiệm thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng đã bị chấm dứt hoạt động, sau đó báo cáo tới Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để thực hiện thu hồi quyết định cho phép thành lập và thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng tới các cơ quan được quy định tại Điều 25 của Luật công chứng.

– Cách thức thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng tiến hành nộp báo cáo về việc chấm dứt hoạt động trực tiếp tại Trung tâm hành chính công tỉnh hoặc thông qua đường bưu điện.

– Thành phần, số lượng hồ sơ: Báo cáo của Văn phòng công chứng gửi tới Sở Tư pháp về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng. Số lượng hồ sơ là 01 bộ.

– Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng

– Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:

+ Cơ quan có thẩm quyền quyết định chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng: Sở Tư pháp

+ Cơ quan thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng: Sở Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

– Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Văn bản thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng và văn bản thông báo về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng.

– Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng:

+ Văn phòng công chứng phải có báo cáo bằng văn bản cho Sở Tư pháp nơi đã đăng ký hoạt động trong thời hạn chậm nhất là 30 ngày trước thời điểm dự kiến chấm dứt hoạt động Văn phòng công chứng.

+ Văn phòng công chứng có nghĩa vụ nộp đủ số thuế còn nợ, thanh toán các khoản nợ khác theo quy định của pháp luật và làm xong thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình, thực hiện các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận trước thời điểm chấm dứt hoạt động. Trường hợp không thể thực hiện xong các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận thì phải thỏa thuận với người yêu cầu công chứng về việc thực hiện các yêu cầu đó theo quy định của pháp luật.

+ Văn phòng công chứng có nghĩa vụ đăng tải thông tin trên báo trung ương hoặc báo địa phương nơi đã đăng ký hoạt động trong ba số liên tiếp về thời điểm dự kiến chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng.

4. Vai trò, chức năng của văn phòng công chứng

4.1. Vai trò của văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng có ba vai chính trò bao gồm:

– Vai trò đối với các bên khi tham gia giao dịch: Văn phòng công chứng góp phần giúp cho việc thực hiện các giao dịch của những cá nhân, tổ chức trở nên nhanh chóng, thuận lợi hơn và đúng quy định của pháp luật; qua đó những quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng được đảm bảo một cách tối ưu nhất.

– Vai trò đối với nhà nước: Văn phòng công chứng ra đời đã góp phần giảm bớt được gánh nặng về số lượng công việc phải làm của cơ quan nhà nước liên quan đến vấn đề công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật; không những thế văn phòng công chứng còn góp phần đẩy mạnh quá trình pháp chế chủ nghĩa xã hội cũng như góp phần phát huy tối đa các nguồn lực pháp lý trong toàn xã hội.

– Vai trò đối với chính bản thân văn phòng công chứng: Văn phòng công chứng được phép thu các khoản phí công chứng, thù lao công chứng khi thực hiên các hoạt động công chứng theo quy định của pháp luật.

4.2. Chức năng của văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng có các chức năng cơ bản sau:

+ Văn phòng công chứng có chức năng thực hiện xác thực, chứng nhận tính chính xác, hợp pháp của các hợp đồng giao dịch dân sự dưới dạng là văn bản hoặc một số giấy tờ khác theo quy định của pháp luật.

+ Ngoài ra, văn phòng công chứng nói chung và công chứng viên tại văn phòng công chứng nói riêng có chức năng đảm bảo sự an toàn cho các bên khi tham gia giao kết hợp đồng và thực hiện giao dịch theo quy định của pháp luật. Từ đó có thể giảm thiểu cũng như phòng ngừa những tranh chấp có thể xảy ra ở mức thấp nhất; hỗ trợ đảm bảo các quyền và lợi ích hợp pháp của những tổ chức, cá nhân đồng thời góp phần xây dựng nền kinh tế – xã hội phát triển một cách ổn định và bền vững.