Quy định về đề nghị làm rõ hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu

Làm rõ hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu là một trong những bước quan trọng trong quá trình thực hiện đấu thầu để đảm bảo lựa chọn được nhà thầu có đầy đủ năng lực, kinh nghiệm giải pháp để thực hiện gói thầu. Tuy nhiên quy định về việc làm rõ hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được thực hiện như thế nào? Dưới đây là bài viết phân tích rõ về vấn đề này:

Căn cứ pháp lý:

Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013;

Nghị định 63/2014/NĐ-CP Nghị định Quy định chi tiết thi hành một số điều của luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu

1. Làm rõ hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu là gì?

Thực ra, hiện nay theo quy định của Luật đấu thầu, Nghị định 63/2014/NĐ-CP cũng như các văn bản khác có liên quan vẫn chưa có khái niệm cụ thể thế nào là làm rõ hồ sơ mời thầu, hay làm rõ hồ sơ yêu cầu là gì?

Tuy nhiên, khi tìm hiểu về vấn đề này, chúng ta có thể hiểu rằng bản chất của việc đề nghị làm rõ hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu là việc bên mời thầu và bên nhà thầu có hồ sơ mời thầu cần làm rõ và  gửi văn bản yêu cầu bên mời thầu làm rõ những nội dung liên quan đến gói thầu mà chưa được nêu rõ trong hồ sơ mời thầu.

2. Điều kiện thực hiện thủ tục:

Theo quy định tại điểm c Khoản 2 Điều 14 Nghị định 63/2014/NĐ-CP thì khi có yêu cầu làm rõ hồ sơ mời thầu thì nhà thầu phải làm đơn đề nghị gửi đến bên mời thầu tối thiểu là 03 ngày làm việc (nếu trong trường hợp đấu thầu trong nước), 05 ngày làm việc (đối với đấu thầu quốc tế) trước ngày có thời điểm đóng thầu để xem xét, xử lý; trong đó nêu rõ hồ sơ nội dung yêu cầu cần làm rõ.

Như vậy, về thời gửi đơn yêu cầu làm rõ hồ sơ mời thầu thì nhà thầu phải gửi hồ sơ đề nghị đến bên mời thầu ít nhất là 3 ngày làm việc nếu trong trường hợp là đấu thầu trong nước hoặc 5 ngày làm việc nếu trong trường hợp là đấu thầu quốc tế

 Việc làm rõ hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được bên mời thầu thực hiện theo một hoặc các hình thức sau đây:

– Gửi văn bản làm rõ cho các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;

– Trong trường hợp cần thiết, tổ chức hội nghị tiền đấu thầu để trao đổi về những nội dung trong hồ sơ mời thầu mà các nhà thầu chưa rõ. Nội dung trao đổi phải được bên mời thầu ghi lại thành biên bản và lập thành văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu gửi cho các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;

– Nội dung làm rõ hồ sơ mời thầu không được trái với nội dung của hồ sơ mời thầu đã duyệt, Trường hợp sau khi làm rõ hồ sơ mời thầu dẫn đến phải sửa đổi hồ sơ mời thầu thì bên mời thầu phải gửi quyết định sửa đổi kèm theo những nội dung sửa đổi hồ sơ mời thầu đến các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;

3. Trình tự thủ tục thực hiện:

Về nguyên tắc, việc làm rõ hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu chỉ được thực hiện giữa bên nhà thầu và bên mời thầu có hồ sơ dự thầu cần phải làm rõ và phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi bản chất của nhà thầu tham dự thầu. Và nội dung làm rõ hồ sơ dự thầu phải thể hiện bằng văn bản và được bên mời thầu bảo quản như một phần của hồ sơ dự thầu.

Việc thực hiện làm rõ hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu xảy ra trong các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Việc làm rõ hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu thực hiện sau khi mở thầu. Trong trường hợp này thì nhà thầu có trách nhiệm làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu. Nếu trong trường hợp hồ sơ dự thầu của nhà thầu thiếu tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm thì bên mời thầu yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung tài liệu để chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm.

Đối với các nội dung đề xuất về kỹ thuật, tài chính nêu trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu, việc làm rõ phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu đã nộp, không thay đổi giá dự thầu. Tức là sau khi mở thầu để tiến hành lựa chọn nhà thầu, nếu bên mời thấu thấy hồ sơ của bên nhà thầu có thiếu sót hoặc có nội dung chưa rõ như chứng minh tư cách hợp lệ  ảnh hưởng đến quá trình lựa chọn nhà thầu thì bên mời thầu có quyền yêu cầu bên nhà thầu phải làm rõ hoặc bổ sung những nội dung còn thiếu sót đó.

Ví dụ: Theo quy định tại Mẫu số 15 và Mẫu số 18 Chương IV Mẫu HSMT xây lắp ban hành kèm theo Thông tư số 03/2015/TT-BTNMT, nhà thầu phải kê khai những nhân sự chủ chốt có năng lực phù hợp, thiết bị đáp ứng các yêu cầu quy định tại Mục 2.2 Chương III – Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu và có thể sẵn sàng huy động cho gói thầu; không được kê khai những nhân sự, thiết bị đã huy động cho gói thầu khác có thời gian làm việc trùng với thời gian thực hiện gói thầu này. Trường hợp kê khai không trung thực thì nhà thầu sẽ bị đánh giá là gian lận và sẽ bị đánh trượt.

Tuy nhiên có một câu hỏi được đặt ra trong trong trường này đó là, sau khi mở thầu bên mời thầu đã có yêu cầu đề nghị  nhà thầu làm rõ những nội dung cần thiết trong hồ sư dự thầu và có đưa ra thời hạn để nhà thầu thực hiện và bên mời thầu cũng nêu rõ nếu quá thời gian trên mà nhà thầu  không gửi công văn làm rõ hồ sơ dự thầu thì hồ sơ dự thầu  của Nhà thầu  sẽ bị loại do không đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu.

Tuy nhiên do không đủ thời gian thực hiện nên nhà thầu gửi tài liệu quá thời gian mà bên mời thầu yêu cầu. Tuy nhiên thời điểm bên nhà thầu nộp hồ sơ bổ sung thì bên mời thầu vẫn đang trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu? Vậy trong trường hợp này bên nhà thầu có bị loại không.

Câu trả lời là không. Bởi vì trong trường hợp này, nếu quá thời gian yêu cầu, Nhà thầu vẫn không có văn bản làm rõ hoặc có văn bản nhưng không đáp ứng yêu cầu của bên mời thầu thì hồ sơ dự thầu của nhà thầu được đánh giá theo hồ sơ dự thầu  nộp trước thời điểm đóng thầu.

Trường hợp nhà thầu nộp tài liệu làm rõ sau thời gian bên mời thầu yêu cầu nhưng vẫn đang trong thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu  thì bên mời thầu vẫn phải tiếp nhận, xem xét, đánh giá các tài liệu do nhà thầu bổ sung để đánh giá hồ sơ dự thầu.

Trường hợp 2: Việc làm rõ hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được thực hiện sau khi đóng thầu. Trong trường hợp này nếu nhà thầu phát hiện hồ sơ dự thầu thiếu các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm thì nhà thầu được phép gửi tài liệu đến bên mời thầu để làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của mình.

Bên mời thầu có trách nhiệm tiếp nhận những tài liệu làm rõ của nhà thầu để xem xét, đánh giá; các tài liệu bổ sung, làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm được coi như một phần của hồ sơ dự thầu.

Ví dụ: nguồn lực về tài chính để thực hiện gói thầu là 2 tỷ đồng. Tuy nhiên nhà thầu không kê khai theo mẫu hay đề cập đến số tiền này trong hồ sơ dự thầu thì căn cứ vào nội dung đã nêu ở trên thì trong trường hợp này nếu trong trường hợp phát hiện ra thiếu sót này nhà thầu có quyền nộp hồ sơ bổ sung tài liệu còn thiếu sót đó. Và bên mời thầu phải có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ tài liệu bổ sung này để xem xét và đánh giá và nó được xem như một phần của hồ sơ dự thầu và không được đánh trượt vì lý do không đáp ứng được hồ sơ mời thầu.

Như vậy, trường hợp sau thời điểm đóng thầu, để làm rõ năng lực, kinh nghiệm, nhà thầu gửi các tài liệu về năng lực, kinh nghiệm đến bên mời thầu thì bên mời thầu có trách nhiệm tiếp nhận các tài liệu này để làm cơ sở đánh giá hồ sơ dự thầu.

TƯ VẤN TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ:

Tóm tắt câu hỏi:

Với hình thức chào hàng cạnh tranh trong nước, trường hợp cần làm rõ Hồ sơ yêu cầu, nhà thầu phải gửi văn bản đề nghị làm rõ đến bên mời thầu, trước thời điểm đóng thầu mấy ngày?

Luật sư tư vấn:

Điểm b khoản 2 Điều 58 Nghị định 63/2014/NĐ-CP quy định như sau: “Việc sửa đổi, làm rõ hồ sơ yêu cầu thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 14 của Nghị định này”.

Điểm c khoản 2 Điều 14 Nghị định 63/2014/NĐ-CP quy định như sau:

“Trường hợp cần làm rõ hồ sơ mời thầu thì nhà thầu phải gửi văn bản đề nghị đến bên mời thầu tối thiểu 03 ngày làm việc (đối với đấu thầu trong nước), 05 ngày làm việc (đối với đấu thầu quốc tế) trước ngày có thời điểm đóng thầu để xem xét, xử lý. Việc làm rõ hồ sơ mời thầu được bên mời thầu thực hiện theo một hoặc các hình thức sau đây:

– Gửi văn bản làm rõ cho các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;

– Trong trường hợp cần thiết, tổ chức hội nghị tiền đấu thầu để trao đổi về những nội dung trong hồ sơ mời thầu mà các nhà thầu chưa rõ. Nội dung trao đổi phải được bên mời thầu ghi lại thành biên bản và lập thành văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu gửi cho các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;

– Nội dung làm rõ hồ sơ mời thầu không được trái với nội dung của hồ sơ mời thầu đã duyệt, Trường hợp sau khi làm rõ hồ sơ mời thầu dẫn đến phải sửa đổi hồ sơ mời thầu thì việc sửa đổi hồ sơ mời thầu thực hiện theo quy định tại Điểm b Khoản này;”.

Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568

Như vậy, Với hình thức chào hàng cạnh tranh trong nước, trường hợp cần làm rõ Hồ sơ yêu cầu nhà thầu phải gửi văn bản đề nghị đến bên mời thầu tối thiểu 03 ngày làm việc (đối với đấu thầu trong nước) trước ngày đóng thầu.