Thời điểm xuất hóa đơn đối với hợp đồng mua bán?

1. Thời điểm xuất hóa đơn đối với hợp đồng mua bán:

Về thời điểm xuất hóa đơn, căn cứ theo quy định tại Điều 9 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (sau được sửa đổi tại Nghị định 41/2022/NĐ-CP), có quy định về thời điểm lập hóa đơn cụ thể như sau:

– Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa, trong đó bao gồm cả hoạt động bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, tài sản sung công quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia, theo quy định của pháp luật hiện nay được xác định là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc chuyển giao quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt người bán đã thu được tiền hay chưa thu được tiền trên thực tế từ người mua;

– Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp dịch vụ theo quy định hiện nay được xác định là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ trên thực tế, không phân biệt bên cung cấp dịch vụ đã thu được tiền hay chưa thu được tiền từ người sử dụng dịch vụ. Trong trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc thu tiền trong khi cung cấp dịch vụ, thì thời điểm lập hóa đơn trong trường hợp này sẽ được xác định là thời điểm người cung cấp dịch vụ thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc thu tiền tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung ứng các loại dịch vụ kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, thiết kế kỹ thuật, khảo sát, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng);

– Trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao đối với từng hạng mục, từng công đoạn dịch vụ khác nhau, thì theo quy định của pháp luật, mỗi lần giao hàng đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, loại hình dịch vụ được giao tương ứng.

Như vậy có thể nói, thời điểm xuất hóa đơn đối với hợp đồng mua bán được xác định là thời điểm phát sinh nghĩa vụ chuyển giao quyền sở hữu hoặc chuyển giao quyền sử dụng hàng hóa từ người bán cho người mua, không phụ thuộc vào việc người bán đã thu được tiền hay chưa thu được tiền từ người mua.

2. Xuất hóa đơn đối với hợp đồng mua bán cần phải có những nội dung gì?

Căn cứ theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (sau được sửa đổi tại Nghị định 41/2022/NĐ-CP), có quy định về nội dung của hóa đơn. Theo đó, quá trình xuất hóa đơn đối với hợp đồng mua bán cần phải có những nội dung cơ bản sau:

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu đối với mẫu số của hóa đơn. Tuy nhiên cần phải lưu ý, ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn sẽ cần phải được thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Bộ tài chính;

– Tên liên hóa đơn được áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in sẽ được thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền đó là Bộ tài chính;

– Số hóa đơn, tên và địa chỉ, mã số thuế của người bán, tên và địa chỉ kèm theo mã số thuế của người mua;

– Tên và đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa và dịch vụ, thanh tiền chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng và thuế xuất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế xuất nhất định, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế giá trị gia tăng.,

– Chữ ký của người bán và chữ ký của người mua;

– Thời điểm lập hóa đơn. Thời điểm này sẽ phải được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch;

– Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử, tức là thời điểm mà người bán và người mua sử dụng chữ ký số của mình để ký trên hóa đơn điện tử, thời điểm này sẽ được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác với thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế được xác định là thời điểm lập hóa đơn đó;

– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

– Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, phần trăm (%) chiết khấu thương mại, khuyến mại theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền;

– Tên và mã số thuế của các tổ chốt nhận in hóa đơn đối với loại hình hóa đơn do cơ quan thuế đặt in;

– Chữ viết và chữ ký số, đồng tiền được thể hiện trên hóa đơn;

– Một số nội dung khác được thể hiện trên hóa đơn.

Như vậy có thể nói, khi xuất hóa đơn đối với hợp đồng mua bán cần phải bao gồm những nội dung cơ bản nêu trên.

3. Quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ: 

Căn cứ theo quy định tại Điều 4 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (sau được sửa đổi tại Nghị định 41/2022/NĐ-CP), có quy định về nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ. Cụ thể như sau:

– Khi bán hàng hóa, trong quá trình cung cấp dịch vụ, người bán sẽ cần phải lập hóa đơn để giao cho người mua theo quy định của pháp luật, trong hóa đơn đó cần phải ghi đầy đủ nội dung theo như phân tích nêu trên;

– Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ sẽ phải lập chứng từ khẩu trừ theo quy định của pháp luật, trong đó cần phải thể hiện đầy đủ các nội dung căn cứ theo quy định tại Điều 32 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (sau được sửa đổi tại Nghị định 41/2022/NĐ-CP). Trong trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì phải theo định giá chuẩn dữ liệu của các cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân thực hiện hoạt động ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khẩu trừ thuế thu nhập cá nhân. Đối với cá nhân không kí hợp đồng lao động hoặc cá nhân ký hợp đồng lao động với thời gian dưới 03 tháng, thì các tổ chức và cá nhân trả thu nhập được lựa chọn chứng từ khẩu trừ thuế đối với mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khẩu trừ cho anh nhiều lần khấu trừ trong một kỳ tính thuế nhất định với cơ quan có thẩm quyền. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động trong thời hạn từ 03 tháng trở lên, tổ chức và cá nhân chả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân đó 01 chứng từ khẩu trừ thuế trong một kỳ tính thuế nhất định;

– Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh trong quá trình sử dụng phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế, báo cáo tình hình sử dụng biên lai đặt in, tự in hoặc biên lai mua của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 29 và Điều 38 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (sau được sửa đổi tại Nghị định 41/2022/NĐ-CP); 

– Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế, quản lý thuế và quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (sau được sửa đổi tại Nghị định 41/2022/NĐ-CP).

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;

– Nghị định 41/2022/NĐ-CP của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP ngày 28/01/2022 của Chính phủ quy định chính sách miễn, giảm thuế theo Nghị quyết 43/2022/QH15 của Quốc hội về chính sách tài khóa, tiền tệ hỗ trợ Chương trình phục hồi và phát triển kinh tế – xã hội.