Điều kiện, thủ tục thành lập tổ chức hành nghề công chứng

Tổ chức hành nghề công chứng được hiểu là nơi chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản,… theo quy định của pháp luật. Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Tổ chức hành nghề công chứng có chức năng thực hiện hai nghiệp vụ chính là công chứng và chứng thực. Hiện nay, nhu cầu về việc công chứng, chứng thực các văn bản, hợp đồng giao dịch dân sự,… ngày càng tăng dẫn đến sự thành lập của nhiều tổ chức hành nghề công chứng. Vậy điều kiện, thủ tục thành lập tổ chức hành nghề công chứng như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Dịch vụ Luật sư tư vấn pháp luật qua điện thoại: 1900.6568

Cơ sở pháp lý: Luật công chứng năm 2014

1. Nguyên tắc thành lập tổ chức hành nghề công chứng

Theo quy định tại Điều 18 Luật công chứng năm 2014, việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng phải tuân theo các nguyên tắc sau đây:

– Việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng phải tuân theo các quy định của Luật công chứng năm 2014 và phù hợp với yêu cầu của Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.

– Phòng công chứng chỉ được phép thành lập mới tại những địa bàn chưa có điều kiện để có thể phát triển được Văn phòng công chứng.

– Văn phòng công chứng được thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, hoặc có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn sẽ được hưởng chính sách ưu đãi theo quy định của Chính phủ.

2. Điều kiện thành lập tổ chức hành nghề công chứng

Việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng phải tuân theo quy định của Luật công chứng năm 2014 và tuân theo Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.

Theo quy định của Luật công chứng 2014, quy định về Phòng công chứng và Văn phòng công chứng thì điều kiện để thành lập tổ chức hành nghề công chứng bao gồm điều kiện thành lập Phòng công chứng và điều kiện thành lập Văn phòng công chứng.

2.1. Điều kiện thành lập Phòng công chứng

– Phòng công chứng phải do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập.

– Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, phải có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng theo quy định của pháp luật.

– Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng theo quy định của pháp luật là Trưởng phòng. Trưởng phòng công chứng phải là công chứng viên và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc cách chức.

– Tên gọi của Phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Phòng công chứng” kèm theo số thứ tự thành lập của Phòng công chứng và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phòng công chứng được thành lập.

– Phòng công chứng phải sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Theo đó, Phòng công chứng được quyền khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định thành lập của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Thủ tục và hồ sơ xin khắc dấu của Phòng cồng chứng, việc quản lý, sử dụng con dấu của Phòng công chứng phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

2.2. Điều kiện thành lập Văn phòng công chứng

– Văn phòng công chứng phải được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật công chứng 2014 và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh theo quy định của pháp luật hiện hành.

Văn phòng công chứng bắt buộc phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên theo quy định của pháp luật và không có thành viên góp vốn.

– Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng bắt buộc là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng theo quy định và phải là công chứng viên đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.

– Tên gọi của Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, tên gọi của Văn phòng công chứng  không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác và không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

– Văn phòng công chứng hợp pháp theo quy định của pháp luật phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quy định.

Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng theo quy định của pháp luật, văn phòng công chứng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác theo quy định.

– Văn phòng công chứng phải sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Văn phòng công chứng được quyền khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập theo quy định của pháp luật. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu của Văn phòng công chứng, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

3. Thủ tục thành lập tổ chức hành nghề công chứng

3.1. Thủ tục thành lập Phòng công chứng

– Bước 1: Công chứng viên thành lập Phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Phòng công chứng theo quy định của pháp luật gửi tới Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở Phòng công chứng.

Hồ sơ đề nghị thành lập Phòng công chứng bao gồm:

+ Đơn đề nghị thành lập Phòng công chứng theo quy định của pháp luật

+ Đề án thành lập Phòng công chứng, trong đề án nêu rõ sự cần thiết thành lập Phòng công chứng, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở của Phòng công chứng cùng với các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.

+ Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên có công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật.

– Bước 2: Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp có trách nhiệm phải đăng tải thông tin trên báo trung ương hoặc báo địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong ba số liên tiếp về các nội dung như tên gọi, địa chỉ trụ sở tại địa phương của Phòng công chứng; thời gian ra quyết định thành lập và ngày bắt đầu hoạt động của Phòng công chứng tại địa phương đó.

– Bước 3: Sở Tư pháp phải đăng báo những nội dung thay đổi về tên gọi hoặc địa chỉ Phòng công chứng trên báo trung ương hoặc báo địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong trường hợp  Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng.

3.2. Thủ tục thành lập Văn phòng công chứng

– Bước 1: Công chứng viên thành lập văn phòng công chứng phải gửi hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng tới Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh nới đặt trụ sở Văn phòng công chứng.

Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng bao gồm:

+ Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật

+ Đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đề án nêu rõ sự cần thiết thành lập Văn phòng công chứng, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng công chứng cùng với các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.

+ Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên có công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật.

– Bước 2: Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm tiến hành xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng.

– Bước 3: Trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thì Văn phòng công chứng phải thực hiện đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp của địa phương nơi cho phép thành lập Văn phòng công chứng. Văn phòng công chứng được phép hoạt động kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động theo quy định của pháp luật.

* Thủ tục đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng

– Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Văn phòng công chứng phải thực hiện đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng.

– Nội dung đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng bao gồm: tên gọi của Văn phòng công chứng, họ tên Trưởng Văn phòng công chứng, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng, danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng nếu có theo quy định của pháp luật.

– Hồ sơ đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng bao gồm: đơn đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng, giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập Văn phòng công chứng và hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có) theo quy định của pháp luật.

– Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng, Sở Tư pháp có trách nhiệm cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng trong trường hợp hồ sơ hợp lệ; trong trường hợp từ chối cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng thì Sở Tue pháp phải có thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.

– Văn phòng công chứng được hoạt động công chứng theo quy định của pháp luật kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng.

* Hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên

Cá nhân đáp ứng đủ tiêu chuẩn trở thành công chứng viên có quyền đề nghị Bộ trưởng Bộ tư pháp ra quyết định bổ nhiệm công chứng viên theo quy định của pháp luật. Thành phần hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên bao gồm:

– Đơn đề nghị bổ nhiệm công chứng viên (theo mẫu) theo quy định của pháp luật;

– Phiếu lý lịch tư pháp của cá nhân có yêu cầu đề nghị bổ nhiệm công chứng viên;

– Bản sao bằng cử nhân luật hoặc thạc sĩ, tiến sĩ luật của cá nhân có yêu cầu đề nghị bổ nhiệm công chứng viên;

– Giấy tờ chứng minh về thời gian công tác pháp luật của cá nhân có yêu cầu đề nghị bổ nhiệm công chứng viên;

– Bản sao giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng của cá nhân có yêu cầu đề nghị bổ nhiệm công chứng viên;

– Bản sao giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng theo quy định và giấy tờ chứng minh là người được miễn đào tạo nghề công chứng (đối với người được miễn đào tạo nghề công chứng) của cá nhân có yêu cầu đề nghị bổ nhiệm công chứng viên;

– Bản sao giấy chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng của cá nhân có yêu cầu đề nghị bổ nhiệm công chứng viên;

– Giấy chứng nhận sức khỏe của cá nhân có yêu cầu đề nghị bổ nhiệm công chứng viên do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp.