Tầm quan trọng quá trình thương thảo hợp đồng đấu thầu

1. Tầm quan trọng của quá trình thương thảo hợp đồng đấu thầu:

Trước hết, căn cứ theo quy định tại Điều 38 của Văn bản hợp nhất Luật đấu thầu năm 2022 có quy định về quy trình lựa chọn nhà thầu. Theo đó, quy trình lựa chọn nhà thầu sẽ được thực hiện như sau:

– Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu;

– Tổ chức lựa chọn nhà thầu;

– Đánh giá và nghiên cứu hồ sơ dự thầu;

– Thương thảo hợp đồng;

– Trình, thẩm định và phê duyệt, thực hiện các thủ tục công khai kết quả lựa chọn nhà thầu;

– Hoàn thiện và ký kết hợp đồng.

Như vậy có thể nói, quá trình thương thảo hợp đồng đấu thầu đóng vai trò vô cùng quan trọng. Đây được coi là một trong những giai đoạn cần thiết trong quy trình lựa chọn nhà thầu.

Về bản chất, trong hồ sơ mời thầu cũng như hồ sơ dự thầu do các nhà thầu đề xuất, đối với nhiều gói thầu khác nhau, đặc biệt là gói thầu có tính chất đặc thù và yêu cầu kỹ thuật phức tạp thì sẽ không thể lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng đấu thầu một cách bừa bãi, không phải chỉ dựa trên hồ sơ là có thể nói lên được hết tất cả các vấn đề trong quá trình ký kết hợp đồng đấu thầu. Hơn nữa nếu như chỉ dựa trên các thông tin mà các bên cung cấp thì cũng không thể đánh giá được các hoạt động xoay quanh vấn đề đấu thầu, không thể đánh giá dự án và công trình có thành công trên thực tế hay không. Hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu sẽ bị giới hạn về mặt câu chữ, do vậy các bên cần phải ngồi lại để giải quyết những vấn đề chưa rõ, chưa đầy đủ chi tiết hoặc còn có sự khác nhau, tránh trường hợp cách hiểu không thống nhất từ đó dẫn đến mâu thuẫn. Vì vậy, các bên cần phải nói chuyện và bàn bạc, người ta gọi đó là quá trình thương thảo hợp đồng.

Quá trình thương thảo hợp đồng đấu thầu chính là một giai đoạn để giúp cho các bên giải quyết những thắc mắc, đàm phán sâu hơn về nhiều vấn đề, tránh trường hợp chậm tiến độ, đội vốn do quá trình tranh cãi kéo dài. Do đó, thương thảo hợp đồng là một bước vô cùng quan trọng để các bên có thể ngồi lại với nhau trước khi triển khai các công trình và ký kết hợp đồng trên thực tế. Bên cạnh đó, quá trình thương thảo hợp đồng phải được thực hiện trước khi trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu. Quy định này của pháp luật về đấu thầu đã góp phần nâng cao ý nghĩa và hiệu quả của giai đoạn thương thảo hợp đồng.

2. Những nội dung cần phải thương thảo trong quá trình thương thảo hợp đồng đấu thầu: 

Căn cứ theo quy định tại Điều 38 của Văn bản hợp nhất Luật đấu thầu năm 2020 có quy định về thương thảo hợp đồng, theo đó, trong trường hợp nhà thầu được mời đến thương thảo hợp đồng, tuy nhiên nhà thầu đó không đến thương thảo hoặc nhà thầu có hành vi từ chối thương thảo hợp đồng, thì các nhà thầu sẽ không được nhận lại chi phí bảo đảm dự thầu. Có thể nói, khi đấu thầu theo phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ, việc thương thảo hợp đồng trong trường hợp này sẽ được thực hiện đối với các nhà thầu xếp hạng thứ nhất. Nội dung của quá trình thương thảo hợp đồng đấu thầu sẽ cần phải bao gồm những nội dung cơ bản sau:

– Thương thảo cụ thể một số nội dung cần thiết trong hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu. Các bên thương thảo về những nội dung chưa đầy đủ, chưa rõ ràng, những nội dung chưa phù hợp, những nội dung chưa thống nhất giữa hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu, giữa các nội dung có sự mâu thuẫn trong hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu để tránh dẫn đến các tranh chấp phát sinh sau này, hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng đấu thầu;

– Thương thảo về các sai lệch. Thương thảo về các sai lệch sẽ do nhà thầu phát hiện và đề xuất trong hồ sơ dự thầu, quá trình thương thảo bao gồm các đề xuất thay đổi hoặc các phương án thay thế của các nhà thầu nếu như các nhà thầu nhận thấy trong hồ sơ mời thầu có quy định cho phép các nhà thầu đưa ra các phương án thay thế;

– Thương thảo về vấn đề nhân sự trong quá trình thực hiện hợp đồng đấu thầu. Trong quá trình thương thảo, các nhà thầu không được thay đổi nhân sự chủ chốt đã được đề xuất trong hồ sơ dự thầu để có thể đảm nhiệm các vị trí thiết kế, khảo sát, vị trí chỉ huy trưởng đối với các công trường. Trường hợp do thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu kéo dài hơn so với các quy định của pháp luật xuất phát từ sự kiện bất khả kháng mà vị trí nhân sự chủ chốt do các nhà thầu đề xuất trước đó không thể đảm nhiệm và không thể tham gia thực hiện quá trình đấu thầu trên thực tế, thì nhà thầu mới được phép thay đổi nhân sự khác, tuy nhiên cần phải đảm bảo rằng nhân sự thay thế đó phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu về trình độ và kinh nghiệm, năng lực tương đương hoặc cao hơn so với nhân sự đã được đề xuất trước đó, và không được thay đổi giá dự thầu;

– Thương thảo về các vấn đề khác phát sinh trong hợp đồng đấu thầu. Việc thương thảo về các vấn đề khác phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu nhằm mục đích hoàn thiện các nội dung và hoàn thiện hơn nữa quy định về các gói thầu. Đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn thì cần phải thương thảo về các chi phí có liên quan đến dịch vụ, dựa trên cơ sở phù hợp với yêu cầu của quả cầu và phù hợp với điều kiện thực tế. Ngoài ra, các bên có thể thương thảo về một số nội dung cần thiết khác mà các bên có nhu cầu.

3. Nguyên tắc thương thảo trong quá trình thương thảo hợp đồng đấu thầu: 

Căn cứ theo quy định tại Điều 54 của Văn bản hợp nhất Luật đấu thầu năm 2022 thì việc thương thảo hợp đồng cần phải dựa trên cơ sở: Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ dự thầu và các tài liệu liên quan đến hồ sơ dự thầu của các nhà thầu, hồ sơ mời thầu. Nguyên tắc thương thảo hợp đồng cần phải tuân thủ theo những nguyên tắc cơ bản sau:

– Không được tiến hành hoạt động thương thảo đối với các nội dung mà các nhà thầu đã thực hiện phù hợp với quy định của pháp luật, thực hiện theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu;

– Việc thương thảo sẽ không được làm thay đổi đơn giá dự thầu của các nhà thầu trái quy định của pháp luật sau khi đã thực hiện hoạt động sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lịch và trừ đi giá trị giảm giá;

– Trong quá trình thực hiện các thủ tục đánh giá hồ sơ dự thầu và thương thảo hợp đồng, nếu như có phát hiện khối lượng mời thầu được quy định trong bản tiên lượng mời thầu bị thiếu so với hồ sơ thiết kế ban đầu, thì bên mời thầu sẽ phải yêu cầu các nhà thầu bổ sung khối lượng công việc thiếu đó sao cho phù hợp với quy định của pháp luật và phù hợp với hồ sơ, dựa trên cơ sở đơn giá đã chào;

– Trong trường hợp trong hồ sơ dự thầu chưa có đơn giá thì bên mời thầu sẽ cần phải thực hiện nghĩa vụ báo cáo đối với chủ đầu tư để xem xét và ra quyết định về việc áp đặt đơn giá nêu trong dự toán đã phê duyệt đối với khối lượng công việc bị thiếu so với hồ sơ thiết kế ban đầu vật đơn giá của nhà thầu khác đã vượt qua mức đánh giá về an toàn kĩ thuật nếu được giá này thấp hơn so với đơn giá đã phê duyệt trong dự toán gói thầu;

– Khi thương lượng đối với phần sai lệch thiếu thì sẽ cần phải lấy mức đơn giá chào hàng thấp nhất trong số các hồ sơ dự thầu khác vượt qua bước đánh giá về kĩ thuật để thương thảo đối với phần sai lệch thiếu đó. Việc thương thảo đối với phần sai lệch thiếu cần phải được thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

Văn bản hợp nhất 05/VBHN-VPQH 2022 Luật Đấu thầu.