Sử dụng con dấu đóng vào văn bản cung cấp theo yêu cầu như thế nào?

Sử dụng con dấu đóng vào văn bản cung cấp theo yêu cầu như thế nào? Sử dụng, quản lý con dấu.

Tóm tắt câu hỏi:

Tôi đang làm ở cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có đơn vị đến xin văn bản tài liệu và cơ quan tôi đã cung cấp nhưng văn bản đó là do UBND huyện và các cơ quan khác ban hành. Đơn vị xin văn bản yêu cầu đóng dấu treo lên văn bản Cơ quan tôi đã cung cấp. Vậy cho hỏi cơ quan tôi có được đóng dấu treo lên các văn bản đã cung cấp không? Tại sao? Xin chân thành cảm ơn??

Luật sư tư vấn:

Cám ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình đến Ban biên tập – Phòng tư vấn trực tuyến của Công ty LUẬT DƯƠNG GIA. Với thắc mắc của bạn, Công ty LUẬT DƯƠNG GIA xin được đưa ra quan điểm tư vấn của mình như sau:

1. Cơ sở pháp lý

– Nghị định 110/2004/NĐ-CP

2. Nội dung tư vấn

Điều 25 Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu như sau:

“1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghị định này.

2. Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;

b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;

c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;

d) Không được đóng dấu khống chỉ.

3. Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:

a) Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;

b) Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.”

>>> Luật sư tư vấn về sử dụng, quản lý con dấu qua tổng đài: 1900.6568

Theo đó, khoản 3 của Điều 25 được trích dẫn nêu trên có quy định nguyên tắc sử dụng con dấu là chỉ đóng dấu của cơ quan, tổ chức lên những văn bản do cơ quan, tổ chức đó ban hành, những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó. Như vậy, từ những thông tin bạn cung cấp, các văn bản mà đơn vị xin văn bản yêu cầu đóng dấu treo không phải do cơ quan của bạn ban hành mà là của UBND huyện và các cơ quan khác thì cơ quan của bạn không được đóng dấu lên những văn bản này. Thay vào đó bạn có thể ra một văn bản là biên bản giao nhận, cung cấp tài liệu cho đơn vị xin văn bản.