Chi nhánh là gì? So sánh chi nhánh và văn phòng đại diện?

1. Chi nhánh là gì?

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

2. So sánh chi nhánh và văn phòng đại diện:

Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính

2.1. Giống nhau:

– Đều là đơn vị phụ thuộc của một doanh nghiệp nào đó( ngân hàng, tổ chức kinh doanh, công ty..)

– Chi nhánh công ty và văn phòng đại diện đều là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, hoạt động dưới sự ủy quyền của doanh nghiệp và không có tài sản riêng, do vậy cả chi nhánh và văn phòng đại diện đều không có tư cách pháp nhân.

– Hoạt động nhân danh chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc người đứng đầu tổ chức đó.

– Thừa sự ủy quyền của chủ doanh nghiệp hoặc người đứng đầu tổ chức.

– Có mã số thuế riêng với 13 số. Chi nhánh, văn phòng đại diện phải làm thủ tục kê khai thông tin và đăng ký hoạt động gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, thành phố nơi chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở.

– Chi nhánh công ty và văn phòng đại diện đều có thể thành lập cả trong/ngoài nước và có thể có nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện ở cùng tỉnh, thành phố. Đồng thời, các chi nhánh, văn phòng đại diện đó có thể ở cùng tỉnh, thành phố cùng nơi đặt trụ sở chính của công ty mẹ.

– Trong hồ sơ đăng ký chi nhánh hoặc văn phòng đại diện là những giấy tờ có giá trị pháp lý là ngang nhau.

2.2. Khác nhau:

Về chi nhánh

– Hoạt động kinh doanh: Được đăng ký kinh doanh tất cả các ngành nghề công ty đăng ký.

– Con dấu, giấy phép hoạt động:

+ Có con dấu riêng

+ Có giấy chứng nhận hoạt động riêng.

– Về đặt tên: Tên Chi nhánh phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện

– Ký kết hợp đồng, xuất hóa đơn:

+ Được phép ký hợp đồng kinh tế;

+ Được phép sử dụng và xuất hóa đơn.

– Mã số thuế: Có mã số thuế riêng 13 số. Chi nhánh kê khai thuế theo mã số thuế chính là mã số chi nhánh ghi nhận tại Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.

– Hạch toán  thuế: Chi nhánh được lựa chọn hình thức Hạch toán độc lập hoặc Phụ thuộc

– Các loại thuế phải nộp:

+ Thuế môn bài

+ Thuế Giá trị gia tăng

+ Thuế thu nhập doanh nghiệp

+ Thuế thu nhập cá nhân

Về văn phòng đại diện

– Hoạt động kinh doanh: Không có chức năng kinh doanh, chỉ có chức năng đại diện theo ủy quyền của Công ty.

– Con dấu, giấy phép hoạt động:

+ Có con dấu riêng của văn phòng đại diện

+ Có giấy chứng nhận hoạt động riêng.

– Về đặt tên: Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện

– Ký kết hợp đồng, xuất hóa đơn:

+ Không được đứng tên trên hợp đồng kinh tế;

+ Không được đăng ký, sử dụng hóa đơn.

– Mã số thuế: Có mã số thuế riêng 13 số. Văn phòng đại diện kê khai thuế theo mã số thuế chính là mã số Văn phòng ghi nhận tại Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.

– Hạch toán  thuế: Kê khai độc lập với công ty tại cơ quan thuế nơi đặt trụ sở Văn phòng đại diện quản lý.

– Các loại thuế phải nộp: Thuế thu nhập cá nhân.

Như vậy, đối với việc thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện đều là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên hầu như quá trình thành lập và hoạt động của hai đơn vị này là giống nhau đều không có tư cách pháp nhân và có con dấu riêng và được thành lập ở cả nước ngoài hoặc trong nước, hai đơn vị này chỉ khác ở một số mục như hoạt động kinh doanh bởi văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh mà chỉ đảm nhiệm vai trò là đại diện kèm theo đó là không có quyền ký, xuất hóa đơn,…

3. Đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp:

– Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

– Trường hợp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện.

Về hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện gồm các giấy tờ sau:

– Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

+ Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

+ Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;

+ Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

– Thông báo lập địa điểm kinh doanh

+ Doanh nghiệp có thể lập địa điểm kinh doanh tại địa chỉ khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh;

+ Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi thông báo lập địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt địa điểm kinh doanh;

+ Thông báo lập địa điểm kinh doanh do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký trong trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp hoặc do người đứng đầu chi nhánh ký trong trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh.

– Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.

Trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh cho doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.

– Việc lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó.

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính và kèm theo thông báo phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.

Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.

Như vậy, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện là đơn vị của doanh nghiệp được đặt ở trong nước hoặc cả nước ngoài. Theo đó trình tự thành lập chi nhanh, văn phòng đại diện là giống nhau về mặt pháp lý và các giấy tờ thực hiện giao dịch đăng ký thành lập và được tiến hành theo trình tự như chúng tôi đã trình bày ở nội dung trên.

Thành lập chi nhánh công ty hay văn phòng đại diện sẽ tùy vào mục đích của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp muốn mở rộng phạm vi hoạt động, đẩy mạnh kinh doanh, tăng lợi nhuận và tạo điều kiện thuận lợi trong việc chăm sóc khách hàng thì nên chọn thành lập chi nhánh công ty.

Nếu doanh nghiệp muốn tiện lợi hơn trong các hoạt động trao đổi hồ sơ, trưng bày sản phẩm, chăm sóc khách hàng… thì nên thành lập văn phòng đại diện.

Các văn bản pháp luật có liên quan đến bài viết:

– Luật doanh nghiệp 2020

– Nghị định Số: 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp