Sổ công chứng là gì? Sổ công chứng được dùng để làm gì?

1. Sổ công chứng là gì?

1.1. Công chứng là gì?

Tại Việt Nam, công chứng bắt đầu xuất hiện vào năm 1987 và được quy định tại Thông tư 574/QLTPK ngày 10/10/1987:

Công chứng là một hoạt động của nhà nước với mục đích giúp các cơ quan, tổ chức, công dân lập và xác nhận các văn bản, sự kiện có ý nghĩa pháp lý, hợp pháp hóa các văn bản, sự kiện đó, làm cho các văn bản, sự kiện đó có hiệu lực thực hiện.

Đây chính là thông tư có ý nghĩa rất quan trọng, nó mang ý nghĩa khai sinh hệ thống công chứng của nhà nước Việt Nam. Dần theo thời gian, những văn bản pháp lý quy định về công chứng đã được hoàn thiện hơn và phù hợp với thực tế từng giai đoạn. Cho đến năm 2014, Luật Công chứng 2014 được Quốc hội thông qua ngày 20/06/2014 và có hiệu lực ngày 01/01/2015 quy định về công chứng như sau:

Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính hợp pháp, chính xác không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Theo quy định đó thì công chứng chính là việc công chứng viên làm việc trong một tổ chức hoạt động lĩnh vực công chứng thực hiện hành vi chứng nhận về tính xác thực, tính hợp pháp của những hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản; xác nhận về tính chính xác và không trái với đạo đức xã hội của các bản dịch giấy tờ từ tiếng việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại.

Công chứng có những đặc điểm sau:

– Công chứng là một hoạt động do các công chứng viên trong tổ chức công chứng thực hiện theo quy định của pháp luật về công chứng.

– Về đối tượng yêu cầu công chứng: có thể là các cá nhân, tổ chức là người Việt Nam hoặc các cá nhân, tổ chức là người nước ngoài có yêu cầu tổ chức công chứng thực hiện công chứng các giao dịch dân sự bằng văn bản hoặc các bản dịch.

– Nội dung của việc công chứng: để xác định tính hợp pháp của các giao dịch dân sự bằng văn bản. Xác nhận các tính chính xác, tính hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của các bản dịch giấy tờ và của các văn bản.

– Có hai loại giao dịch được công chứng đó là công chứng tự nguyện theo yêu cầu của các cá nhân, tổ chức (ví dụ như hợp đồng vay tài sản không thế chấp các tài sản phải đăng ký quyền sở hữu; lập di chúc;…) và công chứng bắt buộc theo quy định của pháp luật (ví dụ như hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất;…).

Việc công chứng là một việc hết sức quan trọng và nó tạo nên sự ràng buộc giữa các bên về giá trị pháp lý, đặc biệt là những hợp đồng giao dịch bắt buộc phải công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam (chuyển nhượng đất đai, mua bán xe ô tô,..). Ngoài ra, đối với những giao dịch không có sự bắt buộc phải công chứng theo quy định pháp luật thì khi công chứng những loại văn bản đó sẽ hạn chế được những rủi ro pháp lý cũng như những tranh chấp sẽ xảy ra sau quá trình giao dịch.

1.2. Sổ công chứng là gì?

Trong hoạt động lĩnh vực công chứng, một trong các việc mà tổ chức công chứng phải làm trước khi đưa tổ chức của mình vào hoạt động chính thức đó là phải lập sổ công chứng theo quy định của pháp luật. Việc lập sổ công chứng với mục đích là theo dõi, quản lý các công việc công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng. Như vậy, sổ công chứng chính là sổ lập lên để theo dõi, quản lý các công việc và phải được lập theo mẫu do nhà nước ban hành; công tác quản lý, sử dụng phải tuân theo pháp luật quy định.

2. Sổ công chứng được dùng để làm gì?

Theo quy định tại điều 25 Thông tư 01/2021/TT-BTP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật công chứng có quy định rõ: Sổ công chứng dùng để theo dõi, quản lý các việc công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng.

Như vậy, sổ công chứng được dùng để theo dõi, quản lý trong việc công chứng ở các tổ chức hoạt động trong ngành nghề công chứng.

Quy định về sổ công chứng:

– Sổ công chứng phải được lập theo từng năm;

– Ngày bắt đầu mở sổ của từng năm là ngày 01 tháng 01 và ngày khóa sổ là ngày cuối cùng của năm là ngày 31 tháng 12;

– Trong sổ bắt buộc phải đánh số trang, số trang phải được viết liên tiếp lần lượt theo thứ tự bắt đầu từ số 01 cho đến khi hết sổ;

– Trong sổ không được bỏ trống bất kỳ một dòng, một trang nào;

– Tất cả các trang đã viết phải được đóng dấu giáp lai của tổ chức công chứng đó theo quy định của pháp luật;

– Khi thực hiện thủ tục khóa sổ tổ chức công chứng phải thống kê lại tổng số việc công chứng đã được thực hiện trong năm mở sổ công chứng;

– Sau khi thực hiện xong việc khóa sổ thì người đứng đầu tổ chức công chứng phải xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và phải đóng dấu vào sổ.

Trong sổ công chứng sẽ phải có số công chứng, kèm theo quyển số, năm thực hiện hành vi công chứng và phải có ký hiệu loại việc công chứng. Trong đó, số công chứng sẽ phải ghi theo số thứ tự lần lượt và liên tục từ 01 đến hết năm, đặc biệt trong số thứ tự số công chứng không được kèm theo chữ cái. Ví dụ như trong hợp đồng đặt cọc giữa anh A và anh B khi đến tổ chức công chứng yêu cầu công chứng hợp đồng đặt cọc thì số công chứng của hợp đồng đặt cọc đó chính là “Số công chứng: 555; Quyển số: 01/2020 – TP/CC-SCC/HĐGD”.

Sổ công chứng phải được lập theo mẫu của Bộ Tư pháp ban hành (mẫu được ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BTP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật công chứng.

Sổ công chứng bao gồm có hai loại:

– Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch (theo mẫu TP-CC-27);

– Sổ công chứng bản dịch (theo mẫu TP-CC-28).

Với thời buổi công nghệ như hiện nay thì vấn đề làm việc qua các công cụ hỗ trợ điện tử là vấn đề cần thiết và cần được phát triển hơn. Chính vì thế, hiện nay các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công chứng có thể lập sổ công chứng bằng hình thức điện tử. Tuy nhiên, khi tổ chức công chứng sử dụng hình thức lập sổ công chứng điện tử thì định kỳ hàng tháng tổ chức công chứng phải in và đóng thành sổ và phải đóng dấu giáp lai vào từng trang của sổ.

3. Nghĩa vụ của các tổ chức hành nghề công chứng:

Khi thành lập tổ chức hành nghề công chứng, các phòng/văn phòng công chứng phải tuân thủ những nghĩa vụ mà pháp luật quy định, cụ thể:

– Người đứng đầu tổ chức công chứng phải có nghĩa vụ quản lý người công chứng viên đang hành nghề tại tổ chức của mình trong việc phải tuân thủ các quy định của pháp luật và các quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

– Chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật về luật lao động, luật thuế, tài chính, thống kê.

– Thực hiện các chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của các cơ quan hành chính nhà nước.

– Niêm yết các vấn đề sau tại trụ sở, văn phòng của tổ chức mình: lịch làm việc của các công chứng viên, thủ tục công chứng như thế nào, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng được quy định theo pháp luật, thù lao công chứng của văn phòng và các chi phí khác có liên quan.

– Mua bảo hiểm bắt buộc là bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho các công chứng viên hành nghề trong tổ chức của và phải được duy trì trong suốt thời gian công chứng viên đó vẫn tham gia lao động tại văn phòng.

– Tổ chức công chứng phải là người trực tiếp bồi thường thiệt hại cho những cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng và các cá nhân, tổ chức khác nếu xác định được lỗi do công chứng viên của tổ chức mình, nhân viên hoặc người phiên dịch là cộng tác viên gây ra trong quá trình công chứng. Sau khi tổ chức công chứng đã bồi thường cho người bị thiệt hại thì những người có lỗi trong quá trình công chứng phải hoàn trả lại một khoản tiền hợp lý cho tổ chức hành nghề công chứng mà họ đã bỏ ra đền bù cho khách hàng. Nếu người có lỗi không hoàn trả thì sẽ giải quyết theo thủ tục dân sự và tố tụng dân sự Việt Nam.

– Tiếp nhận, tạo những điều kiện thuận lợi và phải quản lý những người đang tập sự hành nghề công chứng trong quá trình tập sự tại tổ chức của mình.

– Tạo điều kiện cho các công chứng viên của tổ chức mình được tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng vào hằng năm.

– Thực hiện những yêu cầu của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về các việc như báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp các thông tin về các hợp đồng, giao dịch, bản dịch mà tổ chức mình đã công chứng.

– Phải lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng.

– Chia sẻ những thông tin về những nguồn gốc tài sản, các tình trạng giao dịch của tài sản và những thông tin khác về các biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với những tài sản có liên quan đến các hợp đồng, giao dịch do các công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để thực hiện đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng

– Các nghĩa vụ khác mà theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Các văn bản pháp luật có liên quan đến bài viết:

– Luật Công chứng 2014

– Thông tư 01/2021/TT-BTP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật công chứng

– Nghị định 29/2015/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành mộ số điều của Luật Công chứng.