Quy định về xuất hóa đơn khi tham gia đấu thầu

1. Quy định về xuất hóa đơn khi tham gia đấu thầu:

– Theo quy định tại khoản 26, 27 Điều 4 Luật Đấu thầu 2023 thì có thể hiểu hoạt động đấu thầu có sự tham gia của rất nhiều đối tượng khác nhau, nhưng phổ biến và quan trọng nhất liên quan đến việc xuất hóa đơn sẽ xoay quanh những đối tượng là nhà thầu, nhà thầu phụ.

+ Nhà thầu được biết đến là những tổ chức, cá nhân hoặc kết hợp giữa các tổ chức hoặc giữa các cá nhân với nhau theo hình thức liên danh, hoạt động kết hợp này dựa trên cơ sở thỏa thuận liên danh tham dự thầu, đứng tên dự thầu và trực tiếp ký, thực hiện hợp đồng nếu được lựa chọn. Đối với trường hợp liên danh, thỏa thuận liên danh phải quy định rõ trách nhiệm của thành viên đứng đầu liên danh và trách nhiệm chung, trách nhiệm riêng của từng thành viên trong liên danh đối với toàn bộ phạm vi của gói thầu.

+ Nhà thầu phụ là tổ chức, cá nhân ký hợp đồng với nhà thầu để tham gia thực hiện công việc xây lắp; tiến hành hoạt động tư vấn; phi tư vấn; dịch vụ liên quan của gói thầu cung cấp hàng hóa; công việc thuộc gói thầu hỗn hợp.

–  Liên quan đến các quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ:

Căn cứ theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ được quy định như sau:

+ Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Hiện nay, việc xuất hóa đơn có thể thông qua điện tử để thực hiện nên trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này;

+ Khi tiến hành việc ủy nhiệm cho một bên thứ ba lập hóa đơn thì người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo đúng hình thức, thủ tục. Trong hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập vẫn phải thể hiện tên đơn vị bán là bên ủy nhiệm.

Để được pháp luật công nhận hoạt động ủy quyền này thì việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm thể hiện đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm (mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; đồng thời thể hiện rõ được phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm) và phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ. Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể nội dung này;

Với các nội dung trên thì về nguyên tắc thì trường hợp nhà thầu phụ ký hợp đồng và chịu trách nhiệm với nhà thầu chính thì nhà thầu phụ phải thực hiện xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho nhà thầu chính theo quy định của pháp luật.

Ví dụ: Trường hợp công ty là nhà thầu phụ ( gọi tắt là A) chuyên cung cấp lắp ráp các tủ đồ thiết kế của một dự án công trình xây dựng và có ký hợp đồng với công ty xây dựng là nhà thầu chính (gọi tắt là B) của dự án này thì công ty A trách nhiệm xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho công ty B theo quy định (chứ không xuất hóa đơn cho chủ đầu tư dự án).

Khi đó, công ty xây dựng là nhà thầu chính của dự án có trách nhiệm xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho chủ đầu tư dự án xây dựng để chủ đầu tư ghi nhận chi phí.

2. Thời điểm lập hóa đơn đấu thầu:

Tại Điểm c Khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể như sau:

– Đối với các trường hợp cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác như trường hợp cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không cho các hãng hàng không, hoạt động cung cấp điện (trừ đối tượng quy định tại điểm h khoản này), nước, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát (bao gồm cả dịch vụ đại lý, dịch vụ thu hộ, chi hộ), dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ logistic, dịch vụ công nghệ thông tin (trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này) được bán theo kỳ nhất định.

Trong các trường hợp nêu trên thì áp dụng thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với người mua;

–  Đối với dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ công nghệ thông tin (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ nhưng cũng phải đảm bảo rằng hoạt động này diễn ra chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối;

Trường hợp cung cấp dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng) thông qua bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn GTGT hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng, cơ sở kinh doanh dịch vụ lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu phát sinh theo từng dịch vụ người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế;

–  Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền…

Đồng thời, căn cứ Khoản 5 Điều 8 Thông tư số 219/2013/TT-BTC đã quy định thời điểm xác định thuế GTGT đối với xây dựng, lắp đặt, bao gồm cả đóng tàu, là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Như vậy, thời điểm lập hóa đơn trong hoạt động xây dựng, lắp đặt chính là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

3. Lập sai hóa đơn đã giao cho người mua nhưng tiến hành lập lại trước khi bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện thì có bị phạt không?

Theo quy định của Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ. Mức phạt cảnh cáo sẽ được áp dụng đối với một trong các hành vi sau đây:

– Đối tượng có trách nhiệm lập hóa đơn nhưng lại diễn ra không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ;

– Có sai phạm trong việc lập hóa đơn liên tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khác quyển (dùng quyển có số thứ tự lớn hơn và chưa dùng quyển có số thứ tự nhỏ hơn) và để giải quyết vấn đề này thì tổ chức, cá nhân sau khi phát hiện ra đã hủy các quyển hóa đơn có số thứ tự nhỏ hơn;

– Thậm chí có tồn tại trường hợp là lập sai loại hóa đơn theo quy định đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, bên bán và bên mua phát hiện việc lập sai loại hóa đơn và lập lại loại hóa đơn đúng theo quy định trước khi cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế và không ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế.

Như vậy, lập sai hóa đơn đã giao cho người mua nhưng tiến hành lập lại trước khi bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện sẽ không bị xử phạt tiền mà sẽ tiến hành cảnh cáo đối với hành vi này.

Văn bản pháp luật được sử dụng:

– Luật Đấu thầu 2023;

– Nghị định số 125/2020/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn;

– Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định về hóa đơn, chứng từ.