Quy định về việc xuất hóa đơn cho cá nhân như thế nào?

1. Quy định về việc xuất hóa đơn cho cá nhân như thế nào?

Vấn đề xuất hóa đơn cho cá nhân là một trong những vấn đề vô cùng quan trọng, doanh nghiệp cần phải đặc biệt lưu tâm và chú ý. Căn cứ theo quy định tại khoản 7 Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính, có quy định cụ thể về cách xuất hóa đơn điện tử cho cá nhân. Theo đó, việc xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng là cá nhân sẽ có sự linh động thay đổi tùy theo từng trường hợp cụ thể nhất định. Cụ thể như sau:

Thứ nhất, đối với các giao dịch có giá trị hơn 200.000 đồng tuy nhiên khách hàng không lấy hóa đơn. Đối với trường hợp này, người bán vẫn bắt buộc phải thực hiện thủ tục lập hóa đơn theo quy định của pháp luật, trong hóa đơn đó cần phải ghi rõ thông tin về việc “khách hàng là cá nhân không lấy hóa đơn” hoặc “khách hàng là cá nhân không cung cấp thông tin liên quan tới mã số thuế, tên và địa chỉ của khách hàng”. Đây được xem là một trong những quy định bắt buộc bên bán hàng cần phải tuân thủ, bên bán hàng bắt buộc phải thực hiện dù khách hàng là cá nhân có lấy hóa đơn hay không lấy hóa đơn. Đồng thời, với các cơ sở kinh doanh xăng dầu, ngay cả khi khách hàng là cá nhân không lấy hóa đơn, thì cơ sở kinh doanh đó vẫn cần phải lập chung 01 hóa đơn cho người mua xăng dầu tuy nhiên không lấy hóa đơn trong ngày. Trong trường hợp đơn hàng có giá trị từ 200.000 đồng trở lên, tuy nhiên người bán không lập hóa đơn thì sẽ bị xử phạt với mức phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng căn cứ theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, tùy thuộc vào từng mức độ vi phạm và hậu quả khác nhau. Đồng thời, người bán vẫn sẽ phải thực hiện nghĩa vụ xuất hóa đơn và giao hóa đơn đó cho người mua sau khi nộp phạt. 

Thứ hai, đối với những giao dịch có giá trị dưới 200.000 đồng và người mua là cá nhân không lấy hóa đơn. Theo quy định của pháp luật hiện nay, khi thuộc trường hợp này thì pháp luật không bắt buộc người bán phải lập hóa đơn. Tuy nhiên, trong bảng thống kê bán hàng hóa thì người bán cần phải ghi rõ các thông tin sau: thông tin liên quan đến người bán bao gồm họ và tên, địa chỉ của người bán, mã số thuế của người bán, tên hàng hóa và dịch vụ được bán, ngay lập, tên và chữ ký của người lập. Bên cạnh đó, trong trường hợp người bán tiến hành thủ tục nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, thì cần phải ghi vào trong bảng kê nội dung “tiền thuế giá trị gia tăng” và “thuế suất giá trị gia tăng”. Sau đó, bên bán cần phải tiến hành hoạt động lập hóa đơn giá trị gia tăng với số tiền ghi ở mục “tổng cộng” với đầy đủ tên và chữ ký của người bán. Trên hóa đơn đó, tại phần thông tin của người mua thì cần phải ghi rõ “bán lẻ không giao hóa đơn”. 

Thứ ba, trong một số trường hợp sau đây thì người bán sẽ không cần phải xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng là cá nhân. Bao gồm:

– Cá nhân nhận tiền thưởng, nhận tiền bồi thường, nhận tiền chuyển nhượng và những khoản thu tài chính khác căn cứ theo quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thi hành Luật Thuế giá trị gia tăng và Nghị định 209/2013/NĐ-CP ngày 18/12/2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng;

– Giá trị đơn hàng được xác định là dưới 200.000 đồng, đồng thời bên mua không yêu cầu lập hóa đơn căn cứ theo quy định tại Thông tư 26/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính;

– Các đơn vị kinh doanh tự xây dựng, tự sản xuất các tài sản phục vụ cho hoạt động kinh doanh chịu thuế giá trị gia tăng sẽ không cần phải lập hóa đơn đối với các loại tài sản đó căn cứ theo quy định tại Thông tư 119/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính;

– Các loại hàng hóa lưu hành nội bộ hoặc các loại hàng hóa luân chuyển với mục đích tiếp tục phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh căn cứ theo quy định tại Thông tư 26/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính.

2. Quy định về nội dung trên hóa đơn cho cá nhân: 

Căn cứ theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ (sửa đổi tại Nghị định 41/2022/NĐ-CP), có quy định cụ thể về nội dung cần phải phản ánh trên hóa đơn điện tử. Trên hóa đơn cho cá nhân sẽ bao gồm các nội dung như sau:

– Tên hóa đơn, tuy nhiên cần phải lưu ý ghi tên hóa đơn phù hợp với quy định tại Điều 8 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ (sửa đổi tại Nghị định 41/2022/NĐ-CP);

– Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, tuy nhiên cần phải lưu ý, trong đó bao gồm ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử;

– Số hóa đơn, tuy nhiên quá trình ghi số hóa đơn cần phải tuân thủ theo quy định của pháp luật, số thứ tự trên hóa đơn cần phải bắt đầu từ 01 và kết thúc vào 31/12 hằng năm;

– Cần phải ghi rõ thông tin cơ bản của người bán, trong đó bao gồm tên của người bán, địa chỉ của người bán, mã số thuế của người bán;

– Cần phải ghi rõ thông tin của người mua, trong đó bao gồm tên của người mua, địa chỉ của người mua và mã số thuế của người mua;

– Thông tin về hàng hóa và dịch vụ, trong đó bao gồm tên hàng hóa và dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế, thuế suất giá trị gia tăng và tổng tiền thuế giá trị gia tăng;

– Chữ ký hoặc điểm chỉ của người bán và người mua;

– Thời điểm lập hóa đơn, tức là ngày tháng năm lập hóa đơn;

– Thời điểm ký số, tức là ngày tháng năm ký số trên hóa đơn điện tử;

– Mã của cơ quan thuế đối với trường hợp hóa đơn có sử dụng mã của cơ quan thuế, phí, lệ phí, khuyến mại và chiết khấu;

– Chữ viết, chữ số, đồng tiền được sử dụng trên hóa đơn, trong đó bao gồm chữ viết bằng tiếng Việt và số Ả-rập, và đồng thời đồng tiền thể hiện bằng đồng Việt Nam có thể viết tắt bằng “đ” hoặc ngoại tệ theo quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, điều luật này cũng có quy định một số trường hợp hóa đơn điện tử xuất cho khách hàng cá nhân không bắt buộc phải bao gồm đầy đủ nội dung. Gồm:

– Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, thông tin người mua, chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

– Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì cũng không nhất thiết phải có các nội dung: Chữ ký số của người bán, thông tin người mua, tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng;

– Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải qua đường hàng không.

3. Lập và xuất hoá đơn điện tử khi khách hàng cá nhân không lấy hoá đơn: 

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 4 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có quy định cụ thể về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn và chứng từ. Theo đó, trong quá trình mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn để giao cho người mua (trong đó bao gồm cả trường hợp hàng hóa và dịch vụ dùng để khuyến mại, hàng hóa và dịch vụ dùng để quảng cáo, các loại hàng mẫu, hàng hóa và dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, dùng để trao đổi, trả thay lương cho người lao động theo quy định của pháp luật và dùng trong hoạt động tiêu dùng nội bộ, xuất hàng dưới các hình thức cho vay, hình thức cho mượn hoặc hoàn trả lại hàng hóa), và đồng thời bắt buộc phải ghi đầy đủ các nội dung căn cứ theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì bắt buộc phải sử dụng theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế căn cứ theo quy định tại Điều 12 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Ngoài ra, tại khoản 5 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định như sau: Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định pháp luật.

Theo đó, trong trường hợp khách hàng cá nhân không lấy hoá đơn thì doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ phải xuất hoá đơn điện tử theo đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP để tuân thủ quy định nhà nước và tránh bị phạt hành chính đối với hành vi không lập hoá đơn. 

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Thông tư 26/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP ngày 12/02/2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về Thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

– Thông tư 43/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ sung khoản 11 Điều 10 Thông tư 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Luật Thuế giá trị gia tăng và Nghị định 209/2013/NĐ-CP ngày 18/12/2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng (đã được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ Tài chính);

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ;

– Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế;

– Nghị định 125/2020/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.

THAM KHẢO THÊM:

• Quy định ngày xuất hoá đơn? Xuất hoá đơn trước hay sau ký biên bản thanh lý?
• Hóa đơn đỏ VAT là gì? Điều kiện được phép xuất hóa đơn đỏ?
• Xuất hóa đơn đối với hàng xuất khẩu trước hay sau lập tờ khai hải quan?