Quỹ dự phòng trợ cấp thôi việc (Severance allowance reserve fund) là gì? Quỹ dự phòng trợ cấp thôi việc tiếng anh là gì? Quy định về trích lập và hạch toán quỹ dự phòng trợ cấp thôi việc? Thực trạng khi thực hiện trích lập và hạch toán quỹ dự phòng trợ cấp thôi việc?
Theo quy định của Bộ luật lao động, các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện trích một khoản từ lợi nhuận còn lại để lập quỹ dự phòng mất việc làm để chỉ trả cho người lao động phòng trường hợp người lao động rơi vào hoàn cảnh mất việc vì lí do phát triển kinh tế khi công ty tiến hành thay đổi cơ cấu, công nghệ. Vậy công tác thực hiện việc trích lập và hạch toán quỹ dự phòng trợ cấp thôi việc như thế nào. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp thắc mắc này.
Căn cứ pháp lý:
– Bộ luật Lao động năm 2019;
– Luật Quản lý thuế năm 2019;
– Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014.
Mục lục bài viết
1. Quỹ dự phòng trợ cấp thôi việc là gì?
Tại Điều 47 Bộ luật Lao động năm 2019, có quy định:
“Điều 47. Trợ cấp mất việc làm
1. Người sử dụng lao động trả trợ cấp mất việc làm cho người lao động đã làm việc thường xuyên cho mình từ đủ 12 tháng trở lên mà bị mất việc làm theo quy định tại khoản 11 Điều 34 của Bộ luật này, cứ mỗi năm làm việc trả 01 tháng tiền lương nhưng ít nhất bằng 02 tháng tiền lương.
2. Thời gian làm việc để tính trợ cấp mất việc làm là tổng thời gian người lao động đã làm việc thực tế cho người sử dụng lao động trừ đi thời gian người lao động đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật về bảo hiểm thất nghiệp và thời gian làm việc đã được người sử dụng lao động chi trả trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm.
3. Tiền lương để tính trợ cấp mất việc làm là tiền lương bình quân của 06 tháng liền kề theo hợp đồng lao động trước khi người lao động mất việc làm.
4. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.”
Như vậy, trợ cấp thôi việc là khoản tiền mà người sử dụng lao động có trách nhiệm trả cho người lao động đã làm việc thường xuyên cho mình từ đủ 12 tháng trở lên, mỗi năm làm việc được trợ cấp một nửa tháng tiền lương, trừ trường hợp đủ điều kiện hưởng lương hưu theo qui định của pháp luật về bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động theo đúng qui định của pháp luật.
Theo đó, có thể hiểu đơn giản, quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm của doanh nghiệp được dự trừ trước dùng để chi trợ cấp thôi việc, mất việc làm cho người lao động.
2. Quỹ dự phòng trợ cấp thôi việc tiếng anh là gì?
Quỹ dự phòng trợ cấp thôi việc tiếng anh là “Severance allowance reserve fund”.
3. Quy định về trích lập và hạch toán quỹ dự phòng trợ cấp thôi việc
3.1. Nguyên tắc trích lập và hạch toán quỹ dự phòng trợ cấp thôi việc
Việc trích lập và hạch toán quỹ dự phòng trợ cấp thôi việc cần tuân thủ các quy tắc sau:
– Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm của doanh nghiệp dùng để chi trợ cấp thôi việc, mất việc làm, đào tạo lại nghề cho người lao động tại doanh nghiệp theo quy định hiện hành.
– Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm được trích lập và hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ của doanh nghiệp. Trường hợp quỹ dự phòng trợ cập mất việc làm hàng năm không chi hết được chuyển số dư sang năm sau. Trường hợp quỹ dự phòng trợ cấp việc làm không đủ để chi trợ cấp cho người lao động thôi việc, mất việc tong năm tài chính thì toàn bộ phần chênh lệch thều được hạch toán vào chi phí nghiệp trong kỳ.
– Thời điểm trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm là thời điểm khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm. Trường hợp doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính giữa niên độ (quý) thì có thể điều chỉnh quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm theo quý khi lập báo cáo tài chính.
3.2. Quy định về trích lập quỹ dự phòng trợ cấp thôi việc
– Căn cứ tại Điểm 8 Mục III Phần B Thông tư số 128/2003/TT-BTC ngày 22/12/2003 của Bộ Tài chính quy định cơ sở kinh doanh được tính khoản chi phí sau vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp”
“Trích các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng công nợ khó đòi, dự phòng giảm giá chứng khoán, trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm theo hướng dẫn của Bộ Tài chính”.
– Căn cứ tại Khoản 2.19, Mục III, Phần B, Thông tư số 134/2007/TT-BTC ngày 14/02/2007 của Bộ tài chính có hướng dẫn về các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:
“Trích, lập và sử dụng quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm và chi trợ cấp thôi việc cho người lao động không theo đúng chế độ hiện hành”.
– Căn cứ tại Khoản 1, Điều 3, Thông tư số 180/2012/TT-BTC ngày 24/10/2012 hướng dẫn xử lý tài chính về chi trợ cấp mất việc làm cho người lao động tại doanh nghiệp có hướng dẫn:
“Trường hợp khi lập báo cáo tài chính năm 2012, nếu nguồn quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm của doanh nghiệp còn số dư (sau khi đã chi trợ cấp mất việc làm năm 2012) doanh nghiệp hạch toán tăng thu nhập khác năm 2012 của doanh nghiệp, doanh nghiệp không được chuyển số dư quỹ sang năm sau sử dụng”.
– Căn cứ vào Công văn số 1368/TCT-CS ngày 04/04/2016 của Tổng cục Thuế đã quy định về vấn đề này.
“Doanh nghiệp chỉ được phép trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm, không có quy định cho phép doanh nghiệp trích trước vào chi phí hoặc trích lập quỹ dự phòng trợ cấp thôi việc.”
3.3. Quy định về hạch toán quỹ dự phòng trợ cấp thôi việc
– Cách hạch toán trợ cấp thôi việc
Khác với việc trích lập Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm được hướng dẫn tại Thông tư 180/2012/TT-BTC, theo Công văn 3016/TCT-CS, Tổng cục thuế khẳng định:
“Căn cứ các hướng dẫn nêu trên, doanh nghiệp chỉ được phép trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm, không có quy định cho phép doanh nghiệp trích trước vào chi phí hoặc trích lập quỹ dự phòng trợ cấp thôi việc.”
Thay vào đó, Doanh nghiệp đưa kinh phí chi trả trợ cấp thôi việc vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc kinh phí hoạt động trong kỳ của người sử dụng lao động (Theo Khoản 6 Điều 14 Nghị định số 05/2015/NĐ-CP và Khoản 7 Điều 1 Nghị định 148/2018/NĐ-CP). Đây là khoản chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
Trong kỳ, khi tính trợ cấp thôi việc cho người lao động, hạch toán
+ Nợ TK 641, 642
+ Có TK 334
– Khi thanh toán cho người lao động, hạch toán
+ Nợ TK 334
+ Có TK 111, 112
Ngoài ra, cần lưu ý trích thuế thu nhập cá nhân cho khoản trợ cấp này (nếu vượt mức quy định của Bộ luật Lao động).
– Cách hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
Trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm theo chính sách tài chính hiện hành, ghi:
+ Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
+ Có TK 351 – Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm.
Chi trả trợ cấp thôi việc, mất việc làm, chi đào tạo lại nghề cho người lao động theo chế độ, ghi:
+ Nợ TK 351 – Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm
+ Có các TK 111, 112,. . .
Trường hợp quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm không đủ để chi trợ cấp cho người lao động thôi việc, mất việc làm trong năm tài chính thì phần chênh lệch thiếu được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ, ghi:
+ Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
+ Có các TK 111, 112,. . .
Cuối niên độ kế toán sau, doanh nghiệp tính, xác định số dự phòng trợ cấp mất việc làm cần phải lập. Trường hợp số dự phòng trợ cấp mất việc làm phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng trợ cấp mất việc làm chưa sử dụng hết đang ghi trên sổ kế toán thì số chênh lệch thiếu, ghi:
+ Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
+ Có TK 351 – Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm.
4. Thực trạng khi thực hiện trích lập và hạch toán quỹ dự phòng trợ cấp thôi việc
Theo quy định của Luật Bảo hiểm Xã hội số 71/2006/QH11 ngày 29/06/2006 thì chế độ bảo hiểm thất nghiệp áp dụng bắt buộc đối người lao động và người sử dụng lao động có sử dụng từ mười lao động trở lên. Chế độ bảo hiểm thất nghiệp được áp dụng thống nhất từ 01/01/2009 và thay thế cho chế độ trợ cấp mất việc làm trước đây. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện đặc biệt là trong giai đoạn giao thời chuyển đổi từ năm 2009 đến nay cũng còn rất nhiều điểm chưa rõ ràng liên quan đến vấn đề này gây khó khăn vướng mắc và lúng túng cho các doanh nghiệp trong quá trình áp dụng thực hiện.
Cụ thể là trước đây khi chưa có quy định về việc đóng bảo hiểm thất nghiệp và thực hiện chế độ bảo hiểm thất nghiệp thì các doanh nghiệp thực hiện việc trích lập Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm để chi trả chế độ trợ cấp mất việc làm cho người lao động theo quy định tại Thông tư số 82/2003/TT-BTC ngày 14/08/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn trích lập, quản lý, sử dụng và hạch toán quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm tại doanh nghiệp. Theo đó, mức trích Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm từ 1% – 3% trên quỹ tiền lương làm cơ sở đóng bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp, mức trích cụ thể do doanh nghiệp tự quyết định tùy vào khả năng tài chính của doanh nghiệp hàng năm. Thời điểm trích lập quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm là thời điểm khóa sổ kế toán để lập Báo cáo tài chính năm.
Khoản trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm được trích và hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ của doanh nghiệp và được dùng để chi trợ cấp thôi việc, mất việc làm theo quy định tại Điều 12, Điều 13 Nghị định số 39/2003/NĐ-CP ngày 18/04/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ Luật lao động về việc làm. Nếu Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm hàng năm không chi hết được chuyển số dư sang năm sau. Trường hợp Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm không đủ để chi trợ cấp cho người lao động thôi việc, mất việc làm trong năm tài chính thì toàn bộ phần chênh lệch thiếu được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ.
Phù hợp với quy định trên, các văn bản quy định hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp trước đây từ Thông tư 128/2003/TT-BTC ngày 22/12/2003, Thông tư 134/2007/TT-BTC ngày 23/11/2007, Thông tư 130/2008/TT-BTC ngày 26/12/2008 cũng đều chấp nhận tính vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp đối với khoản trích lập và sử dụng Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm theo chế độ quy định.
Sau khi chính sách về bảo hiểm thất nghiệp chính thức có hiệu lực thi hành từ 01/01/2009 thì về nguyên tắc sẽ dần thay thế cho chế độ trợ cấp mất việc làm trước đây. Tuy nhiên, do liên quan đến thời gian công tác của người lao động tại doanh nghiệp từ năm 2008 trở về trước (tức là khoảng thời gian người lao động chưa tham gia bảo hiểm thất nghiệp) nên việc trích lập, sử dụng Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm cũng như việc chi trả chế độ trợ cấp mất việc làm cho người lao động cũng có một giai đoạn chuyển tiếp trước khi bãi bỏ hẳn.
Liên quan đến vấn đề này, ngày 15/06/2011, Văn phòng Chính Phủ cũng đã có công văn số 3950/VPCP truyền đạt ý kiến của Phó Thủ tướng Chính Phủ Nguyễn Sinh Hùng (nay là Chủ tịch Quốc hội) với nội dung đồng ý với đề xuất của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, Bộ Tài chính về định hướng bãi bỏ Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm để thống nhất chế độ chi trả các loại trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc và trợ cấp thất nghiệp. Giao Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội chủ trì, phối hợp với Bộ Tư pháp, Bộ Tài chính và các Bộ, cơ quan liên quan xây dựng Đề án sửa đổi, bổ sung các nội dung liên quan trong Bộ luật Lao động và Luật Bảo hiểm xã hội, trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định; trên cơ sở đó, hướng dẫn xử lý Quỹ này tại doanh nghiệp, có biện pháp bảo đảm quyền lợi cho người lao động. Trong khi chưa sửa đổi các Luật nói trên, giao Bộ Tài chính chủ trì, phối hợp với các Bộ, cơ quan liên quan hướng dẫn việc trích lập và bảo toàn Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm theo hướng quy định mức tối đa của Quỹ tại doanh nghiệp, bảo đảm dự phòng chi trả trợ cấp mất việc làm cho người lao động tại doanh nghiệp khi thay đổi cơ cấu, công nghệ và trợ cấp thôi việc theo quy định hiện hành.
Cho đến nay thì vẫn chưa có một văn bản nào của cấp có thẩm quyền chính thức bãi bỏ về Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, theo quy định mới nhất về thuế thu nhập doanh nghiệp áp dụng kể từ kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2012 (Khoản 2.11, Điều 6 Thông tư số 123/2012/TT-BTC ngày 27/7/2012 của Bộ Tài chính) thì khoản trích lập Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm sẽ không còn được chấp nhận tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp như trước đây nữa (trừ trường hợp doanh nghiệp không thuộc diện bắt buộc tham gia bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật được phép trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm). Riêng đối với khoản chi trả trợ cấp mất việc làm cho người lao động đối với khoảng thời gian từ năm 2008 trở về trước vì lý do chuyển tiếp như đã phân tích ở trên nên tạm thời vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Theo quy định tại Điều 41 Nghị định 127/2008/NĐ-CP ngày 12/12/2008 của Chính Phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Bảo hiểm xã hội về bảo hiểm thất nghiệp thì: “1. Thời gian người lao động đóng bảo hiểm thất nghiệp theo quy định tại khoản 1 Điều 102 Luật Bảo hiểm xã hội không được tính để hưởng trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về cán bộ, công chức.
Thời gian người lao động thực tế làm việc theo các bản hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc với người sử dụng lao động mà không phải đóng bảo hiểm thất nghiệp thì được tính để xét hưởng trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm theo quy định của pháp luật lao động hiện hành hoặc trợ cấp thôi việc theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức.
Thời gian người sử dụng lao động đóng bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động theo quy định tại khoản 2 Điều 102 Luật Bảo hiểm xã hội được tính để miễn trách nhiệm trợ cấp mất việc làm hoặc trợ cấp thôi việc theo quy định của pháp luật về lao động, pháp luật về cán bộ, công chức.”
Để hướng dẫn thực hiện quy định trên, ngày 14/10/2008 Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội cũng đã có công văn số 3721/LĐTBXH-LĐTL hướng dẫn về chế độ thôi việc đối với người lao động khi tham gia bảo hiểm thất nghiệp, theo đó: “… sau ngày 01/01/2009 người lao động đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp nếu bị mất việc làm hoặc chấm dứt hợp đồng lao động thì được hưởng các chế độ bảo hiểm thất nghiệp (do quỹ bảo hiểm thất nghiệp chi trả) và trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm (do doanh nghiệp chi trả) đối với thời gian đã làm việc tại doanh nghiệp trước ngày 01/01/2009 mà chưa nhận trợ cấp mất việc làm hoặc trợ cấp thôi việc”.
Như vậy, có thể tóm tắt các quy định hướng dẫn nêu trên trong việc xử lý xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp đối với khoản trích lập Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm và khoản chi trả chế độ trợ cấp mất việc làm trước và sau năm 2009 (đối với doanh nghiệp thuộc diện bắt buộc tham gia bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động theo quy định) cụ thể như sau:
– Đối với khoản trích lập Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm:
+ Kể từ kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2011 trở về trước: Khoản trích lập Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm cho người lao động theo đúng chế độ hiện hành được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
+ Kể từ kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2012 trở đi: Khoản trích lập Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm cho người lao động của doanh nghiệp (nếu có) sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
– Đối với khoản chi trả trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm cho người lao động:
Từ ngày 01/01/2009 trở đi, thời gian người lao động tham gia đóng bảo hiểm thất nghiệp sẽ được tính để hưởng chế độ bảo hiểm thất nghiệp (do quỹ bảo hiểm thất nghiệp chi trả) thay cho việc hưởng trợ cấp mất việc làm hoặc trợ cấp thôi việc theo như quy định trước đây.
Vì vậy, trong giai đoạn chuyển tiếp, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp đối với khoản chi trả trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm cho người lao động tương ứng với khoảng thời gian mà người lao động đã làm việc tại doanh nghiệp từ ngày 31/12/2008 trở về trước mà chưa nhận trợ cấp mất việc làm hoặc trợ cấp thôi việc.
Trường hợp doanh nghiệp nếu có thực hiện chi trả khoản trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm cho người lao động tương ứng với khoảng thời gian mà người lao động làm việc tại doanh nghiệp từ ngày 01/01/2009 trở đi thì không được chấp nhận tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
