Quy định về kiểm soát viên, trưởng ban kiểm soát trong công ty cổ phần

Công ty cổ phần là loại hình công ty phổ biến trong thời điểm công nghiệp hóa, hiện đại hóa hiện nay. Trong loại hình công ty cổ phần, ban kiểm soát là một ban đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty. Kiểm soát viên cũng là một trong những vị trí có tầm quan trọng không kém. Vậy quy định của pháp luật như thế nào về ban kiểm soát và kiểm soát viên trong công ty cổ phần.

1. Quy định về ban kiểm soát:

Ban kiểm soát được hiểu là một bộ phận quan trọng trong cơ cấu bộ máy quản lý của công ty, do cơ quan đại diện chủ sở hữu của công ty thành lập để giúp cơ quan này kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong hoạt động quản lý và điều hành công ty, trong việc chấp hành pháp luật, điều lệ và các quyết định của cơ quan đó.

Như vậy, ta có thể hiểu sơ bộ về chức năng của ban quản lý là ban quản lý có chức năng kiểm tra, giám sát các hoạt động của doanh nghiệp.

Theo Luật Doanh nghiệp 2014  thì các công ti trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần có trên một thành viên phải có ban kiểm soát. Ban kiểm soát do hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần bầu ra. Số lượng thành viên, quyền, nghĩa vụ và chế độ làm việc của ban kiểm soát công ty trách nhiệm hữu hạn do điều lệ công ty quy định.

2. Nhiệm vụ của ban kiểm soát:

Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra và báo cáo tình hình cho cơ quan đại diện chủ sở hữu công ty về tính hợp pháp, tính hợp lý trong mọi hoạt động kinh doanh, điều hành của công ty. Trong việc ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính hoạt động kinh doanh của công ty. Kiến nghị các biện pháp bổ sung, biện pháp sửa đổi, biện pháp cải tiến cơ cấu quản lý, tổ chức điều hành hoạt động của công ty, các nhiệm vụ khác theo quy định của điều lệ. Để thực hiện được nhiệm vụ của  mình thì ban kiểm soát có quyền yêu cầu các cơ quan quản lý, điều hành công ty phải thực hiện cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin cũng như tài liệu về hoạt động kinh doanh của công ty.

3. Quy định về thành phần của ban kiểm soát:

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 thì ban kiểm soát trong công ty cổ phần có từ ba đến 5 thành viên, trong đó có ít nhất một thành viên có chuyên môn về kế toán. Ban kiểm soát bầu một thành viên có chuyên môn về kế toán . Ban kiểm soát thực hiện việc bầu một thành viên làm trưởng ban. Trưởng ban kiểm soát phải là cổ đông của công ty cổ phần. Thành viên hội đồng quản trị, giám đốc và những người có liên quan với thành viên hội đồng quản trị, giám đốc, kế toán trưởng của công ty đó không được làm thành viên ban kiểm soát.

Luật Doanh nghiệp 2014 quy định, công ty cổ phần có trên 11 cổ đông là cá nhân hoặc có cổ đông là tổ chức sở hữu trên 50% tổng số cổ phần của công ty phải thành lập ban kiểm soát

4. Quy định về cơ cấu của ban kiểm soát trong công ty cổ phần:

Ban kiểm soát của công ty cổ phần theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014 sẽ có từ 3 đến 5 thành viên, nhiệm kỳ của kiểm soát viên trong ban kiểm soát không quá 5 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Trong Ban kiểm soát có Trưởng Ban kiểm soát. Trưởng Ban kiểm soát được bầu bởi các Kiểm soát viên trong ban theo nguyên tắc đa số. Yêu cầu thấp nhất đối với Trưởng ban kiểm soát phải là kế toán viên hoặc kiểm toán viên chuyên nghiệp hoạt động chuyên trách tại công ty, Điều lệ công ty có thể yêu cầu cao hơn đối với chức danh này.

5. Quy định về tiêu chuẩn, điều kiện của kiểm soát viên trong công ty cổ phần:

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014, phải có hơn một nửa số Kiểm soát viên trong Ban kiểm soát của công ty cổ phần thường trú tại việt Nam và phải đáp ứng được các tiêu chuẩn và điều kiện sau:

-Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và phải không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014; 

-Không được giữ các chức vụ quản lý công ty, không nhất thiết là cổ đông hoặc người lao động trong công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định khác; 

-Không phải là vợ hoặc chồng, cha đẻ, mẹ đẻ cha nuôi, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, em ruột, chị ruột của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc người quản lý khác trong công ty  và Các tiêu chuẩn và điều kiện khác theo quy định khác của Điều lệ công ty và pháp luật liên quan.

-Kiểm soát viên công ty cổ phần niêm yết, công ty do Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ phải là kế toán viên hoặc kiểm toán viên

Như vậy, ta có thể thấy để được trở thành kiểm soát viên trong ban kiểm soát thì thành viên đó phải đáp ứng được tất cả các điều kiện, tiêu chuẩn nêu trên thì mới có thể trở thành kiểm soát viên trong ban kiểm soát của công ty cổ phần.

6. Kiểm soát viên trong công ty cổ phần có các quyền và nghĩa vụ sau:

Kiểm soát viên khi làm việc trong ban kiểm soát sẽ có các quyền cụ thể như sau:

-Kiểm soát viên thực hiện giám sát Hội đồng quản trị ,Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty:

-Kiểm soát viên kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong điều hành, quản lý hoạt động kinh doanh; tính hệ thống, nhất quán và phù hợp của công tác thống kê, kế toán và lập báo cáo tài chính; 

-Kiểm soát viên tiến hành thực hiện việc thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp và trung thực của báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh, hằng năm và 06 tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị công ty và trình báo cáo thẩm định tại cuộc họp thường niên của Đại hội đồng cổ đông.

– Kiểm soát viên thực hiện việc kiểm tra, rà soát và đánh giá hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm soát, kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro và cảnh báo sớm hoạt động của công ty.

– Kiểm soát viên thực hiện việc xem xét ghi chép kế toán, sổ kế toán và các tài liệu khác của công ty, các công việc điều hành, quản lý hoạt động của công ty khi thấy cần thiết hoặc theo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, theo yêu cầu của cổ đông hoặc một nhóm cổ đông được quy định tại khoản 2 Điều 114 của Luật doanh nghiệp 2014.

– Khi có yêu cầu của cổ đông hoặc một nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 114 của Luật doanh nghiệp 2014, Ban kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu từ cổ đông. Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báo cáo và giải trình về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng quản trị và cổ đông hoặc một nhóm cổ đông có yêu cầu trên.

Việc kiểm tra của Ban kiểm soát quy định bên trên không được cản trở hoạt động bình thường của Hội đồng quản trị và không được gây gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.

-Kiểm soát viên thực hiện kiến nghị với Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông về các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức giám sát, quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.

– Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng giám đốc có vi phạm quy định tại Điều 160 của Luật doanh nghiệp 2014  thì phải thông báo ngay bằng văn bản với Hội đồng quản trị để yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.

– Kiểm soát viên có quyền tham gia thảo luận trong các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và các cuộc họp khác của công ty.

-Kiểm soát viên  có quyền sử dụng bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty, tư vấn độc lập để thực hiện các nhiệm vụ được giao.

– Trước khi trình kết luận, kiến nghị và báo cáo lên Đại hội đồng cổ đông, Ban kiểm soát có thể tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị.

– Ban kiểm soát thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014 , Điều lệ công ty và nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.

-Kiểm soát viên có quyền được cung cấp thông tin theo Điều 166 Luật Doanh nghiệp 2014 

“Điều 166. Quyền được cung cấp thông tin của Ban kiểm soát

1. Thông báo mời họp, phiếu lấy ý kiến thành viên Hội đồng quản trị và các tài liệu kèm theo phải được gửi đến các Kiểm soát viên cùng thời điểm và theo phương thức như đối với thành viên Hội đồng quản trị.

2. Các nghị quyết và biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị phải được gửi đến cho các Kiểm soát viên cùng thời điểm và theo phương thức như đối với cổ đông, thành viên Hội đồng quản trị.

3. Báo cáo của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị hoặc tài liệu khác do công ty phát hành được gửi đến các Kiểm soát viên cùng thời điểm và theo phương thức như đối với thành viên Hội đồng quản trị.

4. Kiểm soát viên có quyền tiếp cận các hồ sơ, tài liệu của công ty lưu giữ tại trụ sở chính, chi nhánh và địa điểm khác; có quyền đến các địa điểm làm việc của người quản lý và nhân viên của công ty trong giờ làm việc.

5. Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, người quản lý khác phải cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời thông tin, tài liệu về công tác quản lý, điều hành và hoạt động kinh doanh của công ty theo yêu cầu của thành viên Ban kiểm soát hoặc Ban kiểm soát.”

– Kiểm soát viên được hưởng lương và các chi phí khác theo Điều 167 Luật Doanh nghiệp 2014

“Điều 167. Tiền lương và quyền lợi khác của Kiểm soát viên

Trong trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác, thì tiền lương và quyền lợi khác của Kiểm soát viên được thực hiện theo quy định sau đây:

1. Kiểm soát viên được trả tiền lương hoặc thù lao và được hưởng các quyền lợi khác theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông. Đại hội đồng cổ đông quyết định tổng mức lương, thù lao và ngân sách hoạt động hằng năm của Ban kiểm soát;

2. Kiểm soát viên được thanh toán chi phí ăn, ở, đi lại, chi phí sử dụng dịch vụ tư vấn độc lập với mức hợp lý. Tổng mức thù lao và chi phí này không vượt quá tổng ngân sách hoạt động hằng năm của Ban kiểm soát đã được Đại hội đồng cổ đông chấp thuận, trừ trường hợp Đại hội đồng cổ đông có quyết định khác;

3. Tiền lương và chi phí hoạt động của Ban kiểm soát được tính vào chi phí kinh doanh của công ty theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp, pháp luật có liên quan và phải được lập thành mục riêng trong báo cáo tài chính hằng năm của công ty.”

Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568

7. Quy định pháp luật về trách nhiệm của  kiểm soát viên trong công ty cổ phần:

Khi thực hiện nhiệm vụ kiểm soát viên trong công ty cổ phần, kiểm soát viên phải thực hiện các trách nhiệm theo quy định của pháp luật như sau:

-Kiểm soát viên phải tiến hành nghiêm chỉnh việc tuân thủ đúng pháp luật, Điều lệ công ty, nghị quyết của đại hội đồng cổ đông và đạo đức nghề nghiệp

-Kiểm soát viên phải nghiêm túc thực hiện tốt các quyền và nghĩa vụ được giao, trung thành với lợi ích của công ty, không sử dụng địa vị, chức vụ, tài sản, thông tin của công ty nhằm mục đích tư lợi

-Kiểm soát viên phải đảm bảo thực hiện tốt các nghĩa vụ khác theo điều lệ công ty đã quy định 

Nếu kiểm soát viên có dấu hiệu vi phạm các trách nhiệm nêu trên mà gây ra thiệt hại cho công ty thì kiểm soát viên và ban kiểm soát phải  chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại của công ty hoặc liên đới bồi thường thiệt hại nếu có xảy ra.