Hướng dẫn cách đóng dấu treo, cách đóng dấu giáp lai 2023

1. Cách sử dụng con dấu:

Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (dưới đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước.

Hiện nay, có nhiều vị trí cũng như cách  đóng dấu khác nhau như đóng dấu treo, dấu giáp lai, dấu nổi, dấu thu nhỏ…cũng như vai trò, giá trị pháp lý khách nhau.  Trong đó, quy định về dấu treo và dấu giáp lai được hiểu như sau

Theo Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư có quy định:

“Điều 26. Đóng dấu

1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.”

Theo đó, có thể hiểu dấu giáp lai, dấu treo như sau:

2. Dấu giáp lai là gì? Cách đóng dấu giáp lai:

Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu đóng lên lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản gồm 2 tờ trở lên để trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản. Việc đóng dấu giáp lai phải được thực hiện riêng theo quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.​

Việc đóng dấu giáp lại được hướng dẫn tại khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV thì có quy định:

“Điều 13. Dấu của cơ quan, tổ chức

1. Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.

2. Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản”

Ví dụ cụ thể như sau: 

– Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch theo Điều 20 khoản 3 điểm b thì:

“b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.”

–  Điều 49 Luật Công chứng 2014 quy định:

Điều 49. Việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.

– Khoản 2, Mục II Thông tư liên tịch số 03/2008/TTLT-BLĐTBXH-BTC-NHNN  hướng dẫn thủ tục buộc trích tiền từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động để nộp tiền bảo hiểm xã hội chưa đóng, chậm đóng và tiền lãi phát sinh quy định:

“Quyết định áp dụng biện pháp buộc trích tiền truy nộp vào quỹ bảo hiểm xã hội được lập theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư này. Nếu quyết định có hơn 1 trang thì phải đóng dấu giáp lai giữa các trang.

…”

3. Dấu treo là gì? Cách đóng dấu treo:

Đóng dấu treo là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Thông thường, tên cơ quan tổ chức thường được viết bên phía trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái, dấu sẽ được đóng trùm lên tên cơ quan, tổ chức, tên phụ lục đó.

Khoản 3 Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về việc đóng dấu treo như sau:

“Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo”.

Đóng dấu treo để khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính cũng như xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo giấy tờ cũng như thay đổi giấy tờ.

Ví dụ: Trường hợp hóa đơn bán hàng mà người thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho người khác thì người trực tiếp bán phải đóng dấu treo của tổ chức vào hóa đơn và ghi rõ họ tên của mình vào hóa đơn theo khoản d, Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định về đóng dấu treo trên:

‘”d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.”

4. Đóng dấu treo, đóng dấu giáp lai tiếng Anh là gì?

Đóng dấu treo theo tiếng Anh là Hang stamp

Đóng dấu giáp lai theo tiếng Anh là Sealed

Dấu treo được đóng trên các văn bản được coi là một bộ phận của văn bản chính, vì vậy việc đóng dấu treo hiện nay là một điều cần thực hiện khi hoạt động, trong việc ban hành các văn bản quy định của công ty, cơ quan, tổ chức,…Chúng ta cũng biết dấu treo thường được dùng rộng rãi và có mức độ cần thiết đối với doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp hay một số cơ quan đóng dấu treo trên các văn bản nội bộ để có thể thông báo cho toàn thể mọi người trong cơ quan được biết hoặc được đóng phía trên góc trái của liên đỏ hóa đơn nhằm đem lại giá trị về mặt thẩm quyền và thông tin mang đến sự chính xác trong những văn bản xác minh về sự thật.

5. Những trường hợp phải đóng dấu treo vào văn bản:

Chúng ta thường thấy dấu treo được đóng tại các văn bản hay các loại giấy tờ, nhưng chúng ta có biết dấu treo được sử dụng trong các trường hợp nào hay không? Cụ thể theo quy định thì dấu treo được sử dụng trong các phụ lục đính kèm theo văn bản hành chính của Tổng cục Hải quan hoặc các đơn vị có dấu riêng phát hành. Đó thường là các loại văn bản hành chính, văn bản lưu nội bộ cơ quan, tổ chức, hợp đồng giao kết giữa các bên và phụ lục của các loại văn bản, hợp đồng này hoặc các loại hóa đơn, giấy tờ, chứng từ kế toán.

Có thể chia thành hai trường hợp chính khi sử dụng dấu treo đó là:

Thứ nhất, khi không có sự ủy quyền

• Dùng trong trường hợp người chịu trách nhiệm được ký dưới không có thẩm quyền để được đóng dấu lên chữ ký của mình trên văn bản đó.
• Đối với trường hợp đầu tiên này, hình thức này mọi người có thể bắt gặp tại các phòng công tác sinh viên hay những phòng đào tạo cảu các trường đại học, việc dùng dấu treo phổ biến được dùng trong quá trình xin dấy của sinh viên, hoặc cũng có thể bắt gặp trong các hóa đơn.

Việc đóng dấu treo trường hợp này sẽ giúp cho người xin dấu thấy được đây là những sự đồng ý xuất phát từ tổ chức nhằm ngăn ngừa việc giả mạo các tài liệu liên quan đến thông tin. Lúc này, dấu treo được sử dụng giống như “công chứng, chứng thực”, tạo ra độ tin tưởng của văn bản, tạo người sử dụng văn bản cảm thấy có lòng tin và tính đúng đắn cần thiết nhất trong khi xin một tài liệu nhất định.

Thứ hai, ban hành các văn bản

• Được dùng trong những trường hợp đóng dấu lên các văn bản pháp luậ, được đóng lên các phụ lục theo như quy định của pháp luật.
• Trường hợp này chúng ta bắt gặp chủ yếu áp dụng ở các văn bản có hiệu lực. Thông thường đây là những cơ quan nhà nước. Còn nếu dấu treo được sử dụng trong hệ thống dân sự, thì sẽ được dùng trong trường hợp ký kết hợp đồng, người đại diện sẽ ký và có thể thay thế bằng hình thức đóng dấu giáp lai…

6. Dấu treo có thể hiện tính pháp lý không?

Căn cứ theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định, dấu treo khi sử dụng trong các phụ lục đính kèm của những tài liệu chính quan trọng trong kinh doanh của doanh nghiệp hay những cơ quan tổ chức có thẩm quyền được quyết định vởi người ký văn bản và đóng dấu trên trang đầu tiên, đúng với quy định của pháp luật về đóng dấu.

Hiện nay, trong các văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hay tổ chức khác, tên người tổ chức thường được viết ở bên trái thường được đặt trên trang đầu tiên. Như vậy, khi đóng dấu treo, thường không có tính pháp lý nhất định, mà chỉ biểu hiện qua mức độ quan trọng hay tính đúng đắn của văn bản mà thôi.

Như vậy, chúng ta cần hiểu dấu treo hoàn toàn không được nhà nước và pháp luật công nhận có tính pháp lý của tài liệu mà chỉ xác nhận với mọi người tính chất của văn bản. Đóng dấu treo được coi như một quá trình xác minh không thể thiếu của tài liệu. Trong trường hợp cơ quan tổ chức xác minh hay sửa đổi những điều mới trong nội quy hay trong những trường hợp để đóng dấu thì có thể dùng dấu treo để xác nhận lại những thay đổi.

7. Phân biệt dấu treo và dấu giáp lai:

Tiêu chí	Dấu treo	Dấu giáp lai
Khái niệm	Đóng dấu treo là dùng những con dấu của doanh nghiệp đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên doanh nghiệp hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.	Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu doanh nghiệp đóng lên mép phải của các tờ của 01 văn bản sao cho khi ghép lại tất cả các tờ tại thành hình con dấu
Trường hợp	Dấu treo thường được đóng trong các trường hợp sau: –     Văn bản bao gồm các phụ lục kèm theo. –     Bản sao của các văn bản do chính doanh nghiệp ban hành. –     Người ký văn bản khồ phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc không phải là người quản lý doanh nghiệp có thẩm quyền sử dụng con dấu.	Mọi văn bản có từ 02 tờ trở lên đều có thể được đóng dấu giáp lai nếu có nhu cầu.
Mục đích	–     Đóng dấu lên văn bản chính hoặc bản sao nhằm thừa nhận văn bản này do doanh nghiệp ban hành. –     Đóng dấu lên phụ lục nhằm mục đích chính là dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên doanh nghiệp.	–     Xác thực văn bản có nhiều tờ và các tờ cùng thể hiện thống nhất một nội dung. –     Xác thực thứ tự các tờ. –     Ngăn ngừa việc thay đổi giả mạo nội dung các tờ của văn bản đó.
Cách đóng	–     Trường hợp đóng dấu trên văn bản chính thì dấu phải được đóng trùm lên trang đầu, trùm lên một phần tên doanh nghiệp. –     Trường hợp đóng dấu trên phụ lục thì dấu được đóng trùm lên một phần tên của mỗi phụ lục.	–     Xòe văn bản thành hình cánh quạt hoặc xếp chồng các mép giấy sông song nhau. –     Đóng vào giữa các mép phải của các tờ, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi môt phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Tính pháp lý	–     Dấu treo có giá trị tương tự như “công chứng, chứng thực”, thừa nhận văn bản do doanh nghiệp ban hành hoặc khắng định là một phần của văn bản chính.	–     Dấu giáp lai giúp xác định các tờ là 01 phần của văn bản, theo một thứ tự nhất định.
Những loại văn bản thường hay đóng	– Hóa đơn; – Xác nhận đối với các phần nghiệp vụ đối với việc thực tập sinh viên; – Các văn bản mang tính chất thông báo trong cơ quan, tổ chức;	Thứ nhất, văn bản do cơ quan Hải quan phát hành:   – Quyết định giải quyết khiếu nại; – Quyết định xử phạt vi phạm hành chính – Quyết định thanh tra, Quyết định kiểm tra; – Quyết định miễn thuế hàng hóa xuất nhập khẩu; – Quyết định ấn định thuế; – Quyết định kiểm tra sau thông quan; – Quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài (để làm hộ chiếu công vụ); – Thông báo giải quyết khiếu nại, tố cáo; – Thông báo phạt chậm nộp; – Kết luận kiểm tra, thanh tra; – Kết luận xác minh đơn tố cáo; – Báo cáo kết quả xác minh đơn tố cáo; – Biên bản làm việc; – Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng; – Biểu mẫu, phụ lục có nội dung liên quan đến số liệu tài chính, kế toán thuế, thống kê tình hình xuất nhập khẩu; Thứ hai, đối với các văn bản không phải do cơ quan Hải quan phát hành: Trong trường hợp cần xác nhận văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến cơ quan hải quan và cơ quan hải quan cung cấp lại cho cơ quan, đơn vị khác (ví dụ: cung cấp hồ sơ phục vụ điều tra, thanh tra, kiểm tra của các cơ quan chức năng…) thì cơ quan Hải quan phải có văn bản cung cấp hồ sơ kèm theo bản sao chụp các văn bản cần cung cấp. Cán bộ văn thư đóng dấu giáp lai lên văn bản cung cấp kèm theo văn bản của cơ quan hải quan. Thứ ba, đối với các văn bản khác: Đối với các văn bản không được quy định trên đây, nhưng do quy định của cơ quan quản lý chuyên ngành phải đóng dấu treo hoặc dấu giáp lai, các đơn vị khi phát hành văn bản phải có tờ trình lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt (hoặc văn bản quy định cụ thể của cơ quan quản lý chuyên ngành liên quan) làm căn cứ để cán bộ văn thư đóng dấu phát hành theo quy định.