Quy định chi tiết về lập hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa

Đấu thầu mua sắm hàng hóa là một trong các hoạt động diễn ra thường xuyên và liên tục giữa hoạt động của các doanh nghiệp, cơ quan với nhau. Bước đầu tiên trong quá trình đấu thầu đó chính là mời thầu, để mời thầu thì các bên phải tiến hành lập hồ sơ mời thầu. Vậy hồ sơ mời thầu là gì và bao gồm các loại giấy tờ nào? Bài viết dưới đây Luật Dương Gia sẽ cung cấp các thông tin về vấn đề này. 

Dịch vụ Luật sư tư vấn pháp luật qua điện thoại

Trong quá trình tư vấn, thì Luật Dương Gia có nhận được câu hỏi yêu cầu tư vấn như sau:

Tóm tắt câu hỏi:

Luật sư cho hỏi đối với mẫu hợp đồng trong hồ sơ mời thầu có nhất thiết phải áp dụng đúng y mẫu như trong hồ sơ hay không? có thể đưa các điều kiện chung, điều kiện cụ thể của hợp đồng mẫu vào điều khoản chính trong hợp đồng và bỏ những điều khoản không cần thiết không liên quan đến gói thầu được không?

Dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp các thông tin để trả lời vấn đề này.

* Cơ sở pháp lý:

– Luật Thương mại năm 2005;

– Luật Đấu thầu năm 2013;

– Thông tư số 05/2015/TT-BKHĐT ngày 16 tháng 06 năm 2015 do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành quy định chi tiết việc lập hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa.

1. Hồ sơ mời thầu gì?

Hoạt động đấu thầu được thực hiện trong nhiều lĩnh vực khác nhau như thương mại, xây dựng, điện ảnh, y tế, công nghệ viễn thông, du lịch,…. Đấu thầu mua sắm hàng hóa là loại đấu thầu tồn tại trên thực tế. Trên phương diện kinh tế, đấu thầu mua sắm hàng hóa là một quan hệ kinh tế khách quan, ra đời do nhu cầu tất yếu của nền kinh tế thị trường, khi sản xuất và trao đổi hàng hóa diễn biến trong trạng thái cung lớn hợp cầu. Khi một chủ thể nào đó có như cầu mua sắm hàng hóa thì có nhiều người có khả năng đáp ứng nhu cầu đó, vì vậy, bên mua phải tổ chức đấu thầu để lựa chọn một trong số người nào có khả năng cung cấp hàng hóa thỏa mãn điều kiện với giá cả hợp lý nhất. 

Mời thầu là việc bên mua sắm hàng hóa, sử dụng dịch vụ đưa ra lời đề nghị mua hàng, dịch vụ kèm theo những điều kiện cụ thể của việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho gói thầu. 

Hồ sơ mời thầu là một trong những yếu tố căn bản quyết định chất lượng và hiệu quả của gói thầu. Do đó, công việc lập hồ sơ mời thầy còn gọi là “đầu bài thầu” được đặc biệt coi trọng. Đối với những gói thầu mà bên mời thầu chưa có đủ kinh nghiệm, ví dụ như doanh nghiệp chế biến thủy sản thuê xây dựng nhà xưởng của mình thì bên mời thầu có thể lập tổ chuyên gia hoặc thuê tư vấn để giúp lập hồ sơ mời thầu. 

2. Yêu cầu đối với hồ sơ mời thầu hàng hóa

Theo khoản 29 Điều 4 Luật Đấu thầu 2013: “Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư”.

Nội dung hồ sơ mời thầu phải cung cấp đủ các thông tin cần thiết để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu phù hợp. Mức độ chi tiết và phức tạp của các tài liệu cần có trong hồ sơ mời thầu thay đổi tùy theo loại hàng hóa được mua sắm và quy mô gói thầu. Nhìn chung, hồ sơ mời thầy càng chi tiết thì càng thuận tiện cho nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu cũng như việc xét thầu sau này. 

Để đảm bảo tính minh bạc và có cơ hội cạnh tranh tối đa cho các nhà thầu, hồ sơ mời thầu cần phải càng rõ ràng càng tốt, bao gồm: các loại hàng hóa mua đặt, địa điểm, thời gian giao hàng hoặc lắp đặt; yêu cầu bảo hành, bảo trình; mô tả chi tiết về kỹ thuật, tiêu chuẩn, tất cả những đặc điểm chủ yếu của hàng hóa, dịch vụ sẽ mua sắm và phải khuyến cáo rằng bất kỳ sự không tuân thủ nào so với những đặc điểm chủ yếu này sẽ làm cho hồ sơ sự thầy bị coi là không đáp ứng được yêu cầu. Các bản vẽ phải phù hợp với bản thuyết minh mô tả đặc điểm kĩ thuật. Hồ sơ mời thầu phải nói kĩ những phương pháp đánh giá và điều kiện xét thầu cũng như những yếu tố hoặc cơ sở sẽ được dùng để so sánh các hồ sơ dự thầu. 

Trong lĩnh vực thương mại thì tại Điều 218 Luật Thương mại năm 2005 quy định về hồ sơ mời thầu như sau:

“Điều 218. Hồ sơ mời thầu

1. Hồ sơ mời thầu bao gồm:

a) Thông báo mời thầu;

b) Các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu;

c) Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu;

d) Những chỉ dẫn khác liên quan đến việc đấu thầu.

2. Chi phí về việc cung cấp hồ sơ cho bên dự thầu do bên mời thầu quy định.”

Về yêu cầu đối với hồ sơ mời thầu trong thương mại cũng tương tự như phân tích ở trên. Trong trường hợp bên mời thầu sửa đổi một số nội dung trong hồ sơ mời thầu, bên mời thầu phải gửi nội dung đã sửa đổi bằng văn bản tới tất cả các bên dự thầu trước thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự thầu ít nhất là 10 ngày, để các bên dự thầu có điều kiện hoàn chỉnh thêm hồ sơ dự thầu của mình (Khoản 3 Điều 228 Luật Thương mại năm 2005). Trong trường hợp có những sửa đổi lớn đối với hồ sơ mời thầu, cần bảo đảm cho nhà thầu có đủ thời gian để sửa đổi hồ sơ dự thầu của họ cho phù hợp với những điều chỉnh đó. Bên mời thầu có thể thu lệ phí phát hành hồ sơ mời thầu. Mức thu lệ phí nhìn chung phải hợp lý và phản ánh đúng chi phí bỏ ra cho việc lập chúng. 

3. Hợp đồng trong hồ sơ mời thầu có được thay đổi không?

Tại Điều 5 Thông tư 05/2015/TT-BKHĐT ngày 16 tháng 06 năm 2015 do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành quy định chi tiết việc lập hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa quy định chi tiết lập hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa như sau:

“1. Loại hợp đồng áp dụng chủ yếu cho gói thầu mua sắm hàng hóa là hợp đồng trọn gói. Trường hợp hàng hóa có tính đặc thù, phức tạp, quy mô lớn và thời gian thực hiện hợp đồng trên 18 tháng thì có thể áp dụng loại hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh. Khi áp dụng loại hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh, hồ sơ mời thầu phải quy định rõ công thức điều chỉnh giá; trong quá trình thực hiện hợp đồng, trường hợp có thay đổi về đơn giá và cần phải điều chỉnh giá hợp đồng thì nhà thầu phải chứng minh được các yếu tố dẫn đến sự thay đổi về đơn giá đó.

2. Hồ sơ mời thầu phải bao gồm Mẫu hợp đồng và quy định chi tiết các điều, khoản của hợp đồng để nhà thầu làm cơ sở chào thầu và để các bên làm cơ sở thương thảo, hoàn thiện, ký kết hợp đồng.

3. Hợp đồng ký kết giữa chủ đầu tư, bên mời thầu với nhà thầu phải tuân thủ theo Mẫu hợp đồng, các điều kiện hợp đồng quy định trong hồ sơ mời thầu và các hiệu chỉnh, bổ sung do nhà thầu đề xuất được chủ đầu tư chấp thuận trong quá trình thương thảo, hoàn thiện hợp đồng nhưng bảo đảm không trái với quy định của pháp luật về đấu thầu và quy định khác của pháp luật có liên quan”.

Theo quy định này thì có thể nhận thấy có hai loại hợp đồng có thể được áp dụng trong hồ sơ mời thầu đó chính là hợp đồng trọn gói và hợp đồng theo đơn giá đình chỉnh. Về cơ bản thì trên thực tế các đơn vị thường ưu tiên áp dụng hợp đồng trọn gói đối với các gói thầu mua sắm hàng hóa, tuy nhiên, đối với các dự án đấu thầu có đối tượng hàng hóa đặc biệt, có quy mô hớn, thời gian thực hiện hợp đồng trên 18 tháng thì các bên có thể lựa chọn hợp đồng theo phương thức điều chỉnh giá. Quy định này đã thể hiện rõ sự tự do lựa chọn loại hợp đồng giữa các bên để đảm bảo tối đa quyền lợi của cá bên. 

Mẫu hợp đồng có quy định về điều khoản chi tiết của hợp đồng là yếu tố bắt buộc trong hồ sơ hợp đồng, là thành phần không thể thiếu. Do đó, nếu hồ sơ mời thầu không có yếu tố này không đáp ứng yêu cầu đối với hồ sơ mời thầu. Bởi lẽ hợp đồng này chính là cơ sở để các bên đàm phán, thương thảo hợp đồng, hoàn thiện và ký kết hợp đồng. 

Khoản 3 của quy định trên chính là câu trả lời cho câu hỏi tư vấn là liệu rằng Hợp đồng, nội dung hợp đồng trong hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa có được thay đổi so với mẫu hợp đồng được ban hành hay không? Quy định trên đã xác định rõ “phải tuân thủ theo Mẫu hợp đồng, các điều kiện hợp đồng quy định trong hồ sơ mời thầu”, đây chính nghĩa vụ chung của nhà đầu tư, bên mời thầu và bên thầu trong quá trình ký kết hợp đồng. Các bên có quyền hiệu chỉnh, thay đổi nội dung của hợp đồng khi theo sự đề nghị của bên thầu và bên mời thầu chấp nhận, tuy nhiên, sự hiệu chỉnh, bổ sung này cũng phải đảm bảo nguyên tắc tuân thủ pháp luật. Việc pháp luật quy định yêu cầu chặt chẽ đối với hợp đồng trong hồ sơ mời thầu nhằm đảm bảo tính minh bạch, công khai trong hồ sơ mời thầu, tránh những gian lận đồng thời đảm bảo tối đa quyền lợi của các bên trong quan hệ đấu thầu.