Văn phòng công chứng là gì? Phân biệt với phòng công chứng?

1. Văn phòng công chứng là gì?

Căn cứ vào khoản 5 Điều 2 Luật công chứng 2014 thì: “Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan”.

2. Quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng:

Căn cứ vào Điều 32 Luật công chứng 2014 Quyền của tổ chức hành nghề công chứng

1. Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên quy định tại điểm a và điểm c khoản 1 Điều 34 của Luật này và các nhân viên làm việc cho tổ chức mình.

2. Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác.

3. Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân.

4. Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại Điều 62 của Luật này.

5. Các quyền khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Căn cứ vào điều 33 Luật công chứng 2014 Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng

1. Quản lý công chứng viên hành nghề tại tổ chức mình trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

2. Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê.

3. Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước.

4. Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình.

5. Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình theo quy định tại Điều 37 của Luật này và bồi thường thiệt hại theo quy định tại Điều 38 của Luật này.

6. Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi và quản lý người tập sự hành nghề công chứng trong quá trình tập sự tại tổ chức mình.

7. Tạo điều kiện cho công chứng viên của tổ chức mình tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm.

8. Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng.

9. Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng.

10. Chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại Điều 62 của Luật này.

11. Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

3. Sự khác nhau giữa phòng công chứng và văn phòng công chứng:

Hiện nay theo quy định của pháp luật thì có hai tổ chức hành nghề công chứng là phòng công chứng và văn phòng công chứng. Sự khác nhau của hai tổ chức này được xác định qua các tiêu chí sau:

Nguyên tắc thành lập: 

+ Phòng công chứng: Chỉ được thành lập mới tại những địa bàn chưa có điều kiện phát triển được Văn phòng công chứng. (theo quy định tại khoản 2 Điều 18)

+ Văn phòng công chứng: Việc thành lập văn phòng công chứng không bị hạn chế như phòng công chứng. Việc thành lập và hoạt động của văn phòng công chứng được hưởng chính sách ưu đãi khi Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn.

Căn cứ thành lập: 

+ Phòng công chứng: Do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập. Căn cứ vào nhu cầu công chứng tại địa phương, Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ xây dựng đề án thành lập Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. Đề án nêu rõ sự cần thiết thành lập Phòng công chứng, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.

+ Văn phòng công chứng: Do nhu cầu của các cá nhân chỉ cần 2 công chứng viên hợp danh trở lên là có thể thành lập. Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của Luật công chứng 2014 hoặc các luật khác có liên quan về công ty hợp danh

Địa vị pháp lý: 

+ Phòng công chứng: Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở tư pháp, có trụ sở có con dấu và có tài khoản riêng.

+ Văn phòng công chứng: Được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp là công ty hợp danh theo quy định của luật doanh nghiệp 2014 .

Có thể hiểu Văn phòng công chứng là tổ chức dịch vụ công thay mặt Nhà nước chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch có con dấu và tài khoản riêng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác mà không phải là đơn vị sự nghiệp công lập như Phòng công chứng.

Cơ cấu:

+ Phòng công chứng:

Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng. Trưởng phòng công chứng phải là công chứng viên, do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.

Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập, Phòng công chứng gồm các công chức, viên chức hưởng chế độ lương theo đơn vị sự nghiệp công lập và trưởng phòng Phòng công chứng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.

+ Văn phòng công chứng:

Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn. Nếu như Trưởng Phòng công chứng được hình thành theo con đường bổ nhiệm thì Trường phòng Văn phòng công chứng do các thành viên hợp danh tự bầu, tự thỏa thuận theo quy định của pháp luật liên quan về loại hình công ty hợp danh.

Tên gọi:

+ Phòng công chứng: Đối với tên gọi của Phòng công chứng bao gồm cụm từ “Phòng công chứng” kèm theo số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi phòng công chứng được thành lập.

+ Văn phòng công chứng:

Tên của văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của các tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Ví dụ: Văn phòng công chứng Lê Thu Hà

Thủ tục thành lập:  

+ Phòng công chứng:

Đối với việc thành lập phòng công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập theo quy định tại Điều 20 Luật công chứng 2014: Căn cứ vào nhu cầu công chứng tại địa phương, Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ xây dựng đề án thành lập Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.

Đề án nêu rõ sự cần thiết thành lập Phòng công chứng, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong ba số liên tiếp về các nội dung sau đây:

a) Tên gọi, địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng;

b) Số, ngày, tháng, năm ra quyết định thành lập và ngày bắt đầu hoạt động của Phòng công chứng. Trong trường hợp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng thì Sở Tư pháp phải đăng báo những nội dung thay đổi đó.

+ Văn phòng công chứng:

Còn đối với văn phòng công chứng Các công chứng viên thành lập được quy định tại Điều 23 Luật công chứng 2014. Văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gồm đơn đề nghị thành lập và đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện; bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.

Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Văn phòng công chứng được hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.

Như vậy, khác với việc thành lập Phòng công chứng, nếu như phòng công chứng được thành lập phụ thuộc vào quyết định của Ủy ban nhân cấp tỉnh thì việc thành lập Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh chủ động xin thành lập mà không bị phụ thuộc vào quyết định của Ủy ban nhân dân.

Vấn đề giải thể, sáp nhập: 

+ Phòng công chứng:

Phòng công chứng chỉ được thực hiện việc chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng mà không được thực hiện các hoạt động sáp nhập, hợp nhất. Trong khi đó Văn phòng công chứng lại được thực hiện hoạt động sáp nhập, hợp nhất hai hoặc một số Văn phòng công chứng và chuyển nhượng Văn phòng công chứng.

Điều 21 Luật công chứng 2014 quy định: “Trong trường hợp không cần thiết duy trì Phòng công chứng thì Sở tư pháp lập đề án chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng…. Trường hợp không có khả năng chuyển đổi phòng công chứng thì Sở tư pháp lập đề án giải thể Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định…”.

Phòng công chứng chỉ được giải thể sau khi thanh toán xong các khoản nợ, làm xong thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với người lao động, thực hiện xong các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận.

+ Văn phòng công chứng:

Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động như một loại hình doanh nghiệp vì vậy sáp nhập, hợp nhất và chuyển nhượng Văn phòng công chứng là những hoạt động quan trọng. Điều này được quy định cụ thể tại Điều 28 về Hợp nhất, sáp nhập Văn phòng công chứng và Điều 29 về Chuyển nhượng Văn phòng công chứng Luật công chứng 2014.

Căn cứ chấm dứt  hoạt động: 

+ Phòng công chứng: Khi có quyết định giải thể

+ Văn phòng công chứng:

Văn phòng công chứng tự chấm dứt hoạt động;

Văn phòng công chứng bị thu hồi quyết định cho phép thành lập theo quy định tại Điều 30 của Luật này;

Văn phòng công chứng bị hợp nhất, bị sáp nhập.