Phân biệt giữa hồ sơ địa chính với hồ sơ địa giới hành chính

1. Quy định pháp luật về hồ sơ địa chính:

– Hồ sơ địa chính là khái niệm khá quen thuộc, gắn liền với thực tiễn đời sống hiện nay. Về cơ bản, ta có thể hiểu hồ sơ địa chính là tập hợp tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về hiện trạng và tình trạng pháp lý của việc quản lý, sử dụng các thửa đất, tài sản gắn liền với đất để phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai và nhu cầu thông tin của các tổ chức, cá nhân có liên quan.

– Thành phần của hồ sơ địa chính gồm các loại giấy tờ cơ bản sau đây:

+ Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai.

+ Sổ địa chính.

+ Bản lưu Giấy chứng nhận.

– Đối với địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính, hồ sơ địa chính gồm có:

+ Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai, bản lưu Giấy chứng nhận lập dưới dạng giấy và dạng số (nếu có).

+ Sổ địa chính được lập dưới dạng giấy hoặc dạng số.

+ Sổ theo dõi biến động đất đai lập dưới dạng giấy. Sổ theo dõi biến động đất đai dùng để ghi những biến động như chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất; thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất; chuyển mục đích sử dụng đất; chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất của vợ hoặc của chồng thành quyền sử dụng đất chung, quyền sở hữu tài sản chung của vợ và chồng,…

– Hồ sơ địa chính là một loại giấy tờ có giá trị pháp lý cao, phục vụ cho việc quản lý đất đai, xác định quyền sử dụng đất của từng chủ thể. Căn cứ theo quy định tại Điều 7 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, hồ sơ địa chính có giá trị pháp lý sau đây:

+  Hồ sơ địa chính được xem là một loại giấy tờ, làm căn cứ, cơ sở để xác định quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, xác định quyền và nghĩa vụ của người được Nhà nước giao quản lý đất theo quy định của pháp luật đất đai. Hồ sơ địa chính thường được thể hiện dưới dạng giấy, dạng số. Và ở bất kỳ hình thức thể hiện nào, hồ sơ địa chính đều có giá trị pháp lý như nhau.

+ Hồ sơ địa chính và hồ sơ thủ tục đăng ký được xem là cơ sở, căn cứ để chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính trong trường hợp có sự không thống nhất thông tin giữa các tài liệu của hồ sơ địa chính.

+ Trong trường hợp thành lập bản đồ địa chính mới thay thế tài liệu, số liệu đo đạc đã sử dụng để đăng ký trước đây thì xác định giá trị pháp lý của thông tin như sau: xác định giá trị pháp lý thông tin theo kết quả cấp đổi Giấy chứng nhận trong trường hợp đã cấp đổi Giấy chứng nhận theo bản đồ địa chính mới.

+ Trong trường hợp chưa cấp đổi Giấy chứng nhận theo bản đồ địa chính mới thì xác định như sau: Giấy chứng nhận đã cấp là căn cứ để xác định các thông tin về người sử dụng đất, thông tin về quyền sử dụng đất. Nếu giấy chứng nhận đã cấp không thể hiện thông tin thì xác định theo sổ địa chính và hồ sơ thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận.

2.  Quy định pháp luật về hồ sơ địa giới hành chính:

– Hồ sơ địa giới hành chính bao gồm tài liệu dạng giấy, dạng số thể hiện thông tin về việc thành lập, điều chỉnh đơn vị hành chính và các mốc địa giới, đường địa giới của đơn vị hành chính đó.

– Hồ sơ địa giới hành chính là hồ sơ phục vụ quản lý nhà nước đối với địa giới hành chính, gồm 9 loại giấy tờ như sau:

+  Quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về việc thành lập đơn vị hành chính hoặc điều chỉnh địa giới hành chính (nếu có);

+ Bản đồ địa giới hành chính;

+ Sơ đồ vị trí các mốc địa giới hành chính;

+ Bảng tọa độ các mốc địa giới hành chính, các điểm đặc trưng trên đường địa giới hành chính;

+ Bản mô tả tình hình chung về địa giới hành chính;

+ Biên bản xác nhận mô tả đường địa giới hành chính;

+ Phiếu thống kế về các yếu tố địa lý có liên quan đến địa giới hành chính;

+ Biên bản bàn giao mốc địa giới hành chính;

+ Thống kê các tài liệu về địa giới hành chính của các đơn vị hành chính cấp dưới.

– Hồ sơ địa giới hành chính xã gồm các tài liệu sau:

+ Các văn bản pháp lý về thành lập xã và điều chỉnh ĐGHC xã;

+  Bản đồ địa giới hành chính cấp xã;

+ Các bản xác nhận sơ đồ vị trí các mốc địa giới hành chính cấp xã, huyện, tỉnh trên đường ĐGHC của xã;

+ Bản xác nhận tọa độ các mốc địa giới hành chính cấp xã; bảng tọa độ các điểm đặc trưng trên đường địa giới hành chính cấp xã.

+ Bản mô tả tình hình chung về địa giới hành chính cấp xã; Các biên bản xác nhận mô tả đường địa giới hành chính cấp xã; Các phiếu thống kê địa danh;  Biên bản bàn giao mốc địa giới hành chính các cấp.

– Hồ sơ địa giới hành chính cấp huyện bao gồm các tài liệu sau: Các văn bản pháp lý về thành lập huyện và điều chỉnh địa giới hành chính huyện; Bản đồ địa giới hành chính cấp huyện; Các bản xác nhận sơ đồ vị trí các mốc địa giới hành chính cấp huyện; Bảng tọa độ các mốc địa giới hành chính và các điểm đặc trưng trên đường địa giới hành chính cấp huyện; Mô tả tình hình chung về địa giới hành chính cấp huyện; Các bản xác nhận mô tả đường địa giới hành chính cấp huyện.

– Hồ sơ địa giới hành chính cấp tỉnh gồm các giấy tờ sau: Các văn bản pháp lý về thành lập tỉnh và điều chỉnh địa giới hành chính cấp tỉnh; Bản đồ địa giới hành chính cấp tỉnh; Các bản xác nhận sơ đồ vị trí các mốc địa giới hành chính cấp tỉnh trên đường địa giới hành chính của tỉnh; Bảng tọa độ các mốc địa giới hành chính; Bản mô tả tình hình chung về địa giới hành chính cấp tỉnh; Các bản xác nhận mô tả đường địa giới hành chính cấp tỉnh.

3. Phân biệt giữa hồ sơ địa chính với hồ sơ địa giới hành chính:

Hồ sơ địa chính và hồ sơ địa giới hành chính là những giấy tờ có giá trị pháp lý cao trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến đất đai. Thực tế, có rất nhiều người hiểu lầm rằng hồ sơ địa chính giống hồ sơ địa giới hành chính. Về bản chất, hồ sơ địa chính và hồ sơ địa giới hành chính là hai loại giấy tờ đất đai hoàn toàn khác nhau. Để phân biệt giữa hồ sơ địa chính và hồ sơ địa giới hành chính, người ta sẽ dựa vào những đặc điểm cơ bản nhất định sau đây:

– Hồ sơ địa chính xã:

+ Về bản chất, hồ sơ địa chính bao gồm các tài liệu dạng giấy hoặc dạng số thể hiện thông tin chi tiết về từng thửa đất, người được giao quản lý đất, người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, các quyền và thay đổi quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất. Tức thông qua hồ sơ địa chính, người ta sẽ xác định được phần đất của từng chủ thể, thời gian giao, các vấn đề liên quan đến phần đất liền kề.

+ Tranh chấp đất đai là vấn đề diễn ra khá phổ biến. Trong trường hợp các bên xảy ra tranh chấp, mà giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của các bên vì lý bất kỳ mà xảy ra sai sót về vấn đề diện tích, ảnh hưởng đến quyền lợi của các bên, tranh chấp xảy ra, thì cơ quan chức năng có thẩm quyền sẽ căn cứ vào hồ sơ địa chính để đưa ra phương hướng hòa giải cho các bên. Tức hồ sơ địa chính là căn cứ để xác lập quyền sử dụng đất của các chủ thể tại địa phương.

– Hồ sơ địa giới hành chính là giấy tờ mang tính pháp lý cao về đất đai. Loại giấy tờ này chứa các thông tin về thành lập, điều chỉnh đơn vị hành chính và các mốc địa giới, đường địa giới của đơn vị hành chính đó chứ không phải là thông tin về thửa đất của chủ thể sử dụng đất cụ thể hay những sự thay đổi về quyền năng của họ.

Như vậy, điểm nổi bật nhất để phân biệt hồ sơ địa chính và hồ sơ địa giới hành chính là: Nếu hồ sơ địa chính cung cấp những thông tin liên quan đến thông tin về thửa đất của chủ thể sử dụng đất cụ thể hay những sự thay đổi về quyền năng của đất, thì hồ sơ địa giới hành chính chỉ chứa những thông tin về thành lập,  điều chỉnh đơn vị hành chính và các mốc địa giới, đường địa giới của đơn vị hành chính đó.

Bạn đọc cần lưu ý sự khác biệt này để phân biệt hồ sơ địa chính và hồ sơ địa giới hành chính, tránh tình trạng hiểu lầm, gây ảnh hưởng đến thực tiễn thực hiện các hoạt động liên quan đến đất đai.