Nguyên tắc và hướng dẫn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

1. Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử:

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 3 của Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, có quy định cụ thể về nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn. Theo đó, ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cần phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau:

– Người buôn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ là các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, các tổ chức khác sẽ được quyền thực hiện hoạt động ủy nhiệm cho bên thứ ba là bên có quan hệ liên kết chặt chẽ với người bán, là đối tượng đáp ứng đầy đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử, đồng thời không thuộc một trong những trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử căn cứ theo quy định tại Điều 16 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, để tiến hành hoạt động lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ của mình. Quan hệ liên kết trong trường hợp này sẽ được xác định theo quy định của pháp luật về vấn đề quản lý thuế;

– Việc ủy nhiệm bắt buộc phải được lập thành văn bản, đó có thể là hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm, được lập giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm;

– Việc ủy nhiệm bắt buộc phải được thông báo với Cơ quan thuế trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử;

– Hóa đơn điện tử do các tổ chức được ủy nhiệm lập bắt buộc phải là hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, đồng thời trong hóa đơn đó phải thể hiện rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm, tên và địa chỉ cùng với mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm;

– Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có nghĩa vụ niêm yết công khai trên website của đơn vị mình, Và đồng thời cần phải thông báo công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng để người mua bán hàng hóa và sử dụng dịch vụ biết về hoạt động ủy nhiệm lập hóa đơn đó. Khi hết thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn hoặc trong trường hợp chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo sự thỏa thuận của các bên, thì bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm sẽ cần phải hủy niêm yết và thông báo trên website của đơn vị mình hoặc huỷ thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng về vấn đề ủy nhiệm lập hóa đơn;

– Trong trường hợp hóa đơn ủy nhiệm được xác định là loại hóa đơn không có mã của Cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm bắt buộc phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đó đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc chuyển dữ liệu thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ;

– Bên ủy nhiệm cần phải có trách nhiệm và nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử theo đúng giá trị thực tế phát sinh, theo sự thỏa thuận với bên ủy nhiệm, tuân thủ theo nguyên tắc có đi có lại.

2. Hướng dẫn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử: 

Theo quy định của pháp luật hiện nay, hoạt động uỷ nhiệm lập hóa đơn điện tử là một trong những hoạt động vô cùng phổ biến của các doanh nghiệp. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là việc các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ giao cho bên thứ ba thay mình tiến hành thủ tục lập hóa đơn điện tử. Đây thực chất là hoạt động thay mặt cho các doanh nghiệp để lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng. Việc ủy nhiệm sẽ bao gồm hai bên, cụ thể:

– Bên ủy nhiệm, biết bị nhiệm được xác định là các tổ chức kinh tế hoặc doanh nghiệp hoặc các tổ chức khác bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ;

– Bên nhận huy hiệu. Bên nhận ủy nhiệm thực chất là bên thứ ba có quan hệ liên kết chặt chẽ với người bán, đồng thời đó phải là đối tượng đáp ứng đầy đủ điều kiện để có thể sử dụng hóa đơn điện tử, không thuộc một trong những trường hợp ngưng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.

Để có thể uỷ nhiệm lập hóa đơn điện tử hợp pháp, cần phải thực hiện như sau:

Thứ nhất, bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm sẽ lập hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm. Tuy nhiên cần phải lưu ý, hợp đồng ủy nhiệm và thỏa thuận ủy nhiệm cần phải phù hợp với quy định tại khoản 2 Điều 3 của Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế 2019 về hóa đơn, chứng từ. Theo đó, việc ủy nhiệm lập hóa đơn cho bên thứ ba bắt buộc phải được thể hiện bằng văn bản, đó có thể là hợp đồng hoặc thỏa thuận. Nội dung trong hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm cần phải bao gồm các vấn đề cơ bản sau:

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm;

– Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm, trong đó bao gồm loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn;

– Mục đích kỷ niệm, thời hạn ủy nhiệm;

– Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm, trong đó cần phải ghi rõ trách nhiệm của các bên trong hợp đồng ủy nhiệm. Các bên có trách nhiệm lưu giữ văn bản ủy nhiệm và suất trình văn bản kỷ niệm đó khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Thứ hai, thông báo về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Về nguyên tắc, khi ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử thì bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo cho cơ quan thuế. Việc ủy nhiệm hóa đơn sẽ được xác định là trường hợp thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử căn cứ theo quy định tại Điều 15 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có thể sử dụng mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cho bên thứ ba.

3. Các hành vi nào bị cấm trong quá trình sử dụng hóa đơn? 

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các hành vi bị cấm khi sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

[1] Đối với công chức thuế, bao gồm:

+ Có hành vi gây phiền hà, nhiều sách, gây khó khăn cho các tổ chức và cá nhân điển mua hóa đơn/chứng từ.,

+ Có hành vi bao che hoặc thông đồng cho các tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn/chứng từ không hợp pháp;

+ Có hành vi nhận hối lộ trong quá trình thanh tra kiểm tra các quy định về hóa đơn/chứng từ dưới bất kỳ hình thức nào.

[2] Đối với tổ chức, cá nhân bán, cung cấp hàng hóa/dịch vụ, tổ chức/cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan, bao gồm:

+ Thực hiện hành vi gian dối, sử dụng các loại hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp các loại hóa đơn/chứng từ;

+ Có hành vi cản trở công chức thuế trong quá trình thi hành chức năng và công vụ, cản trở gây tổn hại đến sức khỏe hoặc danh dự nhân phẩm của công chức thuế đang trong quá trình thanh tra kiểm tra trong lĩnh vực hóa đơn/chứng từ;

+ Có hành vi truy cập trái phép, làm sai lệch thông tin, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn/chứng từ;

+ Có hành vi đưa hối lộ, thực hiện các hành vi khác liên quan tới hóa đơn, chứng từ nhằm mục đích tư lợi cá nhân.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ;

– Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế;

– Nghị định 125/2020/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.

THAM KHẢO THÊM:

• Ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử khác nhau có được không?
• Ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử khác nhau có được không?
• Các trường hợp bán hàng không cần lập hóa đơn