Quy định ngày xuất hoá đơn? Xuất hoá đơn trước hay sau ký biên bản thanh lý?

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, giao dịch bán hàng hóa, sản phẩm, cung cấp các dịch vụ, công việc xuất hóa đơn là công việc thiết yếu thường xuyên diễn ra và mang nhiều ý nghĩa quan trọng. Vai trò chủ yếu của việc xuất hóa đơn và sử dụng hóa đơn là để các doanh nghiệp có cơ sở ghi nhận doanh thu của mình.

Tuy nhiên, bài toán về thời điểm xuất hóa đơn luôn là một câu hỏi khó và được nhiều doanh nghiệp quan tâm và đặt câu hỏi, liệu rằng việc xuất hóa đơn của các doanh nghiệp được diễn ra vào thời điểm nào thì được coi là phù hợp với quy định của pháp luật, ngày xuất hóa đơn được quy định như thế nào và nên xuất hóa đơn trước hay sau khi ký biên bản thanh lý.

Luật sư tư vấn luật về thời điểm xuất hóa đơn giá trị gia tăng: 1900.6568

1. Quy định về thời điểm xuất hóa đơn GTGT:

Tại Khoản 2 Điều 16, thông tư 39/2014/TT-BTC, pháp luật quy định như sau:

Thời điểm thực hiện chuyển giao quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua chính là ngày lập hóa đơn đối với hàng hóa, trường hợp này không phân biệt là đã thu hay chưa thu được tiền.

Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ, ngày lập hóa đơn được quy định là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ đó, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa thu được. Trong trường hợp bên cung ứng dịch vụ đã thu tiền mặt trong khi hoặc trước khi cung ứng dịch vụ thì ngày thu tiền chính là ngày lập hóa đơn.

Đối với hoạt động cung cấp điện phục vụ sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ truyền hình, dịch vụ viễn thông, ngày lập hóa đơn trong phạm vi không quá 07 ngày kế tiếp tính từ ngày ghi chỉ số nước tiêu thụ, chỉ số điện tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với hoạt động cung cấp dịch vụ truyền hình, dịch vụ viễn thông.

Đối với lĩnh vực xây dựng, lắp đặt, ngày lập hóa đơn được quy định là thời điểm thực hiện công tác nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng lắp đặt, khối lượng xây dựng đã hoàn thành, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa.

Ngoài ra, pháp luật cũng quy định, đối với trường hợp giao hàng thành nhiều lần khác nhau hoặc bàn giao thành từng công đoạn dịch vụ, từng hạng mục thì mỗi lần bàn giao hoặc giao hàng đều phải thực hiện việc lập hóa đơn cho lượng giá trị, khối lượng hàng hóa, dịch vụ tương ứng.

Trường hợp tổ chức hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản; xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng; xây dựng cơ sở hạ tầng có thực hiện việc thu tiền theo tiến độ thu tiền hoặc tiến độ của dự án ghi trong hợp đồng thì ngày thu tiền là ngày phải lập hóa đơn.

Đối với hoạt động bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ thường xuyên cho người mua là cá nhân, tổ chức kinh doanh; cung cấp dịch vụ chứng khoán, dịch vụ ngân hàng thì ngày lập hóa đơn sẽ được thực hiện định kỳ theo quy định tại hợp đồng giữa hai bên có kèm theo chứng từ hoặc bảng kê có xác nhận của hai bên, tuy nhiên không được kéo dài thời gian mà chỉ trong phạm vi thời gian chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng có phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ hoặc mua bán hàng hóa.

Ngoài ra, Bộ Tài chính cũng có những hướng dẫn riêng đối với ngày xuất hóa đơn với hoạt động bán khí thiên nhiên, dầu thô, dầu khí và một số trường hợp có tính đặc thù khác.

2. Xuất hoá đơn trước hay sau ký biên bản thanh lý?

Tóm tắt câu hỏi:

Xin chào luật sư! Tôi làm tại một đơn vị hành chính. Cơ quan tôi mua tài sản có giá trị nhỏ có hợp đồng, thanh lý hợp đồng. Tuy nhiên về thanh lý hợp đồng tôi không biết lập theo ngày trước khi có hóa đơn hay sau khi có hóa đơn. Và quy định này được áp dụng tại văn bản nào ạ. Tôi kính mong luật sự trả lời giúp tôi ?

Luật sư tư vấn:

Thứ nhất, Biên bản thanh lý hợp đồng là một loại văn bản, được lập tại thời điểm hết hiệu lực hay hoàn thành hợp đồng. Trong đó, hai bên cùng xác định các bên đã hoàn thành hay chưa hoàn nghĩa vụ và trách nhiệm của mình theo những gì đã thỏa thuận trên hợp đồng và hai bên cùng thống nhất kết thúc hợp đồng mà không khiếu kiện gì nhau. Thanh lý hợp đồng, đồng nghĩa với việc mọi thủ tục thanh toán, giao hàng đã hoàn tất. Như vậy, lập biên bản thanh lý hợp đồng là bước cuối cùng trong việc thực hiện hợp đồng mua bán tài sản.

Thứ hai, Căn cứ Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC về Lập hóa đơn, trong đó tại khoản 2 của điều 16 có quy định:

“2. Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn

a) Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn

Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

…”

Theo như căn cứ nêu trên thì ngày lập hóa đơn bán hàng hóa phải trùng với ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt vào việc đã thanh toán hay chưa. Nói cách khác, hóa đơn phải được xuất ngay sau khi giao hàng.

Như vậy, theo như hai phân tích nêu trên, biên bản thanh lý hợp đồng được lập vào thời điểm hoàn thành (bước cuối cùng) hợp đồng thì theo nguyên tắc, ngày trên biên bản thanh lý hợp đồng phải sau ngày có hóa đơn.

Tuy nhiên, trên biên bản thanh lý hợp đồng sẽ luôn có nội dung:

“Bên B đã xuất / chưa xuất hóa đơn GTGT cho Bên A.

Nếu đã xuất đủ thì cũng nêu rõ đã xuất đủ cùng với giá trị hóa đơn.

Nếu chưa xuất hoặc chưa xuất đủ thì cũng nêu rõ số liệu và thời hạn xuất hóa đơn (trong vòng bao nhiêu ngày kể từ ngày lập biên bản thanh lý hợp đồng).”

Trong trường hợp này, hóa đơn xuất sau ngày của biên bản thanh lý hợp đồng vẫn hợp lệ nhưng phải trong thời hạn đã thoả thuận.

3. Xử lý trường hợp xuất hoá đơn muộn so với biên bản thanh lý:

Tóm tắt câu hỏi:

Chào Luật sư! Em đang làm trong kế toán hành chính sự nghiệp. Trường hợp của em có biên bản thanh lý hợp đồng ngày 21/7/2016 nhưng đến 16/8/2016 mới xuất hóa đơn. Vậy em có cần làm biên bản điều chỉnh hóa đơn không? Xin Luật sư hướng dẫn em quy trình cho đúng để thực hiện. Em cảm ơn!

Luật sư tư vấn:

Căn cứ Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về việc lập hóa đơn như sau:

– Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

– Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.

– Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

– Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

– Ngày lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thỏa thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.

– Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ…

Như vậy, thời điểm xuất hóa đơn trong trường hợp của bạn là ngày đơn vị bạn thanh lý hợp đồng vào ngày 21/7/2016. Tuy nhiên đến ngày 16/8/2016 mới xuất hóa đơn là vi phạm pháp luật. Đơn vị bạn đã xuất hóa đơn do đó không làm biên bản điều chỉnh hóa đơn được. Đơn vị bạn sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại điểm a) Khoản 3 Điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC như sau:

Luật sư tư vấn pháp luật thuế trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568

“3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:

a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm.

Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

a.1) Phạt cảnh cáo nếu việc lập hóa đơn không đúng thời điểm không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt.

Ví dụ: Công ty C giao hàng cho khách hàng vào ngày 01/3/2014 (căn cứ vào phiếu xuất kho của Công ty C), nhưng đến ngày 03/3/2014 Công ty C mới lập hóa đơn để giao cho khách hàng. Việc lập hóa đơn như trên là không đúng thời điểm nhưng Công ty C đã kê khai, nộp thuế trong kỳ tính thuế của tháng 3/2014 nên Công ty C bị xử phạt ở mức 4.000.000 đồng (do không có tình tiết giảm nhẹ).

a.2) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi khác lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định.[…]”

4. Xử phạt khi xuất hóa đơn không đúng thời điểm giao dịch:

Tóm tắt câu hỏi:

Chào luật sư, tôi có vấn đề xin được tư vấn như sau: công ty tôi là công ty bán đồ nội thất văn phòng. Mới đây có một hợp đồng mua bàn ghế phòng họp tôi đã giao hàng ngày 28/1/2015, nhưng đến ngày 5/1/2016 tôi mới xuất hóa đơn (do kế toán bên tôi nghỉ ốm) Vậy tôi có bị phạt gì không?

Luật sư tư vấn:

Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Theo đó việc bạn giao hàng hóa nhưng để sau mới lập hóa đơn là không đúng quy định của pháp luật.

Theo quy định tại Thông tư 10/2014/TT-BTC thì:

Điều 11. Hành vi vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ

3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:

a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm.

Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

a.1) Phạt cảnh cáo nếu việc lập hóa đơn không đúng thời điểm không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt.

Ví dụ: Công ty C giao hàng cho khách hàng vào ngày 01/3/2014 (căn cứ vào phiếu xuất kho của Công ty C), nhưng đến ngày 03/3/2014 Công ty C mới lập hóa đơn để giao cho khách hàng. Việc lập hóa đơn như trên là không đúng thời điểm nhưng Công ty C đã kê khai, nộp thuế trong kỳ tính thuế của tháng 3/2014 nên Công ty C bị xử phạt ở mức 4.000.000 đồng (do không có tình tiết giảm nhẹ).

Theo quy định này, nếu trong trường hợp bạn lập hóa đơn không đúng thời điểm thì bạn sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000.

Trên đây là nội dung phân tích pháp lý của Luật Dương Gia liên quan đến câu hỏi: “Quy định ngày xuất hoá đơn? Xuất hoá đơn trước hay sau ký biên bản thanh lý?”, rất mong có thể giúp bạn đọc giải đáp được những thắc mắc liên quan đến ngày xuất hóa đơn.