Invoice là gì? Cách ghi ngày tháng của Invoice hàng hóa xuất khẩu

1. Invoice là gì?

Trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, Invoice – hóa đơn thương mại sẽ do các doanh nghiệp, công ty tự lập theo mẫu riêng của mình, Bộ Tài chính không quy định loại mẫu hóa đơn này giống như các loại hóa đơn đơn bán hàng ở trong nước như: Hóa đơn VAT – Giá trị gia tăng, Hóa đơn bán lẻ… Tuy nhiên, các doanh nghiệp phải có đầy đủ các thông tin viết như: số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày tháng năm lập hóa đơn, thông tin về người bán, thông tin về người mua, mô tả đặc tính, thông tin hàng hóa, số lượng, chủng loại, đơn giá và tổng số thành tiền…

Hiện nay trong hoạt động thương mại quốc tế, Proforma invoice và Commercial Invoice là 2 loại chính dùng Invoice hàng hóa xuất khẩu. Các bên cần thương thảo về giá, ngày xuất hàng, xuất hóa đơn khi giao kết hợp đồng và xuất hóa đơn thương mại.

Cần phân biệt việc xuất khẩu hàng hóa dịch vụ tại chỗ như xuất khẩu vào khu phi thuế quan, khu chế xuất thì phải sử dụng hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng. Các doanh nghiệp có thể lên mạng để xem hoặc tham khảo các mẫu hóa đơn thương mại trên mạng, các doanh nghiệp được miễn làm thủ tục báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, thông báo phát hành hóa đơn.

Khi làm thủ tục hải quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm phiếu xuất kho và invoice hóa đơn thương mại đã lập để làm căn cứ mở tài khai hải quan.

Theo đó, với tính chất pháp lý và giá trị thanh toán nên trong hầu hết các trường hợp Invoice được hiểu là Commercial invoice và được gọi với tên thông thường là hóa đơn thương mại.

2. Cách ghi ngày tháng của Invoice hàng hóa xuất khẩu:

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính:

2. Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn

a) Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn

“Ngày lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thỏa thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.”

Nội dung này bị bãi bỏ bởi Điểm b Khoản 3 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC. Điều 5. Sửa đổi, bổ sung Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Ngày tháng năm lập hóa đơn thương mại – Invoice vô cùng quan trọng trong quá trình kê khai thuế, hoàn thuế, nộp thuế sau này. Cách lập tiêu thức ngày tháng năm trên Invoice – hóa đơn thương mại được xác định như sau:

– Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Theo đó, các doanh nghiệp trong hoạt động xuất khẩu sẽ xuất hóa đơn ghi rõ ngày tháng năm trên hóa đơn khi làm thủ tục hải quan.

Theo quy định tại Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25 tháng 8 năm 2014

7. Sửa đổi khoản 4 Điều 16 Thông tư số 219/2013/TT-BTC như sau:

“Hóa đơn thương mại. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan”.

Công văn 483/TCT-CS năm 2015 về việc ghi nhận doanh thu, Tổng cục thuế có hướng dẫn như sau: Khoản 7 Điều 3 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính sửa đổi Khoản 4 Điều 16 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính về điều kiện để được khấu trừ, hoàn thuế GTGT đầu vào cho hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu như sau:

“Hóa đơn thương mại. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan” (Thông tư này có hiệu lực từ ngày 01/9/2014).

Căn cứ các hướng dẫn nêu trên và theo trình bày của Cục Thuế tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu, trường hợp Công ty TNHH Vard Vũng Tàu thực hiện các hợp đồng đóng tàu cho khách hàng nước ngoài mà thời gian thực hiện hợp đồng dài, thời điểm nghiệm thu, bàn giao tàu là thời điểm giao tàu xuất khẩu đi nước ngoài thì:

– Trước 01/9/2014, Công ty TNHH Vard Vũng Tàu thực hiện lập hóa đơn GTGT, hóa đơn xuất khẩu tại thời điểm nghiệm thu, bàn giao tàu, xuất khẩu ra nước ngoài, Công ty ghi nhận doanh thu tính thuế TNDN căn cứ theo hóa đơn.

– Từ 01/9/2014, Công ty TNHH Vard Vũng Tàu không phải lập hóa đơn xuất khẩu mà sử dụng hóa đơn thương mại và xác định doanh thu xuất khẩu thực hiện theo quy định tại Khoản 7 Điều 3 Thông tư số 119/2014/TT-BTC nêu trên. Thời điểm ghi nhận doanh thu tính thuế của hoạt động này là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.”

Như vậy, ngày tháng năm ghi nhận trên hóa đơn thương mại Invoice là thời điểm xuất khẩu hàng hóa dịch vụ đi nước ngoài chính là thời điểm giao hàng, nghiệm thu, bàn giao. Khác với việc ghi nhận doanh thu dựa theo ngày tháng năm hóa ghi trên đơn thuế GTGT (VAT), ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan chính là ngày ghi nhận doanh thu.

3. Ngày trên hợp đồng kinh tế và ngày trên invoice khác nhau có bị xử phạt không?

Tóm tắt câu hỏi:

Thưa Luật Sư, tôi được biết là ngày trên hợp đồng kinh tế phải trước hoặc bằng với ngày trên invoice. Trước đây tôi không biết nên đã làm invoice và để ngày trước ngày hợp đồng. Tôi muốn hỏi về văn bản quy định điều này, bởi tôi cũng đã tra cứu trên mạng và không tìm thấy, mong Luật Sư chỉ giúp tôi. Tôi cũng muốn hỏi, nếu tôi để ngày như vậy thì sẽ bị xử phạt với mức nào. Cảm ơn Luật Sư!

Luật sư tư vấn:

1. Cơ sở pháp lý:

– Thông tư 39/2014/TT-BTC

– Thông tư số 119/2014/TT-BTC

2. Giải quyết vấn đề:

Invoice trong tình huống của bạn trong trường hợp này được xác định là hóa đơn thương mại. Không có văn bản quy định nào của pháp luật hiện hành quy định về ngày tháng năm ghi trên Invoive và Hợp đồng kinh kế, nhưng nếu hiểu về bản chất của hai loại chứng từ thì thấy rằng:

– Hợp đồng kinh tế là sự thoả thuận giữa các bên bằng văn bản nhằm mục đích giao kết về việc thực hiện công việc kinh doanh quy định về các quyền và nghĩa vụ của các bên.

– Invoice hay hóa đơn thương mại là chứng từ xác định yêu cầu thanh toán hay hoàn tất nghĩa vụ thanh toán của các bên với bên còn lại trong hợp đồng kinh tế.

Như vậy, về bản chất invoive hay hóa đơn thương mại là chứng từ phát sinh sau khi giao kết hợp đồng kinh tế trong quan hệ giao dịch hàng hóa, dịch vụ của các bên. Theo đó, dễ hiểu thời điểm phát sinh của invoice hay hóa đơn thương mại phải được ghi sau hoặc ít nhất là cùng ngày với hợp đồng kinh tế. Ngoài ra Thông tư 39/2014/TT-BTC quy đinh về thể thức lập hóa tại Điểm a Khoản 2 Điều 16 cụ thể về ngày lập hóa đơn như sau:

“a) Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn

Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.”

Về mức xử phạt theo Điều 24 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn:

+ Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ: Phạt cảnh cáo

+ Đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế không thuộc trường hợp phạt cảnh cáo thì Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.

+ Đối với trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ không thuộc 2 trường hợp nêu trên: Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng

Ví dụ: Công ty C giao hàng cho khách hàng vào ngày 01/3/2014 (căn cứ vào phiếu xuất kho của Công ty C), nhưng đến ngày 03/3/2014 Công ty C mới lập hóa đơn để giao cho khách hàng. Việc lập hóa đơn như trên là không đúng thời điểm nhưng Công ty C đã kê khai, nộp thuế trong kỳ tính thuế của tháng 3/2014 nên Công ty C bị xử phạt ở mức 4.000.000 đồng (do không có tình tiết giảm nhẹ).

Như vậy việc ngày tháng năm lập hóa đơn ghi trước hợp đồng kinh tế là sai thời điểm theo quy định của Bộ tài chính theo Thông tư 39/2014/TT-BTC được sửa đổi bởi Thông tư 119/2014/TT-BTC và có thể bị xử phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng.

Tuy nhiên, trên thực tế hợp đồng kinh tế không phải là căn cứ duy nhất để ghi ngày, tháng, năm trên hóa đơn thương mại. Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ mới là ngày xuất hóa đơn tức là ghi ngày tháng năm.

Trong hoạt động kinh doanh quốc tế, ngày tháng năm ghi nhận trên hóa đơn thương mại là ngày tháng năm xuất khẩu hàng hóa dịch vụ đi nước ngoài chính là thời điểm giao hàng. Ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan chính là ngày ghi nhận doanh thu chứ không còn phải là ngày ghi trên hóa đơn thương mại nữa.

Các văn bản pháp luật có liên quan đến bài viết:

– Thông tư số 119/2014/TT-BTC

– Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn