Nên chứng thực ở UBND hay Văn phòng công chứng?

1. Nên chứng thực ở Ủy ban nhân dân hay Văn phòng công chứng?

Chứng thực là một trong những thủ tục hành chính diễn ra phổ biến trong đời sống hiện nay. Tuy nhiên thủ tục chứng thực thuộc về nhiều cơ quan khác nhau, trong đó có thể kể đến là Ủy ban nhân dân hoặc văn phòng công chứng. Nhiều người đặt ra câu hỏi: Nên chứng thực tại Uỷ ban nhân dân hay văn phòng công chứng? Trên thực tế, Ủy ban nhân dân và văn phòng công chứng đều có thẩm quyền chứng thực các loại giấy tờ. Cùng giải đáp thắc mắc thông qua các phương diện so sánh như sau:

Thứ nhất, về mức phí. Mức thu phí hiện nay tại văn phòng công chứng và Ủy ban nhân dân đều đang được thực hiện theo quy định tại Thông tư 113/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính. Theo đó, mức phí đối với các trường hợp chứng thực tại văn phòng công chứng hoặc Ủy ban nhân dân đối với cùng một loại giấy tờ là như nhau.

Thứ hai, về thẩm quyền:

– Căn cứ theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, các loại giấy tờ chứng thực thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã bao gồm:

+ Chứng thực bản sao từ bản chính các loại giấy tờ, văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

+ Chứng thực các loại chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ trường hợp tiến hành thủ tục chứng thực chữ ký người dịch;

+ Chứng thực các loại hợp đồng, giao dịch có liên quan đến tài sản được xác định là động sản;

+ Chứng thực các loại hợp đồng, giao dịch liên quan đến quá trình thực hiện quyền của người sử dụng đất theo quy định của pháp luật về đất đai;

+ Chứng thực các loại hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở theo quy định của pháp luật về nhà ở;

+ Chứng thực di chúc theo quy định của pháp luật, chứng thực các văn bản từ chối nhận di chúc;

+ Chứng thực các văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản và di sản đó được xác định là tài sản bao gồm động sản, nhà ở và đất đai.

– Các loại giấy tờ chứng thực tục thẩm quyền của văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng căn cứ theo quy định tại Văn bản hợp nhất Luật công chứng năm 2018 bao gồm:

+ Công chứng viên sẽ được chứng thực các loại bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong các loại giấy tờ văn bản theo quy định của pháp luật;

+ Việc chứng thực bản sao từ bản chính phải thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký trong các loại giấy tờ, văn bản sẽ được thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực.

Như vậy có thể nói, về bản chất thì Ủy ban nhân dân hay văn phòng công chứng đều có thẩm quyền chứng thực các loại giấy tờ và tài liệu. Cách thức hoạt động liên quan đến chứng thực hoàn toàn giống nhau, giá trị pháp lý của các văn bản chứng thực cũng là như nhau. Vì vậy cho nên, chứng thực tại Ủy ban nhân dân hay văn phòng công chứng đều được, chỉ cần bạn lựa chọn nơi nào thuận tiện hơn trong việc đi lại để có thể thực hiện hoạt động chứng thực.

2. Biểu phí thực hiện thủ tục chứng thực theo quy định hiện nay: 

Hiện nay, căn cứ theo Thông tư 113/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 264/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao áp dụng tại các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, có quy định biểu phí chứng thực như sau:

Số thứ tự	Tên thủ tục chứng thực	Cơ quan thực hiện	Mức thu phí chứng thực
I	Thủ tục hành chính áp dụng chung
2	Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, bản sao từ bản chính các loại văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan hoặc các tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận	– Phòng Tư pháp; – Tổ chức hành nghề công chứng; – Cơ quan đại diện.	– Tại Phòng Tư pháp, hoặc tại các tổ chức hành nghề công chứng: 2.000 đồng/trang; với số lượng từ trang thứ 03 trở lên thu 1.000 đồng/trang, tối đa thu không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính; – Tại cơ quan đại diện: 10 USD/bản.
3	Thủ tục chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, chứng thực chữ kí trong các văn bản	– Ủy ban nhân dân cấp xã;   – Phòng Tư pháp; – Tổ chức hành nghề công chứng;  – Cơ quan đại diện.	– Tại Ủy ban nhân dân cấp xã, phòng Tư pháp, Tổ chức hành nghề công chứng: 10.000 đồng/trường hợp; – Tại cơ quan đại diện: 10 USD/bản.
4	Thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch	– Ủy ban nhân dân cấp xã;  – Phòng Tư pháp.	30.000 đồng/hợp đồng, giao dịch.
5	Thủ tục sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch	– Ủy ban nhân dân cấp xã; – Phòng Tư pháp.	25.000 đồng/hợp đồng, giao dịch.
6	Thủ tục cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực	– Ủy ban nhân dân cấp xã; – Phòng Tư pháp.	2.000 đồng/trang. Với số lượng từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000 đồng/trang, tối đa thu không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính.
II	Thủ tục hành chính thực hiện tại cơ quan đại diện
1	Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch không phải viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự	Cơ quan đại diện	10 USD/bản
2	Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự	Cơ quan đại diện	10 USD/bản
III	Thủ tục hành chính cấp huyện
1	Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp	Phòng Tư pháp	10.000 đồng/trường hợp
2	Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch trong trường hợp người dịch không phải là cộng tác viên dịch thuật	Phòng Tư pháp	10.000 đồng/trường hợp
3	Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản trong trường hợp là động sản	Phòng Tư pháp	50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
4	Thủ tục chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản trong trường hợp di sản là động sản	Phòng Tư pháp	50.000 đồng/văn bản
5	Thủ tục chứng thực văn bản khai nhận di sản trong trường hợp di sản là động sản	Phòng Tư pháp	50.000 đồng/văn bản
IV	Thủ tục hành chính cấp xã
1	Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, quyền sử dụng đất và nhà ở	Ủy ban nhân dân cấp xã	50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
2	Thủ tục chứng thực di chúc	Ủy ban nhân dân cấp xã	50.000 đồng/di chúc
3	Thủ tục chứng thực văn bản từ chối nhận di sản	Ủy ban nhân dân cấp xã	50.000 đồng/văn bản
4	Thủ tục chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản trong trường hợp di sản là động sản, quyền sử dụng đất, nhà ở	Ủy ban nhân dân cấp xã	50.000 đồng/văn bản
5	Thủ tục chứng thực văn bản khai nhận di sản trong trường hợp di sản là động sản, quyền sử dụng đất, nhà ở	Ủy ban nhân dân cấp xã	50.000 đồng/văn bản

3. Một số công việc liên quan đến chứng thực: 

Trên thực tế, để có thể đảm bảo hồ sơ và các loại giấy tờ trong các giao dịch hợp pháp, người ta thường thực hiện thủ tục công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền đối với các loại văn bản, giấy tờ. Có thể kể đến các việc liên quan đến công chứng, chứng thực như sau:

– Chứng thực bản sao từ bản chính: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

– Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

– Chứng thực hoặc công chứng bản dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, hoặc bản dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

– Công chứng hoặc chứng thực hợp đồng, giao dịch;

– Công chứng hoặc chứng thực các văn bản liên quan đến di chúc: Di chúc; văn bản từ chối nhận di sản; văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản;

Trong đó, một số việc pháp luật cho phép được lựa chọn để thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng hoặc chỉ được thực hiện tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Thông tư 113/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 264/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao áp dụng tại các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài;

– Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

– Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2018 Luật Công chứng.