Năng lực nhà thầu là gì? Mẫu hồ sơ năng lực dự thầu?

1. Thế nào là năng lực nhà thầu?

 Đấu thầu thực chất là một cuộc thi giúp chọn nhà cung cấp tốt nhất, hướng đến nguyên tắc cạnh tranh, công bằng, minh bạch, hiệu quả. Đấu thầu có thể được thực hiện bởi “người mua” hoặc “nhà cung cấp” sản phẩm hoặc dịch vụ dựa trên bối cảnh của tình huống.

Bản chất  của đấu thầu là sự cạnh tranh giữa các nhà thầu với nhau để được thực hiện một công việc, dự án, hạng mục nào đó.

Chủ đầu tư sẽ là người đưa quyết định xem nhà thầu nào trúng thầu, chịu trách nhiệm thực hiện các công việc, hạng mục dự án mà mình đưa ra. Để xét duyệt như vậy, chủ đầu tư sẽ phải căn cứ vào năng lực nhà thầu.

Hiện nay, Luật đấu thầu và các thông tư, nghị định liên quan chưa đưa ra khái niệm chuyên biệt, cụ thể về năng lực nhà thầu. Song, xét theo thực tiễn tiến hành, có thể hiểu,  năng lực nhà thầu là khả năng nhà thầu bảo đảm thực hiện được gói thầu mà nhà thầu tham dự.

Năng lực nhà thầu có ý nghĩa, vai trò đặc biệt quan trọng đối với bên chủ đầu tư và bên dự thầu, cụ thể:

– Năng lực nhà thầu thể hiện rõ năng lực, khả năng của nhà thầu trong việc tham gia dự thầu. Nó giúp nhà thầu này có cơ hội được trúng thầu để đảm nhận những dự án, công việc mà mình mong muốn tham gia.

– Thông qua năng lực dự thầu, chủ đầu tư cũng đánh giá được năng lực, trình độ chuyên môn của các nhà thầu. Từ đó đưa ra lựa chọn khách quan và đúng đắn nhất đối với nhà thầu đảm nhận những công việc mà hồ sơ mời thầu đưa ra.

Đấu thầu ngoài việc xúc tiến, giúp hoạt động thực tiễn trong việc đảm bảo hoàn tất công việc diễn ra một cách nhanh chóng, cụ thể, còn giúp đảm bảo lợi ích tài chính giữa bên mời thầu và bên dự thầu (đôi bên cùng có lợi).

Chính vì những lý do nêu trên, khi thực hiện đấu thầu (mời thầu và dự thầu), các bên luôn hướng đến việc xét duyệt năng lực nhà thầu.

2. Mẫu hồ sơ năng lực dự thầu:

Hồ sơ năng lực nhà thầu là một tệp tài liệu, mà tại đó sẽ cập nhật những thông tin liên quan đến năng lực nhà thầu. Các thông tin này được cập nhật một cách khách quan, cụ thể, để khi xem xét đến, bên chủ đầu tư và các bên nhà thầu khác có thể nắm bắt được một cách cụ thể năng lực của nhà thầu.

Dựa vào các mẫu hồ sơ năng lực nhà thầu trên thực tế, có thể thấy, hồ sơ năng lực nhà thầu bao gồm các giấy tờ, tài liệu cụ thể sau đây:

– Bản sao có công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép kinh doanh những ngành nghề kinh doanh có điều kiện của doanh nghiệp (Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp này không quá 6 tháng).

– Danh sách các hợp đồng tương tự (các hợp đồng thầu có nội dung tương tự với dự án đấu thầu hiện tại) đã được thực hiện.

– Danh sách các khách hàng của nhà thầu. Các khách hàng của nhà thầu là một trong những cơ sở để xét duyệt năng lực và uy tín của nhà thầu. Khách hàng càng nhiều chứng tỏ năng lực và uy tín của nhà thầu càng lớn.

– Báo cáo tài chính có xác nhận của cơ quan thuế (hoặc báo cáo tài chính đã được kiểm toán). Điều này đảm bảo nhà thầu tuân thủ một cách đầy đủ, toàn diện các quy định của pháp luật. Các chứng thư, báo cáo này giúp chủ đầu tư yên tâm nếu bàn giao dự án (tránh những rủi ro pháp lý không mong muốn xảy ra).

– Danh sách nhân sự thực hiện gói thầu dự kiến, kèm chứng chỉ và các loại bằng cấp chứng minh năng lực, kinh nghiệm của các nhân sự bên nhà thầu. Chủ thể thực hiện gói thầu là một trong những nhân tố quan trọng, quyết định sự thành công của một gói thầu. Do đó, chủ đầu tư sẽ dựa vào các năng lực bằng cấp, kinh nghiệm để xác minh năng lực nhà thầu. Điều này đảm bảo tính khách quan, toàn diện trong việc xác định nhà thầu.

– Danh sách các máy móc, thiết bị, tài sản của nhà thầu. Các thiết bị máy móc, tài sản của nhà thầu cũng là một trong những yếu tố xác định xem nhà thầu có khả năng kinh tế để đảm đương gói thầu hay không (trình độ kỹ thuật gắn với năng lực).

– Ngoài ra, còn phụ thuộc vào loại gói thầu, hình thức đấu thầu mà bên chủ đầu tư sẽ đưa ra những tiêu chí đánh giá năng lực nhà thầu khác nhau.

Trên đây là những giấy tờ, tài liệu mà nhà thầu cần phải đảm bảo cung cấp đầy đủ trong hồ sơ năng lực nhà thầu. Dựa vào những chứng thư, tài liệu này, chủ đầu tư mới đánh giá được một cách khách quan năng lực của nhà thầu, từ đó đưa ra quyết định lựa chọn nhà thầu xác thực và đúng đắn nhất.

3. Một số lưu ý khi làm hồ sơ năng lực nhà thầu:

Các nhà thầu phải xác định, hồ sơ năng lực nhà thầu chính là cơ sở, căn cứ để phía bên chủ đầu tư dựa vào, đưa ra quyết định lựa chọn nhà thầu. Vậy nên, khi làm hồ sơ năng lực nhà thầu, các cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp phải lưu ý một số vấn đề sau đây:

– Phần mở đầu của hồ sơ năng lực nhà thầu, các doanh nghiệp cần sử dụng những ngôn từ đơn giản để tạo ra sự gần gũi, dẫn dắt phía bên chủ đầu tư vào việc tìm hiểu hồ sơ năng lực nhà thầu của mình. Hồ sơ năng lực nhà thầu là một hệ thống tài liệu cung cấp thông tin về nhà thầu. Vậy nên, nếu ngay phần mở đầu, không tạo ra được sự gần gũi, thoải mái cho bên tìm hiểu, thì việc tìm hiểu hồ sơ sẽ trở nên cứng nhắc và nhàm chán. Đây là một trong những chi tiết tinh tế mà các nhà thầu cần phải lưu ý khi lập hồ sơ năng lực nhà thầu.

– Trong hồ sơ năng lực nhà thầu, các doanh nghiệp cần đảm bảo cung cấp một cách đầy đủ, khách quan, trung thực các thông tin liên quan đến năng lực. Cụ thể, họ cần cung cấp và giải thích rõ lĩnh vực hoạt động của nhà thầu; trình độ năng lực chuyên môn của đội ngũ nhân sự.. Đặc bên, nhà thầu cần cung cấp những giá trị và lợi ích mà bên mời thầu nhận được thông qua năng lực của nhà thầu. Tức tại hồ sơ năng lực nhà thầu, bên dự thầu phải đảm bảo cung cấp một cách toàn diện những năng lực mà mình có. Đây chính là cơ sở để thuyết phục chủ đầu tư lựa chọn bên họ trong việc thực hiện dự án, công việc tại tiến trình thầu.

– Để đảm bảo tính thuyết phục, trong hồ sơ năng lực nhà thầu, bên mời thầu cần cung cấp những số liệu cụ thể về trình độ chuyên môn, năng lực của mình.

Trên đây là những lưu ý cơ bản nhất mà bên dự thầu cần phải đảm bảo khi muốn dự thầu. Điều này giúp cơ hội chúng thầu của chủ thể này được cao hơn.

4. Quy trình lập hồ sơ năng lực nhà thầu:

Khi tiến hành lập hồ sơ năng lực nhà thầu, các bên cần tuân thủ theo các bước sau đây:

– Bước 1: Tìm hiểu kỹ hồ sơ mời thầu.

Việc tìm hiểu kỹ hồ sơ mời thầu giúp nhà thầu xác định xem gói thầu có phù hợp với năng lực của bên mình hay không; nó có đáp ứng được những điều kiện tài chính của mình hay không. Từ đó mới đưa ra quyết định về việc làm hồ sơ dự thầu; làm hồ sơ năng lực nhà thầu.

– Bước 2: Thiết kế hồ sơ năng lực nhà thầu.

Nhà thầu sẽ đưa ra những ý tưởng về việc thiết kế hồ sơ năng lực nhà thầu. Bởi lẽ, hồ sơn năng lực nhà thầu là cơ sở để chủ đầu tư xem xét, ra quyết định lựa chọn nhà thầu. Do đó, muốn trúng thầu, các doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ một cách kỹ càng, ngay tại khâu thiết kế.

– Bước 3: Lập hồ sơ năng lực nhà thầu.

Sau khi thiết kế, doanh nghiệp sẽ lập hồ sơ năng lực nhà thầu. Hồ sơ năng lực nhà thầu phải đảm bảo đầy đủ các thông tin về nhà thầu, năng lực nhân sự và tài chính, giá trị lợi ích có thể mang lại cho phía bên chủ đầu tư.

– Bước 4: Gửi hồ sơ cho chủ đầu tư.

Sau khi lập xong hồ sơ năng lực nhà thầu, doanh nghiệp sẽ gửi hồ sơ năng lực nhà thầu cho chủ đầu tư, để chủ đầu tư xem xét và phê duyệt.

Trên đây là các bước mà bên dự thầu cần đảm bảo thực hiện trong hồ sơ năng lực dự thầu. Việc tuân thủ theo quy trình nêu trên giúp việc lập và đánh giá hồ sơ năng lực nhà thầu diễn ra một cách cụ thể, khách quan và đạt được giá trị cao nhất (cho cả hai bên).

Văn bản pháp luật sử dụng trong bài viết:

Văn bản hợp nhất 17/VBHN-VPQH năm 2020 hợp nhất Luật đấu thầu.