MOU là gì? Phân biệt giữa MOU và hợp đồng chính thức?

1. MOU là gì?

MOU là thuật ngữ viết tắt của từ tiếng anh Memorandum of Understanding hay còn gọi là biên bản ghi nhớ. MOU được hiểu cơ bản là một thỏa thuận không ràng buộc giữa hai bên (song phương) hay là nhiều bên (đa phương), bao gồm chi tiết về yêu cầu và trách nhiệm cũng như sự hiểu biết giữa các bên liên quan. MOU thường được sử dụng trong trường hợp các bên liên quan không mong muốn một cam kết pháp lý hay là trong trường hợp các bên không thể thống nhất và tạo ra một thỏa thuận hợp pháp có thể thực thi. MOU có thể trở thành biên bản pháp lý nếu có những điều kiện cụ thể như sau:

– Các bên tham gia giao ước cần rõ ràng.

– Mục đích và nội dung của bản cam kết cần được công nhận.

– Các điều khoản của giao ước được xác nhận bởi các bên liên quan.

– Có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan

Bất kể độ dài hay độ phức tạp, MOU sẽ đều xác định các kỳ vọng được chấp nhận giữa hai hoặc nhiều người hoặc tổ chức khi họ cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung. Nói chung, ta nhận thấy rằng, biên bản ghi nhớ không ràng buộc về mặt pháp lý, một phần bởi vì không bên nào muốn giải quyết các phân nhánh của thỏa thuận ràng buộc và chúng không liên quan đến việc trao đổi tiền.

Trong những giao dịch thương mại trên quốc tế, biên bản ghi nhớ cũng đóng góp một vai trò quan trọng. Cụ thể thì nó được xem như là một hồ sơ, tài liệu hay công cụ không chính thức, làm cơ sở cho một hợp đồng trong tương lai (nếu có). Bản ghi nhớ giữa các công ty với nhau cũng được hiểu là một tài liệu của hợp đồng nhưng không ràng buộc giữa các bên, ngoại trừ những thỏa thuận bí mật và phi cạnh tranh.

Hiện tại, trên thực tế thì vẫn chưa có điều khoản cụ thể nào có quy định rõ về hiệu lực pháp lý của biên bản ghi nhớ cả. Tuy nhiên, xuất phát từ thực tiễn sử dụng trong thực tế thì khi chủ thể là các bên tham gia ký kết biên bản ghi nhớ thì sẽ cần phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, chủ thể là người kí kết có thể xem biên bản ghi nhớ chính là một hợp đồng thay thế để các chủ thể sẽ có thể sử dụng nó phòng cho các trường hợp kiện cáo hoặc hai bên không đồng tình khi làm việc với nhau.

2. Cách thức hoạt động của MOU trong kinh doanh:

Mặc dù chủ thể là các bên liên quan đều có trách nhiệm và đặt tâm sức vào thiết kế MOU, quá trình hoạt động của MOU thực tế thì cũng khá đơn giản. Nói chung, mỗi bên đều sẽ bắt đầu trong giai đoạn lập kế hoạch để nhằm mục đích xác định những gì họ muốn hoặc cần bên kia cung cấp, những gì họ phải cung cấp, những gì họ sẵn sàng đàm phán và lý do, mục đích thiếp lập biên bản ghi nhớ. Có lẽ quan trọng nhất, MOU nêu ra các mục tiêu chung của các bên liên quan.

Sau khi bản dự thảo ban đầu đã được viết, đại diện cho các bên gặp gỡ để nhằm mục đích có thể thương lượng và tranh luận đưa ra những thống nhất chung về biên bản ghi nhớ. Các điều khoản cụ thể khác của thỏa thuận cũng thường được bao gồm, cụ thể như khi thỏa thuận bắt đầu, thời hạn kéo dài bao lâu và làm thế nào một hoặc cả hai thực thể có thể chấm dứt bản ghi nhớ này. Một MOU thì cũng có thể có các khuyến cáo và hạn chế, cũng như các tuyên bố về quyền riêng tư. Một khi họ đi đến thỏa thuận về những chi tiết đó, cả hai bên đều ký bản ghi nhớ cuối cùng.

3. Sự khác nhau giữa bản ghi nhớ và hợp đồng:

Bản ghi nhớ cũng có một số tính năng tương tự giống như hợp đồng, nhưng bản ghi nhớ lại có những sự khác biệt đáng kể so với hợp đồng. Hợp đồng được hiểu cơ bản là một thỏa thuận bằng văn bản, riêng tư giữa hai bên có tính ràng buộc về mặt pháp lý và có thể được thi hành bởi thẩm phán.

Nếu vi phạm hợp đồng, một bên liên quan theo quy định pháp luật hay theo cam kết thoả thuận trong hợp đồng sẽ có thể gánh chịu những hậu quả mang tính pháp lý và cực kì nghiệm trọng. Chính vì nguyên nhân đó, hợp đồng được xem là cần thiết khi có bất kỳ loại giao dịch liên quan đến tiền bạc bởi chúng giúp bảo vệ lợi ích và niềm tin của cả hai bên.

Bản ghi nhớ trên thực tế thì chúng sẽ thường bao gồm ít chi tiết và phức tạp hơn hợp đồng. Lý do mà các bên lựa chọn MOU là bởi vì chúng đơn giản và linh hoạt hơn so với hợp đồng. MOU cỹng được viết tốt phản ánh sự hiểu biết ngoại giao và tư duy phân tích sáng tạo. Bản ghi nhớ cũng cung cấp một khuôn khổ cùng có lợi mà cả hai thực thể có thể làm việc để đạt được các mục tiêu chung. MOU về cơ bản chính là một thỏa thuận mà hai bên tạo ra trước khi một tài liệu đàm phán được hoàn tất. Nó là một thỏa thuận trước khi đưa ra bản hợp đồng chính thức.

Các chủ thể cũng có thể tự hỏi tại sao hai bên lại nỗ lực đưa ra một bản ghi nhớ chung, đặc biệt khi xem xét trên khía cạnh rằng đó không phải là một tài liệu có thể thi hành được. Trong một số trường hợp cụ thể một bên liên quan được yêu cầu về mặt pháp lý để nhằm mục đích tạo bản ghi nhớ, cụ thể như khi chính quyền nhà ở đàm phán với chủ thể là người thuê nhà.

Nhưng ta cũng nhận thấy rằng biện bản ghi nhớ MOU nắm giữ rất nhiều sức mạnh tiềm năng vì thời gian và năng lượng mà bên liên quan dành ra để có thể lập kế hoạch và thiết lập bản ghi nhớ. Họ yêu cầu các bên phải đi đến một số thỏa thuận chung, và để làm được điều đó, các chủ thể sẽ cần phải nắm bắt được nhu cầu và mong muốn của hai bên thành một thỏa thuận trên giấy tờ.

Trong các loại tình huống cụ thể này, MOU được biết đến là một lựa chọn hấp dẫn bởi tính đơn giản và trực tiếp, không có các điều khoản và điều kiện tiêu chuẩn phức tạp của luật hợp đồng. Nói cách khác, MOU không yêu cầu một trong hai bên phải mời luật sư và mời các nhà thẩm phán đánh giá khi có tranh chấp.

4. Tính pháp lý trong kinh doanh của MOU:

Tính pháp lý trong kinh doanh của MOU cụ thể như sau:

– Thứ nhất, về nỗi lo hiệu lực của biên bản ghi nhớ:

Biên bản ghi nhớ (tên viết tắt MOU) như đã phân tích cụ thể bên trên chính là văn bản thể hiện sự thỏa thuận về một vấn đề giữa hai hoặc nhiều bên. Mặc dù trong biên bản ghi nhớ không dựa trên cơ sở pháp lý nào nhưng MOU thực chất sẽ vẫn có tính ràng buộc nhất định. Để tính ràng buộc của MOU được thực hiện, một biên bản ghi nhớ cần có các nội dung cơ bản sau đây:

+ Nắm rõ ràng được các bên tham gia vào giao ước.

+ Nêu ra thông tin và mục đích.

+ Tóm tắt chi tiết các điều khoản trong thỏa thuận giao ước.

+ Có được đầy đủ chữ ký của các bên liên quan.

Hiện nay trong hệ thống luật pháp thương mại, kinh doanh vẫn chưa có điều khoản nào quy định cụ thể về hiệu lực của MOU là gì. Tuy nhiên dựa trên thực tế, khi chủ thể là các bên tham gia ký kết MOU thì chỉ cần thực hiện đầy đủ và đúng những yêu cầu đã ghi, như vậy. ta nhận thấy, MOU vẫn có giá trị pháp lý như hợp đồng khi đem ra làm chứng cứ kiện tụng.

Nếu các chủ thể không sử dụng hợp đồng thì tốt nhất trong MOU các chủ thể cũng hãy ghi đầy đủ những nghĩa vụ ràng buộc giữa các bên, để khi có vấn đề phát sinh thì bạn có thể biết đâu là bên cần chịu trách nhiệm bồi thường, tránh tình trạng đổ lỗi lẫn nhau, không giải quyết được.

– Thứ 2, về mối liên lạc giữa hợp đồng và biên bản ghi nhớ:

Các bên đàm phán để nhằm mục đích thực hiện việc ký kết các thỏa thuận đảm bảo đầy đủ mục tiêu, chiến lược, xác định rõ quyền và nghĩa vụ, nguyên tắc làm việc và ký kết các hợp đồng về sau. Hợp đồng sẽ quy định chi tiết hơn các nội dung thỏa thuận chính, còn các phần chỉnh sửa, thay đổi điều khoản có thể bổ sung vào biên bản ghi nhớ. Nhớ rằng sự thay đổi này cần có sự đồng thuận của các bên, không làm tổn hại tới bất cứ bên nào, không trái với quy định pháp luật. Bên cạnh đó thì sự thay đổi phải được chú thích rõ trong hợp đồng ký kết về sau để tránh gây tranh chấp sau này.

Hợp đồng sẽ có tính ràng buộc pháp lý và được pháp luật bảo hộ, nếu có phát sinh tranh chấp thì luật pháp sẽ đứng ra giải quyết. Tất nhiên khi tham gia vado quá trình kiện tụng, tranh chấp, ảnh hưởng đến bên thứ 3,… thì sẽ đem ra tòa để kiện cáo và bên nào thua kiện sẽ phải chịu chi phí. MOU đơn giản chính là bước đệm, tạo điều kiện cho các bên yên tâm để đi tới các hợp đồng được ký kết sau này.