Mẫu trích lục đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch (bản chính)

1. Trích lục đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch là gì?

Trước khi đi vào giải thích “trích lục đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch” là gì? tác giả sẽ đưa ra một số khái niệm liên quan như sau:

– Theo Khoản 10 Điều 4, Luật Hộ tịch định nghĩa rằng: “Thay đổi hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký thay đổi những thông tin hộ tịch của cá nhân khi có lý do chính đáng theo quy định của pháp luật dân sự hoặc thay đổi thông tin về cha, mẹ trong nội dung khai sinh đã đăng ký theo quy định của pháp luật.”

Phạm vi thay đổi hộ tịch được xác định trong hai trường hợp: (1) Thay đổi họ, chữ đệm và tên của cá nhân trong nội dung khai sinh đã đăng ký khi có căn cứ theo quy định của pháp luật dân sự hoặc (2)  thay đổi thông tin về cha, mẹ trong nội dung khai sinh đã đăng ký sau khi được nhận làm con nuôi theo quy định của Luật nuôi con nuôi.

– Theo Khoản 2, Điều 7, Nghị định 123/2015/NĐ-CP giải thích: “Cải chính hộ tịch theo quy định của Luật Hộ tịch là việc chỉnh sửa thông tin cá nhân trong Sổ hộ tịch hoặc trong bản chính giấy tờ hộ tịch và chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ để xác định có sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch.” Định nghĩa này nêu rõ 3 đặc điểm cơ bản của hoạt động cải chính hộ tịch như sau:

Một là, sai sót trong hộ tịch là yếu tố cốt lõi quyết định có thực hiện cải chính hay không.

Hai là, thời điểm tiến hành cải chính: việc cải chính hộ tịch chỉ được giải quyết sau khi xác định có sai sót khi đăng ký hộ tịch; không cải chính nội dung trên giấy tờ hộ tịch đã được cấp hợp lệ nhằm hợp thức hóa thông tin trên hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác.

Ba là, việc sai sót trong đăng ký hộ tịch là sai sót của người đi đăng ký hộ tịch hoặc sai sót của cơ quan đăng ký hộ tịch.

– Khoản 13 Điều 4, Luật Hộ tịch giải thích rằng: “Bổ sung hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cập nhật thông tin hộ tịch còn thiếu cho cá nhân đã được đăng ký.”

Trong ba hoạt động thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch thì bổ sung hộ tịch là hoạt động đơn giản nhất, thủ tục nhanh chóng nhất, được thực hiện như đăng ký lần đầu với nội dung bổ sung.

Trích lục đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện thay đổi, cải chính, bổ sung  hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch.Bản chính trích lục đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký thay đổi, cải cải chính, bổ sung.

Trích lục đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, là văn bản chứng minh việc thay đổi, cải chính, bổ sung sự kiện hộ tịch đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền trước đó hoặc bổ sung mới những thông tin hộ tịch còn thiếu, hơn nữa việc trích lục đăng ký là cơ sở để cá nhân sử dụng văn bản này trong các trường hợp cá nhân, cần chứng minh các thông tin gắn liền với nhân thân.

Thủ tục bổ sung hộ tịch như đã nói ở mục 1 là khá đơn giản, được thực hiện theo quy định tại Điều 29 Luật Hộ tịch, cụ thể:

Bước 1: Người yêu cầu bổ sung hộ tịch nộp tờ khai theo mẫu quy định và giấy tờ liên quan cho cơ quan đăng ký hộ tịch.

Bước 2: Ngay sau khi nhận đủ giấy tờ, nếu thấy yêu cầu bổ sung hộ tịch là đúng, công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung bổ sung vào mục tương ứng trong Sổ hộ tịch, cùng người yêu cầu ký tên vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trích lục cho người yêu cầu.

Trường hợp bổ sung hộ tịch vào Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn thì công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung bổ sung vào mục tương ứng và đóng dấu vào nội dung bổ sung.

Đối với thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch thì có sự phức tạp hơn, được ghi nhận trong Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn, về cơ bản được thực hiện như sau:

Bước 1: Người yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch nộp tờ khai theo mẫu quy định và giấy tờ liên quan cho cơ quan đăng ký hộ tịch.

Bước 2: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ giấy tờ , nếu thấy việc thay đổi, cải chính hộ tịch là có cơ sở, phù hợp với quy định của pháp luật dân sự và pháp luật có liên quan, công chức tư pháp – hộ tịch ghi vào Sổ hộ tịch, cùng người yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch ký vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trích lục cho người yêu cầu.

Trường hợp thay đổi, cải chính hộ tịch liên quan đến Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn thì công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung thay đổi, cải chính hộ tịch vào Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn.

Trường hợp cần phải xác minh thì thời hạn được kéo dài thêm không quá 03 ngày làm việc.

Trường hợp đặc biệt: Trường hợp đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch không phải tại nơi đăng ký hộ tịch trước đây thì Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch đến Ủy ban nhân dân nơi đăng ký hộ tịch trước đây để ghi vào Sổ hộ tịch.

Trường hợp nơi đăng ký hộ tịch trước đây là Cơ quan đại diện thì Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch đến Bộ Ngoại giao để chuyển đến Cơ quan đại diện ghi vào Sổ hộ tịch.

Có thể thấy rằng, trích lục đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch là văn bản bắt buộc mà cơ quan đăng ký hộ tịch (ủy ban nhân dân cấp xã) phải cấp cho người yêu cầu. Điều này cũng phần nào chứng minh được tính quan trọng của văn bản này trong hoạt động quản lý hộ tịch. Việc quy định thủ tục đầy đủ là cơ sở pháp lý quan trọng để người dân có thể thực hiện nghĩa vụ của mình một cách tốt nhất, chủ động, nhanh chóng. Lí giải cho việc quy định tại sao bổ sung hộ tịch lại có thủ tục riêng cũng xuất phát từ bản chất của bổ sung là hoạt động bổ sung một số thông tin hộ tịch mà không có sự thay đổi về bản chất hộ tịch.

2. Mẫu trích lục đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch (bản chính):

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

……..……(1)

Số: (2)     /TL………

……, ngày….…tháng ……năm………

 TRÍCH LỤC

 …………(3)

Xác nhận:

Họ, chữ đệm, tên: …………………..

Ngày, tháng, năm sinh:………………

Giới tính: …………. Dân tộc:…………….. Quốc tịch: ……….

Giấy tờ tùy thân: ……

Nơi cư trú: ………………..

Được (4)………

Trong (5)………

Số: ………… ngày ……………….

Nơi đăng ký: …………………..

Nội dung(6) : ……………………….

NGƯỜI KÝ TRÍCH LỤC

(Ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên, chức vụ, đóng dấu)

3. Hướng dẫn mẫu trích lục đăng ký thay đổi cải chính, bổ sung hộ tịch:

(1) Ghi tên cơ quan cấp Trích lục hộ tịch (ghi đủ các cấp hành chính).

(2) Ghi theo số trong Sổ đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc và chữ viết tắt loại việc đã giải quyết trong thực tế (Ví dụ: 01/TLTĐHT nếu là việc thay đổi hộ tịch)

(3) Ghi theo loại việc thực tế giải quyết: thay đổi hộ tịch; cải chính hộ tịch; bổ sung thông tin hộ tịch; xác định lại dân tộc.

(4) Ghi theo nội dung thực tế giải quyết: thay đổi họ/chữ đệm/tên; cải chính họ, chữ đệm, tên, năm sinh, quê quán …; bổ sung dân tộc, năm sinh của người cha…; xác định lại dân tộc.

(5) Ghi tên loại giấy tờ/sổ đăng ký hộ tịch có nội dung được yêu cầu thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, số, ngày tháng năm đăng ký.

(6) Ghi rõ nội dung thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc (Ví dụ: thay đổi họ từ Nguyễn Văn Nam thành Vũ Văn Nam; bổ sung thông tin về ngày tháng sinh thành ngày 01 tháng 01…).

Cơ sở pháp lý:

Luật hộ tịch năm 2014

Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật hộ tịch

Thông tư 04/2020/TT-BTP hướng dẫn Luật hộ tịch và Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật hộ tịch