Mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật

1. Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là gì?

Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là mẫu văn bản được lập ra và gửi cho Cơ quan Nhà nước, chủ thể có thẩm quyền (Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố) để thực hiện việc thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Căn cứ quy định của Luật Doanh nghiệp 2020: “Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.”

Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là văn bản ghi nhận những thông tin về doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật cũ và mới,  và những cam kết của doanh nghiệp,… Hơn thế nữa, thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật sẽ là căn cứ pháp lý để Cơ quan Nhà nước, chủ thể có thẩm quyền (Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố) xác nhận việc doanh nghiệp thanh đổi người đại diện theo pháp luật. 

2. Mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật:

TÊN DOANH NGHIỆP

——–

Số: …

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————

Địa danh, ngày…… tháng…… năm …

THÔNG BÁO

Thay đổi người đại diện theo pháp luật

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố …

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): ……

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ……

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế): .

Đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật với các nội dung sau:

1. Người đại diện theo pháp luật cũ:

Họ và tên (ghi bằng chữ in hoa): ….. Giới tính: ……..

Chức danh: ….

Sinh ngày: ……. /……. /……….. Dân tộc: ….  Quốc tịch: ……….

Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân số: …..

Ngày cấp: .. /……. /……….. Nơi cấp: ..

Giấy tờ chứng thực cá nhân khác (nếu không có CMND/CCCD): …….

Số giấy chứng thực cá nhân: …

Ngày cấp: …… /……. /…… Ngày hết hạn: ………. /……. /……. Nơi cấp: ……

2. Người đại diện theo pháp luật sau khi thay đổi:

Họ và tên (ghi bằng chữ in hoa): ………. Giới tính: .

Chức danh: ……..

Sinh ngày: ….. /……. /……….. Dân tộc: ……  Quốc tịch: ……..

Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân số: ………

Ngày cấp: ….. /……. /……….. Nơi cấp: ……

Giấy tờ chứng thực cá nhân khác (nếu không có CMND/CCCD): ……..

Số giấy chứng thực cá nhân: ….

Ngày cấp: …… /……. /….. Ngày hết hạn: ….. /….. /…. Nơi cấp: ……

Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú:

Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/xóm/ấp/thôn: …..

Xã/Phường/Thị trấn: ….

Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh: …..

Tỉnh/Thành phố: …..

Quốc gia: …..

Chỗ ở hiện tại:

Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/xóm/ấp/thôn: ……

Xã/Phường/Thị trấn: …..

Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh: …

Tỉnh/Thành phố: …

Quốc gia: …

Điện thoại: … Fax: ……

Email: ….. Website: .

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.

Các giấy tờ gửi kèm:

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN/CHỦ SỞ HỮU CÔNG TY/CHỦ TỊCH CÔNG TY/CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

(Ký, ghi họ tên)

3. Hướng dẫn viết thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật:

Phần kính gửi của thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật thì người soạn thảo thông báo phải ghi cụ thể tên của Cơ quan Nhà nước, chủ thể có thẩm quyền (Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố).

Phần nội dung của thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật yêu cầu người soạn thảo phải cung cấp đầy đủ, chính xác, chi tiết nhất những thông tin về doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật cũ và mới,  và những cam kết của doanh nghiệp,…Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.

Cuối thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật thì những cá nhân có thẩm quyền trong doanh nghiệp thực hiện ký, ghi rõ họ tên, chức danh, đóng dấu.

4. Quy định về người đại diện theo pháp luật:

4.1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp:

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được quy định tại Điều 12, Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

 – Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.

– Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

 Trường hợp hết thời hạn ủy quyền theo quy định tại khoản 3 Điều này mà người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì thực hiện theo quy định sau đây:

– Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân cho đến khi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trở lại làm việc tại doanh nghiệp;

– Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh cho đến khi người đại diện theo pháp luật của công ty trở lại làm việc tại công ty hoặc cho đến khi chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị quyết định cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Trừ trường hợp quy định tại khoản 6 Điều này, đối với doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.

– Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên về người đại diện theo pháp luật của công ty.

– Tòa án, cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng khác có quyền chỉ định người đại diện theo pháp luật tham gia tố tụng theo quy định của pháp luật.

Qua Điều luật ta có thể thấy, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có là một cá nhân thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp và cũng chính là người đại diện tham gia vào việc giải quyết các tranh chấp liên quan đến quyền và lợi ích của doanh nghiệp. Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Và doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam.

4.2. Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp:

Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được quy định rõ ràng tại Điều 13, Luật Doanh nghiệp 2020:

1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm sau đây:

– Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;

– Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;

– Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp theo quy định của Luật này.

 Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm quy định.

Như vậy, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải đồng thời có trách nhiệm đối với doanh nghiệp mà mình là người đại diện. Đặc biệt, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. Đồng thời, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm.