Sau khi mở hoặc thay đổi số tài khoản ngân hàng thì công ty cần phải thực hiện thông báo tài khoản ngân hàng với các đối tác, khách hàng để tiện trong quá trình hợp tác, làm việc và thanh toán. Dưới đây là mẫu thông báo số tài khoản ngân hàng tới khách hàng.
Mục lục bài viết
1. Mẫu thông báo số tài khoản đến khách hàng là gì?
Hiện nay việc mở tài khoản ngân hàng đối với các doanh nghiệp là rất quan trọng tạo thuận lợi cho việc thực hiện các giao dịch khi giải quyết công việc. Sau khi mở tài khoản ngân hàng thì công ty cần phải thực hiện thủ tục thông báo tài khoản ngân hàng với sở kế hoạch và đầu tư. Hồ sơ thông báo tài khoản ngân hàng gồm có:
– Bản thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh;
– Cần phải có giấy xác nhận đăng ký tài khoản ngân hàng;
– Trong trường hợp ủy quyền cho người khác đi thực hiện thủ tục cần có giấy ủy quyền;
– Có giấy chứng minh nhân dân hoặc có căn cước công dân của người được ủy quyền.
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ qua mạng điện tử. Trong thời gian là 30 ngày kể từ ngày ghi trên thông báo hồ sơ đăng ký qua mạng hợp lệ thì doanh nghiệp sẽ mang toàn bộ hồ sơ nộp cho sở kế hoạch đầu tư. Sau đó để thuận tiện cho việc giao dịch thì công ty sẽ cần thông báo số tài khoản đến các khách hàng. Theo đó mẫu thông báo số tài khoản đến khách hàng được nhiều doanh nghiệp hiện nay quan tâm.
– Khi đăng ký và sử dụng tài khoản ngân hàng thì chủ tài khoản có thể thanh toán, rút tiền mặt hoặc yêu cầu tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán qua tài khoản như thực hiện ủy nhiệm chi, lệnh chi, nhờ thu, thẻ ngân hàng, chuyển tiền, thu hộ,…
– Việc sử dụng tài khoản thanh toán chung của doanh nghiệp phải được thực hiện theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng quản lý và sử dụng tài khoản và tuân theo các nguyên tắc như sau:
Các chủ tài khoản ngân hàng chung có quyền và nghĩa vụ ngang nhau đối với tài khoản thanh toán chung; việc sử dụng tài khoản này phải được sự đồng ý của tất cả những chủ tài khoản đó. Tất cả những thông tin liên quan và thông báo có liên quan đến việc sử dụng tài khoản thanh toán chung phải được gửi đến tất cả các chủ tài khoản trừ trường hợp giữa các bên có sự thỏa thuận khác.
Hiện nay mọi giao dịch mua và bán đều gắn liền với tài khoản ngân hàng, tuy nhiên vì một số lý do riêng, các doanh nghiệp thực hiện thay đổi số tài khoản và ngân hàng liên kết cho phù hợp. Sau khi thay đổi các thông tin này doanh nghiệp cần phải thông báo đến sở kế hoạch và đầu tư đồng thời cần soạn văn bản để thông báo với khách hàng về sự thay đổi này.
Mẫu thông báo số tài khoản đến khách hàng là trách nhiệm và nghĩa vụ của doanh nghiệp để quá trình trao đổi và thanh toán giữa các bên được thực hiện thông suốt, không bị gián đoạn hay xảy ra sai sót. Văn bản thay đổi số tài khoản khi gửi đến khách hàng có thể qua mail, thư gửi trực tiếp đến địa chỉ nhà hoặc thông báo qua các trang quản lý của doanh nghiệp.
Việc lập thông báo này khá quan trọng vì nó ảnh hưởng đến quá trình giao dịch của doanh nghiệp với khách hàng. Nội dung mẫu thông báo số tài khoản khá đa dạng, không theo quy chuẩn nên bạn có thể tham khảo từ nhiều nguồn khác nhau để gây ấn tượng với khách hàng.
2. Mẫu thông báo số tài khoản đến khách hàng:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
THÔNG BÁO SỐ TÀI KHOẢN ĐẾN KHÁCH HÀNG
Kính gửi: Công ty…………../Ông/Bà
Tôi tên: ……. Sinh năm:……
CMND số:……ngày cấp:…….Nơi cấp:…
Đại diện cho doanh nghiệp:
Mã số thuế (nếu có):……
Xin thông báo số tài khoản của công ty như sau:
Tài khoản 01:
– Tên tài khoản: ……
– Số tài khoản: ……
– Tại ngân hàng: ……
– Ghi chú (nếu có):……
Tài khoản 02:
– Tên tài khoản: ……
– Số tài khoản: ……
– Tại ngân hàng: ……
– Ghi chú (nếu có):……
Trân trọng thông báo tới quý khách hàng và đối tác.!
3. Hướng dẫn làm mẫu thông báo số tài khoản đến khách hàng:
Khi có sự thay đổi hoặc cập nhật số tài khoản của ngân hàng thì cần phải có thông báo đến khách hàng để khách hàng có thể nắm rõ khi thực hiện giao dịch.
– Thông báo sẽ gồm tên thông báo được viết bằng chữ in hóa và đặt giữa văn bản, cụ thể THÔNG BÁO SỐ TÀI KHOẢN ĐẾN KHÁCH HÀNG
– Phần kính gửi: Ghi chung là kính gửi quý khách hàng hoặc là tên khách hàng cụ thể trong trường hợp cần thiết;
– Nội dung thông báo: Ghi cụ thể lý do thông báo, tên tài khoản ngân hàng hiện tại đang sử dụng và số tài khản ngân hàng.
– Sau đó người đại diện công ty, doanh nghiệp ký tên.
4. Bắt buộc thông báo tài khoản ngân hàng không?
– Trước đây thì bắt buộc do nếu không đăng ký tài khoản ngân hàng với thuế các khoản thanh toán trên 20 triệu qua ngân hàng sẽ. Từ 15/12/2016 tại khoản 3 điều 1 thông tư 173/2016/TT-BTC thì các tài khoản mang tên công ty đã có thể được tính chi phí do vậy không bắt cần thiết phải làm thủ tục thông báo tài khoản ngân hàng nếu muốn tính chi phí.
” 3. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng được hiểu là có chứng từ chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo các hình thức thanh toán phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành như séc, ủy nhiệm chi hoặc lệnh chi, ủy nhiệm thu, nhờ thu, thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng, sim điện thoại (ví điện tử) và các hình thức thanh toán khác theo quy định (bao gồm cả trường hợp bên mua thanh toán từ tài khoản của bên mua sang tài khoản bên bán mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc bên mua thanh toán từ tài khoản của bên mua mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân sang tài khoản bên bán).”
Như vậy chúng ta thấy rằng đối với doanh nghiệp thông tin tài khoản ngân hàng không phải thông tin đăng ký thuế. Do vậy, doanh nghiệp không có nghĩa vụ phải thông báo tài khoản ngân hàng. Các tổ chức không phải doanh nghiệp thông báo tài khoản ngân hàng trực tiếp tại cơ quan thuế.
5. Mức phạt khi không thông báo tài khoản ngân hàng cụ thể như sau:
Do doanh nghiệp không cần thông báo tài khoản ngân hàng nên sẽ không bị phạt. Các tổ chức khác nếu chậm thay đổi thông tin xử phạt theo quy định mới tại nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau:
” Điều 11. Xử phạt hành vi vi phạm về thời hạn thông báo thay đổi thông tin trong đăng ký thuế
1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Thông báo thay đổi nội dung đăng ký thuế quá thời hạn quy định từ 01 đến 30 ngày nhưng không làm thay đổi giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thông báo mã số thuế mà có tình tiết giảm nhẹ;
b) Thông báo thay đổi nội dung đăng ký thuế quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày làm thay đổi giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thông báo mã số thuế mà có tình tiết giảm nhẹ.
2. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với hành vi thông báo thay đổi nội dung đăng ký thuế quá thời hạn quy định từ 01 đến 30 ngày nhưng không làm thay đổi giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thông báo mã số thuế, trừ trường hợp xử phạt theo điểm a khoản 1 Điều này.
3. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Thông báo thay đổi nội dung đăng ký thuế quá thời hạn quy định từ 31 đến 90 ngày nhưng không làm thay đổi giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thông báo mã số thuế;
b) Thông báo thay đổi nội dung đăng ký thuế quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 30 ngày làm thay đổi giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thông báo mã số thuế, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này.
4. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Thông báo thay đổi nội dung đăng ký thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên nhưng không làm thay đổi giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thông báo mã số thuế;
b) Thông báo thay đổi nội dung đăng ký thuế quá thời hạn quy định từ 31 đến 90 ngày làm thay đổi giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thông báo mã số thuế.
5. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Thông báo thay đổi nội dung đăng ký thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên làm thay đổi giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thông báo mã số thuế;
b) Không thông báo thay đổi thông tin trong hồ sơ đăng ký thuế.
6. Quy định tại Điều này không áp dụng đối với trường hợp sau đây:
a) Cá nhân không kinh doanh đã được cấp mã số thuế thu nhập cá nhân chậm thay đổi thông tin về chứng minh nhân dân khi được cấp thẻ căn cước công dân;
b) Cơ quan chi trả thu nhập chậm thông báo thay đổi thông tin về chứng minh nhân dân khi người nộp thuế thu nhập cá nhân là các cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân được cấp thẻ căn cước công dân;
c) Thông báo thay đổi thông tin trên hồ sơ đăng ký thuế về địa chỉ người nộp thuế quá thời hạn quy định do thay đổi địa giới hành chính theo Nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội hoặc Nghị quyết của Quốc hội.
7. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc nộp hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký thuế đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 5 Điều này.”
Căn cứ theo quy định này ta thấy rằng, đối với các đơn vị không hoạt động theo luật doanh nghiệp (như công ty luật, văn phòng công chứng, tổ chức khác…) thực hiện thông báo tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế bằng mẫu 08-MST theo thông tư 105/2020/TT-BTC. Đơn vị chuẩn bị 2 bản mẫu 08-MST và nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan thuế. Cơ quan thuế nhận một bản và đóng dấu tiếp nhận bản còn lại trả cho đơn vị. Khi tiến hành đăng ký tài khoản doanh nghiệp nên xin thêm mẫu tờ khai của ngân hàng để khai phục vụ việc đăng ký nộp thuế điện tử sau này, tránh mất thời gian đi lại.
