Công ty, doanh nghiệp bất kỳ muốn hoạt động và vận hành tốt cần phải có những nội quy, quy chế nhất định. Ban lãnh đạo phải quản lý nhân công bằng việc đưa ra những thông báo về quy trình hoạt động của doanh nghiệp mình trong từng giai đoạn nhất định thông qua mẫu thông báo nội bộ công ty.
Mục lục bài viết
1. Mẫu thông báo nội bộ công ty ngắn gọn mới nhất:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
………., ngày…….tháng……năm……
THÔNG BÁO
Về ……………(2)………
Kính gửi: ……….
…….. (3)…………
…………………….
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(Ký tên, đóng dấu)
Ghi chú:
(1) Dùng cho các cơ quan, đơn vị để thông tin về nội dung và kết quả hoạt động của cơ quan, đơn vị; truyền đạt kịp thời các quyết định của cấp trên. Sau khi thông báo nếu cần thì ra văn bản pháp quy (Quyết định, Chỉ thị) để cấp dưới thực hiện. Không dùng hình thức thông báo để thay văn bản pháp quy thuộc thẩm quyền của cơ quan.
(2) Tóm tắt nội dung thông báo (về việc gì, cuộc họp, buổi làm việc…).
(3) Nội dung thông báo phải ghi cụ thể thời gian, người chủ trì giải quyết (kết luận), cơ quan, cá nhân tham dự, và có nhiệm vụ để biết triển khai thực hiện.
2. Mẫu thông báo nội bộ công ty được hiểu như thế nào?
– Mẫu thông báo nội bộ công ty là một mẫu văn bản được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, các công ty, nhằm triển khai, thông báo những nội quy, quy định cũng như phương hướng hoạt động trong quá trình hoạt động cho thành viên công ty được biết.
– Mẫu thông báo này dành riêng cho nội bộ công ty, doanh nghiệp. Nó được xem là văn bản truyền đạt thông tin của cấp trên xuống cấp dưới và yêu cầu người nhận phải nắm bắt thông tin được truyền đạt và làm theo. Bởi nền kinh tế luôn biến động không ngừng, mỗi doanh nghiệp, công ty cần đưa ra phương án hoạt động linh hoạt nhằm thích nghi với sự biến động đó. Trong nhiều trường hợp, mẫu thông báo nội bộ công ty được xem là một trong những nội dung linh động trong quy chế hoạt động. Nếu không nhận thông báo, cố ý không chấp hành và làm theo thông tin được thông báo, người lao động có thể bị xử lý theo quy định của công ty.
– Mẫu thông báo nội bộ công ty tạo nên tính nhất quán, khách quan trong việc quản lý nội bộ công ty. Bởi tất cả các thành viên trong công ty sẽ phải nắm bắt được văn bản thông báo thông tin, tình hình nội bộ công ty, và tuân thủ chấp hành; mọi hoạt động, kế hoạch hay quy định mới của doanh nghiệp, công ty đều được truyền tải đến từng nhân viên thông qua văn bản thông báo này. Điều này chính là cơ sở tạo nên sự chặt chẽ trong bộ máy quản lý hoạt động của một công ty, doanh nghiệp.
Ví dụ: Công ty may TNHH Minh Anh được thành lập vào năm 2016. Chị Nguyễn Minh Anh là giám đốc của công ty. Trong quá trình vận hành và quản lý doanh nghiệp, với những kế hoạch sản xuất mới, quy định mới dành cho nhân viên hay việc thay đổi lương, giờ làm việc,…chị Minh Anh luôn lập một văn bản thông báo nội bộ công ty và gửi xuống từng phòng ban. Điều này giúp từng bộ phận, thành viên công ty nắm bắt được tình hình hoạt động, cơ chế vận hành mới nhất bên phía công ty. Từ đó đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác thống nhất bộ máy vận hành, hoạt động. Nhờ phương thức này, công ty may TNHH Minh Anh hoạt động tốt và triển mạnh mẽ từ khi thành lập cho đến hiện nay.
3. Cách viết mẫu thông báo nội bộ công ty:
– Về mặt hình thức, mẫu thông báo nội bộ công ty phải tuân thủ theo quy định chung về mặt hình thức của việc soạn thảo văn bản hành chính. Từ cỡ chữ, kiểu chữ, phông chữ, khổ giấy đến giãn cách dòng, cách dùng từ, chấm câu…tất cả đều phải tuân theo nguyên tắc chung của việc soạn thảo văn bản hành chính. Cụ thể:
+ Khổ giấy chuẩn là khổ A4(210 mmx 297 mm);
+ Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen;
+ Cỡ chữ và kiểu chữ tùy thuộc vào độ độ đậm, phong cách, độ rộng, độ nghiêng, in nghiêng, sự trang trí và nhà thiết kế nhưng không phải là kích thước của công ty đưa ra;
+ Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
– Về nội dung, một văn bản thông báo luôn được xây dựng theo một bố cục và hình thức nhất định. Về nguyên tắc, bất kỳ một văn bản thông báo nội bộ công ty nào cũng phải có đầy đủ nội dung bao gồm: Quốc hiệu, tiêu ngữ; Địa danh, ngày tháng năm ra thông báo; Tên cơ quan ban hành thông báo; Tên của thông báo, trích yếu nội dung; Nội dung chính của thông báo; Ký đóng dấu cơ quan; Nơi nhận. Đây được xem là các phần mục không thể thiếu của một văn bản báo cáo nội bộ công ty. Dù chỉ thiếu một nội dung, phần mục, văn bản thông báo sẽ không hoàn chỉnh theo nguyên tắc, quy định chung của pháp luật (Tức nó sẽ không có giá trị khi ban hành).
– Khi lập một văn bản thông báo nội bộ công ty, người lập phải đảm bảo các phần mục chính sau đây:
+ Phần đầu: Phải ghi đầy đủ các thông tin như quốc hiệu, tiêu ngữ, và tên cơ quan ban hành thông báo. Đồng thời, phải có thông tin về ngày tháng năm lập ra thông báo.
+ Phần tên thông báo: Sử dụng câu từ ngắn gọn, phản ánh khái quát nội dung của văn bản thông báo.
+ Phần nội dung: Đây được xem là phần mục quan trọng nhất của mẫu thông báo nội bộ công ty, bởi nó chứa những thông tin, quy định mà chủ thể ban hành muốn đưa đến cho người nhân. Phần nội dung phải nêu ra các căn cứ khi đưa ra thông báo. Đồng thời, đối với những bản thông báo có nội dung dài thì nên chia thành các điều và các mục nhỏ để người đọc dễ nắm bắt thông tin. Hay nói cách khác, nội dung thông báo phải truyền tải đầy đủ thông điệp chính, hướng đến đối tượng nào? Căn cứ vào đâu? Thời gian thực hiện? Tùy từng văn bản sẽ có nội dung khác nhau, nhưng phải chung quy lại phải thể hiện được như sau: Phải ghi rõ người nhận và tuân thủ thông báo này là ai là một cá nhân nào đó hay toàn thể cơ quan; Nêu ra các căn cứ chuẩn xác nhất để đưa ra thông báo này như căn cứ vào Bộ luật Lao động, Luật bảo hiểm xã hội; Quyết định của Chủ tịch nước về vấn đề …..; Căn cứ vào Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động, Căn cứ vào nhu cầu khả năng của doanh nghiệp, hay căn cứ vào văn bản pháp luật nào đó cần ra thông báo để mọi người tiếp thu và thực hiện tránh làm trái quy định của pháp luật; Tiếp theo là trình bày nguyên do và quy định về thời gian thực hiện cụ thể. Chỉ khi trình bày đầy đủ các vấn đề trên, nội dung của văn bản thông báo nội bộ công ty mới có thể hoàn chỉnh, đạt được mục đích mà người lập đưa ra.
+ Phần kết: Bổ sung đầy đủ các thông tin về nơi nhận, đơn vị soạn thảo, ghi chú, ký và đóng dấu.
Đây là cách viết một văn bản thông báo nội bộ công ty. Tuy nhiên, trên thực tế, các cá nhân khi viết văn bản thông báo này thường để xảy ra rất nhiều sai sót, khuyết điểm. Cụ thể như sau:
+ Không trình bày đúng Quốc hiệu và Tiêu ngữ, hoặc viết sai chính tả, sai vị trí. Đây được xem là lỗi phổ biến nhất khi cá nhân thực hiện viết một văn bản thông báo nội quy công ty. Mặc dù chỉ là mặt hình thức, song, lỗi sai này ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị của một văn bản thông báo công ty khi nó được ban hành rộng rãi đến các chủ thể, cá nhân khác.
+ Sử dụng câu văn không mạch lạc, đa nghĩa là lỗi thường xuyên xảy ra. Ngôn từ không rõ ràng, thiếu tính logic, khiến người nhận hiểu sai lệch ý tứ hoặc gây khó hiểu cho người đọc. Là một văn bản thông báo truyền đạt thông tin đến tất cả mọi người trong công ty, thì nội dung của nó phải đảm bảo tính dễ hiểu, nhằm giúp mọi người hiểu trọn ý mà chủ thể ban hành muốn thông báo, truyền đạt.
+ Mục đích của văn bản thông báo là thông tin cho mọi người trong nội bộ công ty về hoạt động, phương hướng hay dự định mới của công ty để tất cả thành viên đều nắm được. Tuy nhiên, có rất nhiều trường hợp, văn bản thông báo lại ghi thiếu nội dung thông báo. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc tiếp nhận thông tin, cũng như tính hiệu quả trong việc triển khai thông báo nội bộ công ty.
4. Những yêu cầu cơ bản của một văn bản thông báo nội bộ:
Mẫu thông báo nội bộ công ty cần phải có đầy đủ các nội dung, bao gồm: Quốc hiệu, tiêu ngữ; Địa danh, ngày tháng năm ra thông báo; Tên cơ quan ban hành thông báo; Tên của thông báo, trích yếu nội dung; Nội dung chính của thông báo; Ký đóng dấu cơ quan; Nơi nhân.
Thực tế, một văn bản thông báo luôn được xây dựng theo một bố cục và hình thức nhất định. Ví dụ như mở đầu thông báo phải có đầy đủ thông tin về quốc hiệu, tiêu ngữ. Tiếp đó là ngày tháng năm ra thông báo để những đối tượng tiếp nhận thông báo nắm bắt được về thời gian ban hành. Đối với phần tên của thông báo, người soạn văn bản phải ghi chi tiết thông báo này là thông báo về vấn đề gì (có thể là về thông báo nghỉ lễ, tế; hoặc thông báo nhân sự mới,…).
Đối với phần nội dung chính của thông báo, người soạn thảo cần phải ghi cụ thể người nhận là ai (cá nhân hay tập thể). Tiếp đó, phải đưa ra các căn cứ để bản thông báo có tính chính thống, đúng quy định, thuyết phục người nhận hơn. Ví dụ như: Căn cứ theo lịch nghỉ tết của nhà nước, hoặc là căn cứ theo quyết định của Ban giám đốc công ty, căn cứ vào văn bản pháp luật…
Tiếp đó, phần nội dung thông báo này sẽ kéo dài trong thời gian từ ngày bao nhiêu đến ngày bao nhiêu? Ví dụ như nếu thông báo về lịch nghỉ tết dương lịch thì toàn thể cán bộ nhân viên sẽ được nghỉ từ ngày nào đến ngày nào để họ nắm thông tin và thực hiện một cách nhất quán.
5. Các lưu ý khi soạn và sử dụng thông báo:
