Thông báo được thực hiện với nội dung triển khai đối với tình trạng đơn hàng. Cũng như các nhu cầu hay mong muốn của bên có nghĩa vụ giao hàng. Qua đó giúp các bên liên quan nắm được theo quy định của pháp luật hiện hành. Điều này giúp xác định các quyền, nghĩa vụ trong hoạt động pháp lý.
Mục lục bài viết
1. Thông báo giao hàng là gì?
Thông báo giao hàng được thực hiện bởi bên giao, bên có nghĩa vụ giao. Là văn bản được cá nhân, nhóm cá nhân, tổ chức sử dụng. Với vận dụng và các ý nghĩa thực hiện trong thông báo kịp thời, nhanh chóng bằng văn bản. Đồng thời mang đến ý nghĩa thực hiện các hành vi pháp lý theo quy định pháp luật hiện hành.
Để thông báo với chủ thể có thẩm quyền, bên có quyền lợi, bên nhận hàng. Được biết và nắm đối với tình trạng giao hàng đang được thực hiện. Xác định việc một hoặc một số chủ thể nhất định đã thực hiện nghĩa vụ hoặc dự định thực hiện giao hàng theo thỏa thuận/quy định tới địa điểm nhất định, trong thời gian xác định. Cũng như các thông tin có thể thông báo để chủ thể biết, phối hợp trong nhận hành đúng thời điểm, cách thức,…
Thông báo này giúp các bên trao đổi với nhau bằng văn bản. Theo đó khi nhận được thông báo giao hàng thì bên nhận được mẫu thông báo giao hàng có thể trả lời bằng văn bản để phản hồi. Nếu có ý kiến phản hồi hoặc thay đổi đối với nội dung liên quan. Đảm bảo các quyền và nghĩa vụ, cũng như thực hiện nội dung theo thỏa thuận trước đó. Còn không việc thực hiện sẽ đúng như thông báo. Và các phát sinh nếu có bên nhận hàng sẽ hoàn toàn phải chịu trách nhiệm.
Các trách nhiệm thông báo được đảm bảo thực hiện có hiệu quả. Vì thế xác định với bên giao đang đảm bảo tuân thủ các nghĩa vụ của mình. Bên nhận nếu không thực hiện các nội dung đúng với thống nhất phải chịu đối với các ảnh hưởng, thiệt hại có thể phát sinh trên đơn hàng.
2. Mẫu thông báo giao hàng chậm:
Phải thể hiện với các nguyên nhân, nội dung liên quan đến việc sẽ giao hàng chậm. Nêu rõ lý do giao hàng chậm, thời hạn giao hàng. Gắn với việc không đảm bảo giao đúng nhu thỏa thuận của các bên trước đó. Để bên nhận nắm bắt được thông tin cũng như tổ chức nhận hàng sau.
Đặc biệt là có thể thiệt hại, gây ra các rủi ro đối với nhu cầu sử dụng hàng của bên nhận không được đảm bảo. Do đó thông báo phải được tiến hành nhanh chóng, kịp thời.
Mẫu thông báo:
| CÔNG TY …. | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
| Số: ….V/v: Thông báo thời hạn giao hàng | .., ngày…tháng…năm……. |
Kính gửi: Công ty …….
Căn cứ Đơn đặt hàng …… giữa Công ty …… và Công ty …… về việc cung cấp thiết bị. Thời gian giao hàng theo đơn đặt hàng là ……. kể từ ngày bên B nhận được tiền đặt cọc. Như vậy, thời gian dự kiến giao hàng là …..
Tuy nhiên, do có sự trục trặc trong hợp đồng giữa Công ty chúng tôi và đơn vị vận tải nên bị chậm trễ tiến độ giao hàng. Dự kiến ….. hàng sẽ về đến ….. nên khoảng từ ngày ….. chúng tôi mới có thể giao hàng cho Quý Công ty.
Kính mong Quý Công ty thông cảm và chia sẻ khó khăn này cùng cho chúng tôi.
Xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác của Quý Công ty!
| Nơi nhận: – Như trên. – Lưu P.KD. | CÔNG TY….. |
3. Mẫu thông báo thời gian giao hàng:
Thời gian xác định với các thỏa thuận và dự định hoạt động mà các bên tiến hành. Việc đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ giao hàng cũng là một nhân tố có tầm ảnh hưởng to lớn, mang đến hiệu quả trong ổn định, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên liên quan, góp phần gia tăng thêm niềm tin của khách hàng. Tăng uy tín của bên giao, bên trung gian giao hàng. Từ đó tạo dựng được uy tín và thương hiệu cho công ty.
Mẫu thông báo:
| CÔNG TY……… PHÒNG/BAN….. ——— Số:……/CV-….. Về việc thông báo giao hàng | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc —————————————- …, ngày… tháng….. năm… |
THÔNG BÁO GIAO HÀNG
Kính gửi: Công ty…
(Địa chỉ:………..)
(Hoặc chủ thể khác có thẩm quyền, tùy thuộc vào chủ thể mà bạn thông báo là chủ thể nào)
Ngày…. tháng…. năm……, Công ty chúng tôi có ký kết với Quý công ty Hợp đồng dân sự số…. về việc…… Theo quy định tại………… Hợp đồng này, Công ty chúng tôi có nghĩa vụ giao những tài sản/hàng hóa với chủng loại, số lượng, chất lượng,… sau:
| STT | Tên sản phẩm | Chất lượng | Số lượng | Đơn giá | Tổng | Ghi chú |
| 1. | ||||||
| 2 | ||||||
| 3 | ||||||
| … |
Cho Quý công ty trước …giờ ….phút ngày… tháng…. năm……. qua bưu điện.
Và theo quy định tại….. Hợp đồng này, sau khi có xác nhận đã nhận hàng của bưu điện, Quý công ty sẽ thanh toán số tiền….. VNĐ (Bằng chữ:……. Việt Nam Đồng) cho Công ty chúng tôi qua phương thức chuyển tiền tại Ngân hàng vào tài khoản số……….. Ngân hàng…….- Chi nhánh…..
Ngày… tháng…. năm….., công ty chúng tôi đã gửi số tài sản/hàng hóa theo đúng thông tin xác định trong Hợp đồng……. qua Bưu điện…..
Để tạo điều kiện cho Quý công ty chuẩn bị kho chứa/bãi/… khi nhận được số hàng hóa/tài sản trên, Công ty chúng tôi làm công văn này để thông báo cho Quý công ty biết về việc Công ty chúng tôi đã giao hàng/…. với số lượng, chất lượng,… như đã nêu trong Hợp đồng cho Bưu điện………. vào hồi ….giờ ….phút ngày…. tháng….. năm……. (Tôi xin gửi kèm theo Công văn này 01 Bản sao Biên lai……. để chứng minh tính chính xác của thông tin này)
Công ty chúng tôi xin cam đoan những thông tin đã nêu trên là trung thực, đúng sự thật và xin chịu mọi trách nhiệm phát sinh.
Trân trọng thông báo để Quý công ty được biết và xin cảm ơn!
| Nơi nhận: – Như trên; – Lưu VT (……). | GIÁM ĐỐC CÔNG TY/… (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên) |
4. Hướng dẫn viết thông báo giao hàng chậm:
Với hai mẫu trên, việc xác định đảm bảo về thời gian giao hàng rất quan trọng. Để cung cấp các thông tin đối với diễn biến và hoạt động giao hàng sẽ được thực hiện.
Về các nội dung cần triển khai như trên. Trong quá trình soạn thông báo giao hàng, bên giao hàng cần chú ý các thông tin về:
– Thể thức văn bản. Với hình thức triển khai theo quy định đối với văn bản được soạn thảo. Mang đến sự chuyên nghiệp, bài bản đối với tổ chức thực hiện.
– Ghi chính xác thời gian soạn thảo, cũng xác định cho thời điểm tiến hành lập thông báo. Có kịp thời, nhanh chóng và mang đến hiệu quả theo yêu cầu hay không. Bao gồm ngày tháng năm để làm căn cứ cho việc đã thực hiện thông báo giao hàng. Cũng như đảm bảo nghĩa vụ được thực hiện trong trường hợp giao hàng chậm. Bắt buộc phải làm thông báo ngay khi các nguyên nhân bất lợi phát sinh. Đồng thời nhanh chóng tác động, xử lý để tìm kiếm các hiệu quả trong nghĩa vụ cần thiết.
– Phần kính gửi cần thể hiện gửi công ty nào. Chính là xác định đối với các chủ thể có quyền, nghĩa vụ và lợi ích liên quan. Cần thiết biết và tiếp nhận các nội dung từ thông báo này. Xác định đối với địa chỉ, phương thức gửi mới có thể tiến hành nhanh chóng và hiệu quả.
Hoặc kính gửi chủ thể khác có thẩm quyền. Với các hoạt động giao hàng có liên quan, phức tạp trong tính chất giao dịch. Không đơn thuần là các giao dịch của cá nhân, tổ chức thông thường. Tùy thuộc vào chủ thể mà bên giao hàng cần thông báo là chủ thể nào. Xác định với hoạt động của mình có thể ảnh hưởng đến công việc, tiến độ hay các lợi ích của chủ thể nào.
– Với phần căn cứ soạn thảo. Thì có thể dựa vào số hiệu hợp đồng đã ký chính. Với thỏa thuận được xác lập và đảm bảo thực hiện giữa các bên. Trong đó cũng xác định với các quyền và nghĩa vụ liên quan. Bên cạnh thời gian giao hàng dự kiến mà các bên thỏa thuận để đảm bảo quyền lợi. Là căn cứ phát sinh cho việc thực hiện thông báo đơn hàng.
Ví dụ:
Ngày…. tháng…. năm……, Công ty chúng tôi có ký kết với Quý công ty Hợp đồng dân sự số…. về việc…… Theo quy định tại… Hợp đồng này thì trước khi giao hàng hoá chúng tôi có gửi thông báo đến Khách hàng được biết một số nội dung như sau:
Các thông tin đó giúp đối chiếu và xác thực, đồng thời xác định cho nghĩa vụ phải thông báo. Phải đảm bảo cho cân đối trong việc giao hàng không ảnh hưởng đến quyền lợi ích của bên nhận.
– Thời gian giao hàng dự kiến. Cũng gần ghi cụ thể ngày dự kiến. Với các cố gắng trong công tác khắc phục, đảm bảo mang đến các chuyển giao đúng tiến độ. Hoặc thông báo để diễn ra hoạt động nhận hàng đúng thời gian, địa điểm, phương thức. Để bên nhận hàng có thời gian chuẩn bị, sắp xếp cũng như thời gian để chuẩn bị kinh phí. Cũng như các công tác bảo quản. Các tính toán với sử dụng, khai thác lợi ích hàng hóa hay tham gia vào các nhu cầu kinh doanh khác.
– Phần cuối thông báo không thể thiếu được nội dung cam đoan và cảm ơn. Xác nhận với đảm bảo thực hiện các nghĩa vụ. Cố gắng thực hiện đúng tiến độ và khắc phục rủi ro. Xác định cho hiệu quả triển khai đối với các nội dung giao dịch. Và mang đến các hiệu quả giao dịch giữa các bên, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp cho các nhu cầu hợp tác trong tương lai.
Ví dụ:
Trân trọng thông báo để Quý công ty được biết và xin cảm ơn.
