Mẫu thông báo đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực chi tiết nhất

1. Thông báo đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử ở chỉ đến trong thông báo trên chính là Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Đây là loại hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

Trong hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế thể hiện các thông tin: số hóa đơn xác thực, mã xác thực, mã vạch hai chiều. Cụ thể thì số hóa đơn xác thực, là dãy số có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế. Mã xác thực trong hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế là chuỗi ký tự được mã hóa và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế. Và Mã vạch hai chiều trong hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế, được hiển thị trên hóa đơn. Mã vạch hai chiều hỗ trợ doanh nghiệp đọc nhanh và kiểm tra thông tin trên hóa đơn.

Theo quy định, thì các Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế tại các cơ quan thuế. Sau khi hết thời hạn xem xét, thì các cơ quan thuế này có trách nhiệm xem xét, trả lời các chủ thể đăng ký, văn bản trả thời đó chính là Thông báo đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực.

Từ đó có thể hiểu Thông báo đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực là văn bản do cơ quan thuế có thẩm quyền lập để trả lời các chủ thể thực hiện hoạt động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế về việc đăng ký sử dụng hóa đơn.

Thông báo đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực được dùng để các cơ quan thuế trả lời chủ thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Đó có thể là sự đồng ý hoặc không đồng ý cho phép sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

2. Mẫu Thông báo đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực và soạn thảo thông báo:

Thông báo đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực được quy định là Mẫu số: 03/TB-HĐXT trong Phụ lục được ban hành kèm theo Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23 tháng 6 năm 2015 của Bộ Tài chính quy định về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Mẫu thông báo như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————-

<TÊN CQT CẤP TRÊN>

<TÊN CƠ QUAN THUẾ>

——–

…, ngày … tháng … năm …

THÔNG BÁO

V/v: Đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực

Kính gửi: <Tên doanh nghiệp:…>

<Mã số thuế của doanh nghiệp:….>

<Địa chỉ nhận thông báo của doanh nghiệp:…>

Sau khi xem xét điều kiện thực hiện và văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn xác thực của doanh nghiệp.

Cơ quan thuế thông báo <chấp nhận/không chấp nhận> đề nghị sử dụng hóa đơn xác thực của doanh nghiệp.

(Trong trường hợp chấp nhận cho phép doanh nghiệp sử dụng hóa đơn xác thực thì ghi) Tài khoản đã được gửi đến hộp thư điện tử của doanh nghiệp, đề nghị doanh nghiệp thực hiện khai báo các thông tin liên quan theo nội dung hướng dẫn của cơ quan thuế tại thư điện tử này.

(Trong trường hợp không chấp nhận cho phép doanh nghiệp sử dụng hóa đơn xác thực thì ghi) Cơ quan thuế không chấp nhận doanh nghiệp sử dụng hóa đơn xác thực. Lý do: <Lý do không chấp nhận>.

Doanh nghiệp cần biết thêm chi tiết, xin vui lòng liên hệ với cơ quan thuế theo địa chỉ: <Tên cơ quan thuế, bộ phận …doanh nghiệp có thể liên hệ>

Địa chỉ: <số nhà, đường phố…>:

Số điện thoại:                Địa chỉ E-mail:

Cơ quan thuế thông báo để doanh nghiệp biết, thực hiện./.

*Soạn theo Thông báo Đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực

Thông báo đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực được Bộ Tài chính hướng dẫn soạn thảo như sau:

– Chữ in nghiêng trong dấu <> chỉ là ví dụ. Chọn trường hợp 1 hoặc 2 theo kết quả xử lý đề nghị được sử dụng hóa đơn xác thực.

– Thông báo này được gửi tự động từ hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

3. Quy định về hoạt động đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực:

Để được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có xác thực của cơ quan thuế, thì các doanh nghiệp phải thỏa mãn quy định về điều kiện doanh nghiệp được đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực được quy định tại Điều 4 trong Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23 tháng 6 năm 2015 của Bộ Tài chính quy định về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Cụ thể thì doanh nghiệp phải là doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động. Đồng thời doanh nghiệp phải có chứng thư số theo quy định của pháp luật về chứng thư số. Trong chứng thư số phải có thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và chứng thư số vẫn đang còn hiệu lực. Điều kiện nữa đó chính là doanh nghiệp phải đang hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet. Khi doanh nghiệp thỏa mãn ba điều kiện trên thì được đăng ký sử dụng hóa đơn có xác thực của cơ quan thuế.

Về hoạt động đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực được thực hiện như sau doanh nghiệp thực hiện truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực theo mẫu số 01/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định số 1209/QĐ- BTC. Nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực được thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực và đăng ký chứng thư số để ký điện tử trên hóa đơn xác thực và giao dịch với cơ quan thuế. Doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng một hoặc nhiều chứng thư số.

Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế thực hiện nhận,  và lưu thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực của doanh nghiệp. Tiếp đó, phần mề sẽ kiểm tra các thông tin đăng ký của doanh nghiệp như: tình trạng mã số thuế, chứng thư số, cơ quan thuế quản lý trực tiếp, thông tin về đăng ký phát hành hóa đơn của doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lệ các thông tin đăng ký.

Bộ phận ấn chỉ tại cơ quan thuế thực hiện truy cập Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để kiểm tra thông tin đăng ký mới và thực hiện xét duyệt theo danh sách các doanh nghiệp đã lựa chọn: “Chấp nhận” hoặc “Không chấp nhận” yêu cầu đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực của doanh nghiệp. 

Cơ quan thuế gửi Thông báo tới địa chỉ thư điện tử của doanh nghiệp về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực. Thời hạn để thực hiện hoạt động này đó chính là trong thời hạn ba (03) ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký của doanh nghiệp.

Trong trường hợp chấp nhận nội dung đăng ký của doanh nghiệp, cơ quan thuế thông báo thông tin về tài khoản (tài khoản cấp 1) và mật khẩu của doanh nghiệp theo mẫu số 03/TB-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định số 1209/QĐ- BTC (mẫu được nêu ở mục trên). Tài khoản cấp 1 được quy định là tài khoản quản trị được hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn cấp cho doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực. Tài khoản cấp 1 được dùng để sử dụng hệ thống đồng thời quản lý, đăng ký mới, sửa hoặc xóa các tài khoản cấp 2 của doanh nghiệp. Khi bộ phận ấn chỉ tại cơ quan thuế chọn “Chấp nhận” thì hệ thống tự động cấp tài khoản truy cập, đồng thời gửi thư điện tử thông báo về tài khoản và mật khẩu cho doanh nghiệp

Trong trường hợp cơ quan thuế không chấp nhận với đăng ký của doanh nghiệp, thì  cơ quan thuế thông báo lý do không chấp nhận cho doanh nghiệp theo mẫu số 03/TB-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định số 1209/QĐ- BTC (mẫu được nêu ở mục trên). Tương tự như trường hợp chấp nhận, thì hệ thống tự động gửi thư điện tử thông báo không chấp nhận cho doanh nghiệp.

Nếu sau khi đăng ký thành công việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, mà doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng nhiều tài khoản, doanh nghiệp truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) hoặc phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) thực hiện tạo các tài khoản cấp 2.

* Cơ sở pháp lý

–  Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/06/2015 của Bộ Tài chính về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

– Quyết định số 1445/QĐ-TCT ngày 06/8/2015 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế về việc ban hành Quy trình thí điểm Quản lý hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.