Mẫu sổ theo dõi và giải quyết khiếu nại, tố cáo mới nhất

1. Mẫu sổ theo dõi và giải quyết khiếu nại, tố cáo mới nhất:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————

Tên Trung tâm trọng tài/Tên Chi nhánh của Trung tâm trọng tài/Tên Chi nhánh của Tổ chức trọng tài nước ngoài: …

SỔ THEO DÕI VÀ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO

QUYỂN SỐ: …

Mở ngày … tháng … năm …

(Tính từ ngày 1 tháng 1 năm … đến ngày 31 tháng 12 năm …)

Tổng số khiếu nại, tố cáo đã nhận: …

Tổng số khiếu nại, tố cáo đã giải quyết: …

Tổng số khiếu nại, tố cáo đang giải quyết: …

Tỉnh (thành phố), ngày … tháng … năm …

Đại diện theo pháp luật của Trung tâm trọng tài, Chi nhánh của Trung tâm trọng tài, Chi nhánh của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam

(Ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu)

2. Một số lưu ý khi viết sổ theo dõi và giải quyết khiếu nại, tố cáo: 

Trước hết, căn cứ theo quy định tại Điều 6 của Thông tư 12/2012/TT-BTP của Bộ Tư pháp về việc ban hành một số biểu mẫu về tổ chức và hoạt động trọng tài thương mại, có quy định cụ thể về nguyên tắc ghi biểu mẫu sổ theo dõi và giải quyết khiếu nại/tố cáo, cách thức sử dụng các loại biểu mẫu, lưu trữ các báo cáo và hồ sơ, sổ sách. Theo đó, trong trường hợp chưa kết thúc năm mà sử dụng sang sổ theo dõi và giải quyết khiếu nại/tố cáo khác, thì trung tâm trọng tài cần phải lấy tiếp số thứ tự cuối cùng của sổ theo dõi trước đó, không được phép ghi từ số 01. Trong quá trình lập sổ theo dõi và giải quyết khiếu nại/tố cáo, trung tâm trọng tài cần phải lưu ý một số vấn đề như sau:

– Việc sử dụng sổ theo dõi và giải quyết khiếu nại/tố cáo cần phải thực hiện đúng quy định của pháp luật, quá trình sử dụng sổ cần phải đảm bảo đúng quy cách, ghi một cách đầy đủ và rõ ràng tất cả các thông tin, cần phải đảm bảo các thông tin ghi trong sổ có sự chính xác cao về nội dung, thực hiện đúng yêu cầu trong biểu mẫu, nghiêm cấm có hành vi thay đổi nội dung hoặc thay đổi hình thức của các biểu mẫu trái quy định của pháp luật. Mọi hành vi vi phạm đều sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật;

– Sổ theo dõi và giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật sẽ được mở theo từng năm. Trong trường hợp các loại sổ theo dõi và giải quyết khiếu nại, tố cáo được lập trên máy vi tính thì hàng tháng, các trung tâm trọng tài cần phải thực hiện hoạt động in sổ theo dõi nó ra, sổ theo dõi đó cần phải được đóng dấu của các tổ chức trọng tài tại từng trang của sổ. Cuối sổ theo dõi giải quyết khiếu nại và tố cáo cần phải có ký tên và đóng dấu của người đại diện theo pháp luật của các tổ chức trọng tài;

– Nội dung trong sổ theo dõi và giải quyết khiếu nại, tố cáo cần phải được ghi chính xác, chữ viết cần phải có sự rõ ràng, đủ nét, nghiêm cấm hành vi viết tắt, không được phép, xóa trái quy định của pháp luật, phải viết cùng một loại mực trong quá trình theo dõi và giải quyết khiếu nại, tố cáo. Nội dung có thể viết tay hoặc có thể thực hiện thông qua máy vi tính, thông qua các công nghệ thông tin;

– Sổ theo dõi giải quyết khiếu nại, tố cáo cần phải viết liên tiếp theo từng trang phải không được bỏ trống bất kỳ trang nào, không được cách dòng, cần phải tiến hành hoạt động đóng dấu giáp lai từ trang đầu cho đến trang cuối cùng của sổ;

– Việc lưu trữ và báo cáo, lưu trữ hồ sơ, sổ sách liên quan đến sổ theo dõi và giải quyết khiếu nại cần phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ.

3. Trung tâm trọng tài sử dụng sổ theo dõi và giải quyết khiếu nại, tố cáo không đúng mẫu bị xử phạt như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 26 của Nghị định 82/2020/NĐ-CP của Chính phủ về việc quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp và hợp tác xã, có quy định cụ thể về mức xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định về hoạt động của các trung tâm trọng tài, chi nhánh của trung tâm trọng tài, chi nhánh và văn phòng đại diện của các tổ chức trọng tài nước ngoài trên lãnh thổ của Việt Nam. Theo đó, sẽ bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với các trung tâm trọng tài thực hiện một trong những hành vi vi phạm quy định của pháp luật như sau:

– Thông báo không đúng thời hạn cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc thay đổi thông tin của người đại diện theo pháp luật, trưởng chi nhánh, trưởng văn phòng đại diện của các trung tâm trọng tài, trưởng chi nhánh hoặc trưởng văn phòng đại diện của các tổ chức trọng tài nước ngoài đặt trên lãnh thổ Việt Nam;

– Thông báo không đúng thời hạn cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc thay đổi địa điểm đặt trụ sở của các trung tâm trọng tài, chi nhánh của các trung tâm trọng tài phải địa điểm của các văn phòng đại diện trung tâm trọng tài, địa điểm đặt trụ sở của các chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của các tổ chức trọng tài nước ngoài trên lãnh thổ Việt Nam;

– Thông báo không đúng thời hạn cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có sự thay đổi thông tin liên quan đến danh sách trọng tài viên làm việc trong các trung tâm trọng tài hoặc chi nhánh của tổ chức trọng tài nước ngoài trên lãnh thổ Việt Nam;

– Thông báo không đúng thời hạn cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc thành lập các chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của các trung tâm trọng tài, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của các trung tâm trọng tài nước ngoài đặt trên lãnh thổ của Việt Nam, văn phòng đại diện của các tổ chức trọng tài nước ngoài;

– Thông báo hoặc báo cáo không đúng thời hạn cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi tiến hành thủ tục chấm dứt hoạt động, hoàn tất thủ tục chấm dứt hoạt động của các trung tâm trọng tài, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của các trung tâm trọng tài, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của các tổ chức trọng tài nước ngoài trên lãnh thổ Việt Nam;

– Đăng báo không đầy đủ nội dung phải không đúng thời hạn theo quy định của pháp luật, không đúng số lần về việc thành lập hoặc chấm dứt hoạt động của các trung tâm trọng tài, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của các tổ chức trọng tài nước ngoài trên lãnh thổ Việt Nam;

– Niêm yết không đầy đủ nội dung về vấn đề đăng ký hoạt động của các trung tâm trọng tài, công bố danh sách trọng tài viên;

– Sử dụng không đúng sổ sách, ghi không đúng/ghi không đầy đủ sổ sách, biểu mẫu theo quy định của pháp luật.

Theo đó thì có thể nói, trong trường hợp trung tâm trọng tài có hành vi sử dụng sổ theo dõi và giải quyết khiếu nại, tố cáo không đúng mẫu theo quy định của pháp luật thì có thể sẽ bị phạt tiền với mức cao nhất lên đến 3.000.000 đồng.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Nghị định 82/2020/NĐ-CP của Chính phủ về việc quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã;

– Thông tư 12/2012/TT-BTP của Bộ Tư pháp về việc ban hành một số biểu mẫu về tổ chức và hoạt động trọng tài thương mại.