Mẫu sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ

1. Mẫu sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ:

Đơn vị: ………..Mã QHNS: ……

Mẫu số: S13-H(Ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính)

SỔ THEO DÕI TIỀN MẶT, TIỀN GỬI BẰNG NGOẠI TỆ

Năm: ……

Tài khoản: ………. Loại ngoại tệ: ………

Ngày, tháng ghi sổ	Chứng từ		Diễn giải	Tỷ giá hối đoái (hoặc đơn giá)	Thu (Gửi vào)		Chi (Rút ra)		Tồn (Còn lại)		Ghi chú
	Số hiệu	Ngày, tháng			Nguyên tệ	Quy đổi ra đồng VN	Nguyên tệ	Quy đổi ra đồng VN	Nguyên tệ	Quy đổi ra đồng VN
A	B	C	D	1	2	3	4	5	6	7	E
			Số dư đầu tháng
			Số phát sinh tháng
			Cộng phát sinh tháng
			Cộng luỹ kế từ đầu năm

– Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 đến trang …

– Ngày mở sổ: ……

2. Quy định về sổ kế toán theo Luật Kế toán 2015

Căn cứ theo quy định tại Điều 24 Luật Kế toán 2015 quy dịnh về sổ kể toán như sau:

– Sổ kế toán được dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.

– Sổ kế toán phải thực hiện ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.

– Sổ kế toán phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu sau đây:

+ Ngày, tháng, năm thực hiện ghi sổ;

+ Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ để ghi sổ;

+ Tóm tắt về nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính được phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán;

+ Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.

– Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

3. Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ như thế nào?

3.1. Nguyên tắc xác định tỷ giá giao dịch thực tế:

Tỷ giá giao dịch thực tế được hiểu là khi mua bán ngoại tệ (hợp đồng mua bán ngoại tệ giao ngay, hợp đồng kỳ hạn, hợp đồng tương lai, hợp đồng quyền chọn, hợp đồng hoán đổi): Là tỷ giá ký kết trong hợp đồng mua, bán ngoại tệ giữa doanh nghiệp và ngân hàng thương mại.

Trường hợp hợp đồng không có quy định tỷ giá thanh toán thì doanh nghiệp ghi sổ kế toán theo nguyên tắc:

• Tỷ giá giao dịch thực tế khi tiến hành góp vốn hoặc nhận vốn góp: Là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản để nhận vốn của nhà đầu tư tại ngày góp vốn;

• Tỷ giá về giao dịch thực tế khi ghi nhận nợ phải thu: Là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm giao dịch phát sinh;

• Tỷ giá về giao dịch thực tế khi ghi nhận nợ phải trả: Là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp dự kiến giao dịch tại thời điểm giao dịch phát sinh.

• Đối với các giao dịch mua sắm tài sản hoặc các khoản chi phí được tiến hành thanh toán ngay bằng ngoại tệ (không qua các tài khoản phải trả), tỷ giá giao dịch thực tế là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thực hiện thanh toán.

Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ

• Khoản mục được phân loại là tài sản : tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên thực hiện giao dịch tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Đối với các khoản ngoại tệ gửi ngân hàng thì tỷ giá thực tế khi đánh giá lại là tỷ giá mua của chính ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản ngoại tệ.

• Khoản mục được phân loại là nợ phải trả : Là tỷ giá bán ngoại tệ của ngân hàng thương mại tại thời điểm tiến hành lập Báo cáo tài chính.

• Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do Công ty mẹ quy định và cần phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch nội bộ.

3.2. Nguyên tắc xác định tỷ giá ghi sổ:

Tỷ giá ghi sổ bao gồm: Tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh hoặc tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền di động (tỷ giá bình quân gia quyền sau từng lần nhập).

• Tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh : Được xác định là tỷ giá khi thu hồi các khoản nợ phải thu, các khoản ký cược, ký quỹ hoặc thanh toán các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ, được xác định theo tỷ giá tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc tại thời điểm đánh giá lại cuối kỳ của từng đối tượng.

• Tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền di động được xác định là tỷ giá được sử dụng tại bên Có tài khoản tiền khi thanh toán tiền bằng ngoại tệ, được xác định trên cơ sở lấy tổng giá trị được phản ánh tại bên Nợ tài khoản tiền chia cho số lượng ngoại tệ thực có tại thời điểm thanh toán.

3.3. Nguyên tắc áp dụng tỷ giá trong kế toán:

Tỷ giá giao dịch thực tế sẽ được sử dụng để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán tại thời điểm phát sinh đối với:

• Các tài khoản phản ánh doanh thu, thu nhập khác . Riêng trường hợp bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ hoặc thu nhập được xác định là có liên quan đến doanh thu nhận trước hoặc giao dịch nhận trước tiền của người mua thì doanh thu, thu nhập tương ứng với số tiền nhận trước được áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận trước của người mua (không áp dụng theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ghi nhận doanh thu, thu nhập).

• Các tài khoản phản ánh chi phí sản xuất, kinh doanh, chi phí khác . Riêng trường hợp phân bổ vào các khoản chi phí trả trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ thì chi phí được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm trả trước (không áp dụng theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ghi nhận chi phí).

• Các tài khoản phản ánh tài sản: Riêng trường hợp tài sản được mua có liên quan đến các giao dịch trả trước cho người bán thì giá trị tài sản tương ứng với số tiền trả trước được áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm trả trước cho người bán (không áp dụng theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ghi nhận tài sản).

• Tài khoản loại vốn chủ sở hữu ;

• Bên Nợ các TK  sẽphải thu ; Bên Nợ các TK vốn bằng tiền; Bên Nợ các TK phải trả khi phát sinh giao dịch trả trước tiền cho người bán.

• Bên Có các TK phải trả ; Bên Có các TK phải thu khi phát sinh giao dịch nhận trước tiền của người mua;

Tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh: được sử dụng để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán đối với các loại tài khoản sau:

• Bên Có các TK sẽ phải thu (ngoại trừ giao dịch nhận trước tiền của người mua); Bên Nợ TK phải thu khi tất toán khoản tiền nhận trước của người mua do đã chuyển giao sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ, cung cấp dịch vụ, khối lượng được nghiệm thu; Bên Có các TK khoản ký cược, ký quỹ, chi phí trả trước;

• Bên Nợ các TK sẽ phải trả (ngoại trừ giao dịch trả trước tiền cho người bán); Bên Có TK phải trả khi tất toán khoản tiền ứng trước cho người bán do đã nhận được sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ, nghiệm thu khối lượng.

• Đối với trường hợp trong kỳ phát sinh nhiều khoản phải thu hoặc phải trả bằng ngoại tệ với cùng một đối tượng thì tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng được xác định trên cơ sở bình quân gia quyền di động của các giao dịch với đối tượng đó.

Tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền: được sử dụng để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán ở bên Có các TK tiền .

3.4. Nguyên tắc kế toán chênh lệch tỷ giá:

Doanh nghiệp đồng thời cần phải theo dõi nguyên tệ trên sổ kế toán chi tiết các tài khoản: Tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, tiền đang chuyển, các khoản phải thu, các khoản phải trả.

Tất cả các khoản chênh lệch tỷ giá đều sẽ được phản ánh ngay vào doanh thu hoạt động tài chính (nếu lãi) hoặc chi phí tài chính (nếu lỗ) tại thời điểm phát sinh.

Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ thực hiện theo tỷ giá giao dịch thực tế tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Đối với các doanh nghiệp đã sử dụng công cụ tài chính để dự phòng rủi ro hối đoái thì không được đánh giá lại các khoản vay, nợ phải trả có gốc ngoại tệ đã sử dụng công cụ tài chính để dự phòng rủi ro hối đoái.

Doanh nghiệp không được vốn hóa các khoản chênh lệch tỷ giá vào giá trị tài sản dở dang.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Luật Kế toán 2015;

– Thông tư số 107/2017/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp.

THAM KHẢO THÊM:

• Đổi ngoại tệ ở các tiệm vàng được không? Có bị phạt không?
• Quy định mua ngoại tệ đi du lịch? Hạn mức tối đa là bao nhiêu?
• Đổi USD ở đâu là hợp pháp? Mức phạt đổi ngoại tệ không đúng nơi quy định?