Mẫu quyết định đưa tài sản cố định của công ty vào sử dụng

1. Mẫu quyết định sử dụng tài sản cố định của công ty:

BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ

Ngày…tháng…năm…

Số:…

Nợ:..

Có:…

Căn cứ Quyết định số: … ngày…tháng…năm… của … về việc bàn giao TSCĐ …

Ban giao nhận TSCĐ gồm:

– Ông/Bà … chức vụ … Đại diện bên giao

– Ông/Bà … chức vụ … Đại diện bên nhận

– Ông/Bà … chức vụ …. Đại diện …

Địa điểm giao nhận TSCĐ: …

Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau:

DỤNG CỤ, PHỤ TÙNG KÈM THEO

2. Cách lập quyết định đưa tài sản vào sử dụng cố định:

Về chủ thể giao kết hợp đồng: ghi rõ họ tên, chức vụ của bên giao và bên nhận tài sản và đại diện theo pháp luật của hai bên.

Về tài sản: Trong quyết định phải xác định rõ tài sản cố định:

Cột A: Ghi số thứ tự của tài sản cố định

Cột B: ghi tên, kí hiệu, quy cách cấp hạng TSCĐ

Cột C: ghi số hiệu TSCĐ

Cột D: Ghi nước sản xuất TSCĐ

Cột 1: ghi năm sản xuất

Cột 2: ghi nước sản xuất

Cột 3: ghi công suất( diện tích thiết kế)

Cột 4+5+6: ghi giá mua, chi phí vận chuyển, chi phí chạy thử

Cột 7: ghi nguyên giá TSCĐ

Cột 8: Tài liệu kĩ thuật kèm theo.

Quyết định được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản.

3. Tài sản cố định:

1. Tài sản cố định hữu hình: là những tư liệu lao động chủ yếu có hình thái vật chất thoả mãn các tiêu chuẩn của tài sản cố định hữu hình, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu như nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải…

2. Tài sản cố định vô hình: là những tài sản không có hình thái vật chất, thể hiện một lượng giá trị đã được đầu tư thoả mãn các tiêu chuẩn của tài sản cố định vô hình, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh, như một số chi phí liên quan trực tiếp tới đất sử dụng; chi phí về quyền phát hành, bằng phát minh, bằng sáng chế, bản quyền tác giả…

3. Tài sản cố định thuê tài chính: là những TSCĐ mà doanh nghiệp thuê của công ty cho thuê tài chính. Khi kết thúc thời hạn thuê, bên thuê được quyền lựa chọn mua lại tài sản thuê hoặc tiếp tục thuê theo các điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng thuê tài chính. Tổng số tiền thuê một loại tài sản quy định tại hợp đồng thuê tài chính ít nhất phải tương đương với giá trị của tài sản đó tại thời điểm ký hợp đồng.

Mọi TSCĐ đi thuê nếu không thoả mãn các quy định nêu trên được coi là tài sản cố định thuê hoạt động.

4. Tài sản cố định tương tự: là TSCĐ có công dụng tương tự trong cùng một lĩnh vực kinh doanh và có giá trị tương đương.

5. Nguyên giá tài sản cố định:

– Nguyên giá tài sản cố định hữu hình là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có tài sản cố định hữu hình tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.

– Nguyên giá tài sản cố định vô hình là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có tài sản cố định vô hình tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào sử dụng theo dự tính.

6. Giá trị hợp lý của tài sản cố định: là giá trị tài sản có thể trao đổi giữa các bên có đầy đủ hiểu biết trong sự trao đổi ngang giá.

7. Hao mòn tài sản cố định: là sự giảm dần giá trị sử dụng và giá trị của tài sản cố định do tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, do bào mòn của tự nhiên, do tiến bộ kỹ thuật… trong quá trình hoạt động của tài sản cố định.

8. Giá trị hao mòn luỹ kế của tài sản cố định: là tổng cộng giá trị hao mòn của tài sản cố định tính đến thời điểm báo cáo.

9. Khấu hao tài sản cố định: là việc tính toán và phân bổ một cách có hệ thống nguyên giá của tài sản cố định vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong thời gian trích khấu hao của tài sản cố định.

10. Thời gian trích khấu hao TSCĐ: là thời gian cần thiết mà doanh nghiệp thực hiện việc trích khấu hao TSCĐ để thu hồi vốn đầu tư TSCĐ.

11. Số khấu hao lũy kế của tài sản cố định: là tổng cộng số khấu hao đã trích vào chi phí sản xuất, kinh doanh qua các kỳ kinh doanh của tài sản cố định tính đến thời điểm báo cáo.

12. Giá trị còn lại của tài sản cố định: là hiệu số giữa nguyên giá của TSCĐ và số khấu hao luỹ kế (hoặc giá trị hao mòn luỹ kế) của TSCĐ tính đến thời điểm báo cáo.

13. Sửa chữa tài sản cố định: là việc duy tu, bảo dưỡng, thay thế sửa chữa những hư hỏng phát sinh trong quá trình hoạt động nhằm khôi phục lại năng lực hoạt động theo trạng thái hoạt động tiêu chuẩn ban đầu của tài sản cố định.

14. Nâng cấp tài sản cố định: là hoạt động cải tạo, xây lắp, trang bị bổ sung thêm cho TSCĐ nhằm nâng cao công suất, chất lượng sản phẩm, tính năng tác dụng của TSCĐ so với mức ban đầu hoặc kéo dài thời gian sử dụng của TSCĐ; đưa vào áp dụng quy trình công nghệ sản xuất mới làm giảm chi phí hoạt động của TSCĐ so với trước.

4. Nguyên tắc quản lý tài sản cố định:

Điều 5. Nguyên tắc quản lý tài sản cố định:

1. Mọi TSCĐ trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng (gồm biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hoá đơn mua TSCĐ và các chứng từ, giấy tờ khác có liên quan). Mỗi TSCĐ phải được phân loại, đánh số và có thẻ riêng, được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi TSCĐ và được phản ánh trong sổ theo dõi TSCĐ.

2. Mỗi TSCĐ phải được quản lý theo nguyên giá, số hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại trên sổ sách kế toán:

3. Đối với những TSCĐ không cần dùng, chờ thanh lý nhưng chưa hết khấu hao, doanh nghiệp phải thực hiện quản lý, theo dõi, bảo quản theo quy định hiện hành và trích khấu hao theo quy định tại Thông tư này.

4. Doanh nghiệp phải thực hiện việc quản lý đối với những tài sản cố định đã khấu hao hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động kinh doanh như những TSCĐ thông thường.

5. Quy định về trích khấu hao tài sản cố định:

Tóm tắt câu hỏi: 

Đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ một phần có phải trích khấu hao nhà hay không? Mong sớm nhận được ý kiến của các Luật sư về vấn đề này.

Luật sư tư vấn:

Khoản 1 Điều 2 Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25/4/2013 của bộ tài chính hướng dẫn chế độ quản lí, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định quy định thì nhà được coi là tài sản cố định.

Đơn vị sự nghiệp công lập là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội thành lập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước. Khoản 2 Điều 9 Luật viên chức 2010 quy định: 

Đơn vị sự nghiệp công lập gồm:

a) Đơn vị sự nghiệp công lập được giao quyền tự chủ hoàn toàn về thực hiện nhiệm vụ, tài chính, tổ chức bộ máy, nhân sự (sau đây gọi là đơn vị sự nghiệp công lập được giao quyền tự chủ);

b) Đơn vị sự nghiệp công lập chưa được giao quyền tự chủ hoàn toàn về thực hiện nhiệm vụ, tài chính, tổ chức bộ máy, nhân sự (sau đây gọi là đơn vị sự nghiệp công lập chưa được giao quyền tự chủ).

Như vậy đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ một phần là đơn vị sự nghiệp chỉ được giao quyền tự chủ đối với một hoặc một số quyền trong các quyền sau:”thực hiện nhiệm vụ, tài chính, tổ chức bộ máy, nhân sự”

Để xác định đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ một phần có phải trích khấu hao nhà hay không thì xác định khoản chi của đơn vị đó có bao gồm khoản chi “Trích khấu hao tài sản cố định” hay không. Việc áp dụng khoản chi “Trích khấu hao tài sản cố định” được áp dụng cho đơn vị sự nghiệp tự chủ tài chính tự đảm bảo chi thường xuyên và chi đầu tư theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 12 và điểm a khoản 2 Điều 13 Nghị định 16/2015/NĐ-CP ngày 14/12/2014 của chính phủ quy định về cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập có quy định về chi thường xuyên trong đó có khoản chi về chi “Trích khấu hao tài sản cố định” như sau:

Điều 12. Tự chủ tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư

Khoản 2 b) Chi thường xuyên: Đơn vị được chủ động sử dụng các nguồn tài chính giao tự chủ quy định tại Điểm a, Điểm b (phần được để lại chi thường xuyên) và Điểm c Khoản 1 Điều này để chi thường xuyên. Một số nội dung chi được quy định như sau:

– Chi tiền lương: Đơn vị chi trả tiền lương theo lương ngạch, bậc, chức vụ và các khoản phụ cấp do Nhà nước quy định đối với đơn vị sự nghiệp công. Khi Nhà nước điều chỉnh tiền lương, đơn vị tự bảo đảm tiền lương tăng thêm từ nguồn thu của đơn vị (ngân sách nhà nước không cấp bổ sung).

– Chi hoạt động chuyên môn, chi quản lý

Đối với các nội dung chi đã có định mức chi theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Căn cứ vào khả năng tài chính, đơn vị được quyết định mức chi cao hơn hoặc thấp hơn mức chi do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành và quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị;

Đối với các nội dung chi chưa có định mức chi theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Căn cứ tình hình thực tế, đơn vị xây dựng mức chi cho phù hợp theo quy chế chi tiêu nội bộ và phải chịu trách nhiệm về quyết định của mình.

– Trích khấu hao tài sản cố định theo quy định. Tiền trích khấu hao tài sản hình thành từ nguồn vốn ngân sách nhà nước hoặc có nguồn gốc từ ngân sách được hạch toán vào Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.

Điều 13. Tự chủ tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm chi thường xuyên

1. Nguồn tài chính của đơn vị

a) Nguồn thu từ hoạt động dịch vụ sự nghiệp công, bao gồm cả nguồn ngân sách nhà nước đặt hàng cung cấp dịch vụ sự nghiệp công theo giá tính đủ chi phí;

b) Nguồn thu phí theo pháp luật về phí, lệ phí được để lại chi theo quy định (phần được để lại chi hoạt động thường xuyên và chi mua sắm, sửa chữa lớn trang thiết bị, tài sản phục vụ công tác thu phí);

c) Nguồn thu khác theo quy định của pháp luật (nếu có);

d) Nguồn ngân sách nhà nước cấp cho các nhiệm vụ không thường xuyên quy định tại Điểm d Khoản 1 Điều 12 Nghị định này (nếu có);

đ) Nguồn vốn vay, viện trợ, tài trợ theo quy định của pháp luật.

2. Sử dụng nguồn tài chính:

a) Chi thường xuyên: Đơn vị được chủ động sử dụng các nguồn tài chính giao tự chủ quy định tại Điểm a, Điểm b (phần được để lại chi hoạt động thường xuyên) và Điểm c Khoản 1 Điều này để chi thường xuyên theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 12 Nghị định này;

Như vậy đối với đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ một phần sẽ có khoản chi trích khấu hao tài sản cố định (nhà) nếu đơn vị sự nghiệp đó tự chủ tài chính đối với việc đảm bảo chi thường xuyên và chi đầu tư.

6. Các điều kiện ghi nhận tài sản cố định mới nhất:

Tóm tắt câu hỏi:

Công ty tôi năm 2016 có tiến hành xây dựng nhà xưởng may trên đất đi thuê mang tên cá nhân giám đốc của công ty (đất này là đất đấu giá thuê của hợp tác xã với thời hạn thuê là 49 năm) nhà xưởng này có dự toán và quyết toán, hóa đơn VAT 10% đầy đủ do công ty xây lắp A thi công cho công ty chúng tôi. Xin hỏi luật sư là tới nay mặc dù công trình nhà xưởng đã được đưa vào sử dụng nhưng công ty vẫn chưa xin được giấy cấp phép xây dựng, vậy tài sản này có đáp ứng được điều kiện hình thành tài sản của doanh nghiệp không, thuế GTGT đầu vào của tài sản có được đủ điều kiện khấu trừ thuế không? Công ty có được phép trích khấu hao trên tài sản này theo quy định của pháp luật không? Công ty tôi cần làm những thủ tục giấy tờ gì? Xin cảm ơn!

Luật sư tư vấn:

Thứ nhất, về điều kiện hình thành tài sản doanh nghiệp

Căn cứ Khoản 1 Điều 3 Thông tư 45/2013/TT-BTC quy định như sau:

“Điều 3. Tiêu chuẩn và nhận biết tài sản cố định:

1. Tư liệu lao động là những tài sản hữu hình có kết cấu độc lập, hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau để cùng thực hiện một hay một số chức năng nhất định mà nếu thiếu bất kỳ một bộ phận nào thì cả hệ thống không thể hoạt động được, nếu thoả mãn đồng thời cả ba tiêu chuẩn dưới đây thì được coi là tài sản cố định:

a) Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó;

b) Có thời gian sử dụng trên 1 năm trở lên;

c) Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy và có giá trị từ 30.000.000 đồng (Ba mươi triệu đồng) trở lên.

Trường hợp một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau, trong đó mỗi bộ phận cấu thành có thời gian sử dụng khác nhau và nếu thiếu một bộ phận nào đó mà cả hệ thống vẫn thực hiện được chức năng hoạt động chính của nó nhưng do yêu cầu quản lý, sử dụng tài sản cố định đòi hỏi phải quản lý riêng từng bộ phận tài sản thì mỗi bộ phận tài sản đó nếu cùng thoả mãn đồng thời ba tiêu chuẩn của tài sản cố định được coi là một tài sản cố định hữu hình độc lập.”

Theo quy định trên, tài sản của đơn vị bạn đáp ứng được các điều kiện là tài sản cố định của doanh nghiệp. 

Thứ hai, về thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế giá trị gia tăng:

1) Về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN):

Tại tiết h) Điểm 2.2, Khoản 2, Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp quy định các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:

Trường hợp doanh nghiệp có công trình trên đất như trụ sở văn phòng, nhà xưởng, cửa hàng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì doanh nghiệp được trích khấu hao tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế theo đúng mức trích khấu hao và thời gian sử dụng tài sản cố định quy định hiện hành của Bộ Tài chính đối với các công trình này nếu đáp ứng các điều kiện như sau:

– Có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mang tên doanh nghiệp (trong trường hợp đất thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp) hoặc có hợp đồng thuê đất, mượn đất giữa doanh nghiệp với đơn vị, cá nhân có đất và đại diện doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hợp đồng (trong trường hợp đất đi thuê hoặc đi mượn).

– Hóa đơn thanh toán khối lượng công trình xây dựng bàn giao kèm theo hợp đồng xây dựng công trình, thanh lý hợp đồng, quyết toán giá trị công trình xây dựng mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp.

– Công trình trên đất được quản lý, theo dõi hạch toán theo quy định hiện hành về quản lý tài sản cố định”.

2) Về thuế giá trị gia tăng (GTGT):

Căn cứ Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT-BTC quy định điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào như sau:

– Có hoá đơn giá trị gia tăng hợp pháp của hàng hoá, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài theo hướng dẫn của Bộ Tài chính áp dụng đối với các tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân Việt Nam và cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập phát sinh tại Việt Nam.

– Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hoá nhập khẩu) từ hai mươi triệu đồng trở lên, trừ trường hợp tổng giá trị hàng hoá, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT.

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp doanh nghiệp xây dựng: trụ sở văn phòng, nhà xưởng, cửa hàng trên đất thuê phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời các khoản chi phí của hàng hóa, dịch vụ mua vào liên quan đến việc hình thành công trình trên đáp ứng các điều kiện trích dẫn ở trên thì được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN và được khấu trừ thuế GTGT.

Như vây, trong trường hợp của công ty bạn, đối với tài sản cố định tức là nhà xưởng may trên đất chưa xin được cấp giấy phép xây dựng thì theo quy định đầy đủ về mặt giấy tờ. Không có giấy phép xây dựng thì được xem là xây dựng trái phép, như vậy rủi ro bị loại trừ chi phí xây dựng là hiện hữu. Hơn nữa không có giấy phép xây dựng thì không thể hoàn công và được cấp giấy chứng nhận sở hữu công trình.

Do vậy, trong trường hợp này, sẽ không được được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN và được khấu trừ thuế GTGT.