Mục lục bài viết
1. Mẫu nhật ký kiểm toán mới nhất đang được áp dụng là mẫu nào?
Căn cứ theo Mục lục Hệ thống mẫu biểu hồ sơ kiểm toán ban hành kèm theo Quyết định 01/2023/QĐ-KTNN, mẫu nhật ký kiểm toán mới nhất năm 2024 đang được áp dụng là mẫu 04/NKKT.
Dưới đây là mẫu nhật ký kiểm toán mới nhất năm 2024:
KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC KTNN CHUYÊN NGÀNH (KHU VỰC) (1) … ĐOÀN KTNN (2) … |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
|
NHẬT KÝ KIỂM TOÁN
Họ và tên KTV: (3) …; Số hiệu thẻ KTVNN: …
Tổ kiểm toán tại: (4)…
Thời gian kiểm toán từ ngày (5) … đến ngày …
Ngày … tháng … năm … (6)
Nội dung công việc; địa điểm[1]; số liệu, tài liệu, hồ sơ kiểm tra trong ngày (7) | Tình hình và kết quả kiểm toán, đối chiếu (8) | Ghi chú và tên bằng chứng kiểm toán (9) | |||||
|
|
| |||||
Ý kiến chỉ đạo của Tổ trưởng tổ kiểm toán (nếu có) 10 … | |||||||
Nhật ký kiểm toán tại …… gồm …. trang, từ trang…. đến ….. trang (11) | |||||||
TỔ TRƯỞNG TỔ KIỂM TOÁN (12) (Ký, ghi rõ họ tên và số hiệu thẻ KTVNN)
Số hiệu thẻ KTVNN……. | KIỂM TOÁN VIÊN (Ký, ghi rõ họ tên và số hiệu thẻ KTVNN)
Số hiệu thẻ KTVNN……. | ||||||
[1] Việc ghi địa điểm: Nếu kiểm tra, hoặc đối chiếu với bên thứ 3
2. Phương pháp ghi chép mẫu nhật ký kiểm toán:
– (1): Ghi tên KTNN chuyên ngành (khu vực)
– (2): Tổng KTNN quyết định như thế nào thì sẽ ghi theo Quyết định kiểm toán của Tổng KTNN
– (3): Kiểm toán viên thực hiện ghi rõ họ và tên, số hiệu thẻ.
– (4): Ghi tên của Đơn vị được kiểm toán theo danh sách các đơn vị kiểm toán trong Quyết định kiểm toán của Tổng KTNN.
– (5): Ghi thời gian bắt đầu và kết thúc kiểm toán tại từng đơn vị được kiểm toán (ghi theo Kế hoạch kiểm toán tổng quát (của Đoàn kiểm toán)).
– Các mục (1), (2), (3), (4), (5) chỉ cần ghi một lần vào trang nhật ký làm việc đầu tiên khi bắt đầu làm việc tại từng đơn vị được kiểm toán. Không cần lặp lại các mục này từ trang thứ 2 trở đi.
– (6): Ghi ngày, tháng, năm thực hiện nội dung công việc của kiểm toán viên.
– (7): Ghi nội dung công việc, địa điểm, số liệu, tài liệu, hồ sơ kiểm tra trong ngày. Cụ thể, việc ghi vào mục này được thực hiện như sau:
+ Về nội dung kiểm toán: Ghi theo nội dung được phân công trong Kế hoạch Kiểm toán chi tiết đã được Trưởng đoàn phê duyệt, được Kiểm toán viên thực hiện trong ngày.
+ Trong từng nội dung kiểm toán trong ngày, cần ghi rõ: tài liệu, hồ sơ, số liệu đã thực hiện kiểm toán trong ngày.
Về số liệu kiểm toán trong ngày có thể ghi rõ từng số liệu được kiểm toán (nếu có thể). Trường hợp không thể ghi rõ từng tài liệu, hồ sơ, từng số liệu được kiểm toán trong ngày, có thể ghi tổng hợp nhưng phải thể hiện rõ việc kiểm toán các thành phần nào đã được thực hiện trong ngày, ví dụ như:
Kiểm toán tổng hợp của một hạng mục cụ thể, nhưng đã kiểm toán toàn bộ các công việc của hạng mục này trong ngày (ví dụ: kiểm toán quyết toán 100% hạng mục móng là 100.000 trđ).
Ghi số liệu tổng hợp kiểm toán hạng mục, với việc chọn kiểm toán những giá trị ở một mức nào đó (ví dụ: kiểm toán những giá trị trên 10 trđ của hạng mục thân có giá trị quyết toán: 100.000 trđ); hoặc ghi số liệu tổng hợp một giai đoạn nào đó (ví dụ: kiểm toán chi tiền mặt trong Quý 1: 100.000 tr.đ, trong đó chọn kiểm tra chi tiết chứng từ trên 10 tr.đ;…).
Về hồ sơ, tài liệu, có thể ghi: Kiểm toán hồ sơ đấu thầu của nhà thầu A; Kiểm toán hợp đồng B; Kiểm tra tài liệu thương thảo hợp đồng B;… (Ghi các tài liệu cơ bản trong hồ sơ được kiểm toán trong ngày).
+ Địa điểm thực hiện (trong trường hợp kiểm tra hoặc so sánh với bên thứ ba hoặc khi địa điểm kiểm toán khác với địa điểm của đơn vị được kiểm toán).
+ Trong tình huống đang lập Kế hoạch kiểm toán chi tiết, ghi nội dung thu thập, phân tích tài liệu, hồ sơ để lập Kế hoạch kiểm toán chi tiết theo chỉ định của Trưởng đoàn.
– (8) Kết thúc mỗi ngày làm việc, ghi rõ kết quả làm việc theo từng nội dung. Kết quả làm việc phải được ghi một cách rõ ràng, chính xác và đầy đủ như sau:
+ Trong trường hợp kiểm toán vẫn đang tiếp tục và chưa phát hiện ra bất kỳ sai sót nào: Ghi “chưa phát hiện sai sót”;
+ Nếu có phát hiện chính xác: Ghi ngắn gọn về kết quả, số liệu và tình hình của đơn vị mà Kiểm toán viên đã xác nhận là chính xác;
+ Trong trường hợp phát hiện ra sai sót hoặc vi phạm: Đối với số liệu sai sót, cần ghi rõ số tiền cụ thể (bao gồm cả việc phát hiện sai sót về khối lượng, đơn giá trong kiểm toán chi phí đầu tư cần phải tính toán cụ thể số tiền); đối với các đánh giá sai sót, cần cung cấp các chứng cứ cụ thể, cơ sở pháp lý.
+ Khi hoàn thành công việc, cần phải khẳng định rõ ràng về kết quả số liệu, tình hình, nguyên nhân của sai sót, đính kèm bằng chứng, hoặc ghi rõ tài liệu tham chiếu (như hướng dẫn trong mẫu).
+ Trong trường hợp kết thúc thời gian kiểm toán nội dung được giao theo kế hoạch chi tiết đã được phê duyệt nhưng KTV chưa hoàn thành công việc, phải rõ ràng nêu lý do.
+ Đối với những sửa đổi, bổ sung, cần ghi rõ lý do thay đổi kết quả làm việc so với các ngày trước (nếu chưa ký Biên bản xác nhận số liệu và tình hình kiểm toán của KTV) hoặc Biên bản xác nhận số liệu và tình hình kiểm toán của KTV của các ngày trước (nếu đã ký). Phải nêu rõ nội dung phát hiện kiểm toán nào và nguyên nhân thay đổi. Đồng thời cần đính kèm đầy đủ bằng chứng kiểm toán; nếu không có bằng chứng, phải giải thích rõ nguyên nhân thay đổi, trích dẫn nội dung và tên tài liệu tham chiếu.
– (9) Ghi những vấn đề cần chú ý, tên bằng chứng kiểm toán và đề cập rõ các tài liệu cần kiểm tra thêm, đối chiếu thêm với những tài liệu nào, và liệu đơn vị đã giải trình, ký xác nhận hay chưa,…
– (10) Trong vòng 1/2 ngày sau, Tổ trưởng sẽ soát xét nhật ký kiểm toán và đưa ra các ý kiến chỉ đạo (nếu cần).
– (11) Chỉ ghi vào trang cuối cùng của nhật ký kiểm toán theo số trang thực tế của nhật ký tại đơn vị được kiểm toán.
– (12) Tổ trưởng kiểm tra, kiểm soát và xác nhận kết quả làm việc của kiểm toán viên trên nhật ký điện tử (trong trường hợp không thành lập Tổ kiểm toán, Trưởng đoàn sẽ xác nhận kiểm tra). Khi kết thúc cuộc kiểm toán, KTV in nhật ký, ký xác nhận và nộp cho Tổ trưởng Tổ kiểm toán ký vào phần Ký của Tổ trưởng Tổ kiểm toán. Trong trường hợp nhật ký kiểm toán của Tổ trưởng tổ kiểm toán, chỉ cần ký vào ô Tổ trưởng tổ kiểm toán.
– (13) Ghi số trang của nhật ký kiểm toán theo thứ tự từ khi bắt đầu kiểm toán đến khi kết thúc việc ghi nhật ký tại từng đơn vị (bao gồm cả thời gian kéo dài theo quy định). Trong trường hợp Tổ kiểm toán thực hiện đồng thời tại các sở, ban, ngành và lập chung trong một Kế hoạch kiểm toán chi tiết, số trang sẽ được ghi theo thứ tự từ khi bắt đầu kiểm toán đến khi kết thúc kiểm toán tại các đơn vị tổng hợp theo Kế hoạch kiểm toán chi tiết.
3. Những ai có trách nhiệm ghi nhật ký kiểm toán?
Căn cứ theo quy định tại Điều 29 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 03/2020/QĐ-KTNN về nhật ký kiểm toán như sau:
– Tổ trưởng Tổ kiểm toán và các thành viên Đoàn kiểm toán sử dụng nhật ký kiểm toán để ghi chép hàng ngày theo quy định của Kiểm toán nhà nước.
– Việc sử dụng ghi nhật ký trên nhật ký kiểm toán điện tử tuân thủ Quy chế quản lý, sử dụng, và khai thác nhật ký kiểm toán điện tử của Kiểm toán nhà nước.
Như vậy, theo quy định trên thì những đối tượng phải ghi Nhật ký kiểm toán hàng hàng bao gồm:
– Tổ trưởng Tổ kiểm toán;
– Thành viên Đoàn kiểm toán.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Quyết định 01/2023/QĐ-KTNN ban hành hệ thống mẫu biểu hồ sơ kiểm toán;
– Quyết định 03/2020/QĐ-KTNN ban hành quy chế tổ chức và hoạt động đoàn kiểm toán nhà nước.
THAM KHẢO THÊM:
