Mẫu giấy giới thiệu con dấu, chữ ký dành cho cơ quan, tổ chức

1. Mẫu giấy giới thiệu con dấu, chữ ký dành cho cơ quan, tổ chức là gì?

Con dấu là đại diện pháp lý của tổ chức đó, có giá trị xác nhận các quyền và nghĩa vụ pháp lý được pháp luật công nhận. Chính vì lẽ đó mà con dấu pháp nhân phải được quản lý hết sức cẩn thận để tránh những rủi ro do bị thất lạc, giả mạo.

Chữ ký là một biểu tượng viết tay của con người, nó có thể là tên, biệt danh hay một ký hiệu bất kỳ để thể hiện dấu ấn của một người. Chữ ký thường được ký trên các tài liệu, hợp đồng, văn bản pháp lý, v.v. với ý nghĩa minh chứng cho sự hiện diện của người đó.

Mẫu giấy giới thiệu con dấu, chữ ký dành cho cơ quan, tổ chức là mẫu giấy nêu rõ cơ quan, tổ chức giới thiệu con dấu và chữ ký của người có thẩm quyền kèm theo mẫu con dấu, chữ ký giới thiệu phù hợp với cơ quan, tổ chức muốn đăng ký sử dụng

Mẫu giấy giới thiệu con dấu, chữ ký dành cho cơ quan, tổ chức là mẫu giấy được lập ra để giới thiệu con dấu, chữ ký cho cơ quan, tổ chức đăng ký mẫu con dấu, chữ ký để có thể trực tiếp thực hiện các thủ tục liên quan đến việc việc bảo lãnh cho người nước ngoài nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú tại quý cơ quan

2. Mẫu giấy giới thiệu con dấu, chữ ký dành cho cơ quan, tổ chức:

Mẫu (Form) NA16

Ban hành kèm theo thông tư số 04/2015/TT

– BCA ngày 05 tháng 01 năm 2015

…ngày, …..tháng…. năm……

…….(1)

Trụ sở tại:

Điện thoại:

Số:……………..

V/v: giới thiệu con dấu, chữ ký

Kính gửi:…. (2)

…….(3)…… được thành lập theo ……..(4)…….. cấp ngày …/…/…

Xin giới thiệu con dấu của ………(5)……… và chữ ký của người có thẩm quyền để làm các thủ tục liên quan đến việc bảo lãnh cho người nước ngoài nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú tại quý cơ quan, cụ thể:

1- Mẫu con dấu:

….

2- Người đại diện theo pháp luật: Ông (bà): ………

– Quốc tịch: …CMND/Hộ chiếu số:…..

– Địa chỉ thường trú/tạm trú: ……….

– Mẫu chữ ký:

….

Xin giới thiệu để quý cơ quan phối hợp công tác./.

Thủ trưởng cơ quan/tổ chức

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu

Ghi chú:

(1) (3) (5) Tên cơ quan/tổ chức.

(2) Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh – Công an tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương.

(4) Ghi rõ giấy phép hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc thành lập tổ chức và kèm theo bản sao có chứng thực.

3. Một số quy định liên quan:

3.1. Điều kiện sử dụng con dấu:

Điều kiện sử dụng con dấu được pháp luật quy định như sau:

– Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đáp ứng điều kiện  về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.

– Đối với sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định trong Bộ luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ ban hành về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

– Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.

– Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được phép sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký và cấp.

Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định sau đây:

+ Trường hợp cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền;

+ Trường hợp cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi;

+ Trường hợp tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu.”

Như vậy, điều kiện sử dung con dấu đối với cơ quan nhà nước là khi nhận được quyết định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật. Khi có quyết định của Thủ tướng chính phủ về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của tổ chức, cơ quan thì được quyền sử dụng con dấu có quốc huy.

3.2. Các cơ quan nhà nước được phép sử dụng con dấu có biểu tượng hoặc không có biểu tượng:

Cơ quan, tổ chức nhà nước sử dụng con dấu có hình biểu tượng được quy định tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu như sau:

– Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Tổng cục Cảnh sát, Bộ Công an có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước, gồm:

+ Cục cảnh sát quản lý hành chính đăng ký mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Tổng thư ký Quốc hội;

+ Cục cảnh sát quản lý hành chính đăng ký mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng bầu cử Quốc gia, Hội đồng dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước;

+ Cục cảnh sát quản lý hành chính đăng ký mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, cơ quan của Ủy ban thường vụ Quốc hội, Kiểm toán nhà nước, Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, đơn vị trực thuộc cơ quan;

+ Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, đơn vị trực thuộc cơ quan;

+ Cục cảnh sát quản lý hành chính đăng ký mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với cơ quan Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao, đơn vị trực thuộc cơ quan ;

+ Cơ quan quản lý thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp; cơ quan quản lý thi hành án hình sự thuộc Bộ Công an; trại giam, trại tạm giam thuộc Bộ Công an; đơn vị trực thuộc cơ quan;

+ Cơ quan An ninh điều tra, cơ quan Cảnh sát điều tra Bộ Công an; cơ quan điều tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao; đơn vị trực thuộc cơ quan ;

+ Cục cảnh sát quản lý hành chính đăng ký mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với Ban chỉ huy quân sự bộ, ngành trung ương;

+ Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức tôn giáo, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ do cơ quan có thẩm quyền ở trung ương thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động, tổ chức trực thuộc các cơ quan, tổ chức này;

+ Tổ chức kinh tế do cơ quan có thẩm quyền ở trung ương thành lập hoặc cấp giấy đăng ký hoạt động hoặc cấp giấy phép hoạt động và các tổ chức trực thuộc;

+ Đại sứ quán, Phòng Lãnh sự thuộc Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán, Lãnh sự quán, Tổng Lãnh sự danh dự, Lãnh sự danh dự, Phái đoàn thường trực, Phái đoàn, Phái đoàn quan sát viên thường trực và cơ quan đại diện khác thực hiện chức năng đại diện của Nhà nước Việt Nam tại tổ chức quốc tế liên Chính phủ hoặc tại vùng lãnh thổ nước ngoài;

+ Tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao do cơ quan có thẩm quyền ở trung ương cấp giấy phép hoạt động;

+ Cục cảnh sát quản lý hành chính đăng ký mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với Tổ chức khác do cơ quan có thẩm quyền ở trung ương thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động.

– Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với cơ quan, tổ chức, gồm:

+ Phòng Cảnh sát đăng ký mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại GCN con dấu đối với Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn đại biểu Quốc hội, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Văn phòng Hội đồng nhân dân cấp tỉnh;

+ Phòng Cảnh sát đăng ký mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại GCN con dấu đối với cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của bộ, ngành trung ương tại địa phương;

+ Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Viện kiểm sát nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương; đơn vị trực thuộc cơ quan ;

+ Phòng Cảnh sát đăng ký mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại GCN con dấu đối với cơ quan Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Tòa án nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương; đơn vị trực thuộc cơ quan;

+ Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Công an quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Công an xã, phường, thị trấn; đơn vị trực thuộc cơ quan ;

+ Cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp tỉnh, cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện, trại tạm giam thuộc Công an cấp tỉnh, đơn vị trực thuộc cơ quan ;

+ Cơ quan An ninh điều tra, cơ quan Cảnh sát điều tra Công an cấp tỉnh; cơ quan Cảnh sát điều tra Công an cấp huyện; đơn vị trực thuộc cơ quan ;

+ Ban chỉ huy quân sự cấp xã, Ban chỉ huy quân sự cơ quan, tổ chức ở cơ sở;

+ Cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh, cơ quan thi hành án dân sự cấp huyện;

+Cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, đơn vị trực thuộc  cơ quan, tổ chức;

+ Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức tôn giáo, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động, tổ chức trực thuộc các cơ quan, tổ chức này;

+ Tổ chức kinh tế do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương thành lập hoặc cấp giấy đăng ký hoạt động hoặc cấp giấy phép hoạt động và các tổ chức trực thuộc;

+ Tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương cấp giấy phép hoạt động;

+ Ủy ban bầu cử ở cấp tỉnh, Ủy ban bầu cử ở cấp huyện, Ủy ban bầu cử ở cấp xã, Ban bầu cử đại biểu Quốc hội, Ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, Ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp huyện, Ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp xã, Tổ bầu cử;

Như vậy, việc sử dụng con dấu chỉ được áp dụng đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân Việt Nam; các cơ quan đại diện cho nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam hoạt động ở nước ngoài; hoặc tổ chức, cá nhân nước ngoài hoạt động tại Việt Nam nhưng có liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu có hình biểu tượng hoặc con dấu không có hình biểu tượng do cơ quan có thẩm quyền cấp là Cục cảnh sát và Phòng cảnh sát căn cứ vào chức danh, cơ quan hoặc tổ chức.